Myndigheten för en effektiv statsförvaltning
Meny

Sammanfattning av Myndighetsanalys av Svenska institutet

Statskontoret har på regeringens uppdrag genomfört en myndighets­analys av Svenska institutet. Det innebär att vi översiktligt har analy­serat Svenska institutets förutsättningar, verksamhet, resultat och framtida utmaningar samt regeringens styrning av myndigheten. Vi lämnar även förslag till regeringen och Svenska institutet.

Svenska institutet har ett komplext uppdrag

Svenska institutets uppdrag är brett och komplext på flera sätt. Myn­dig­­­heten ska sprida information och kunskap om Sverige och det svenska språket i utlandet samt främja sam­arbete och långsiktiga rela­tioner med andra länder på flera områden. Uppdraget spänner över utrikes­politik, utveck­lings- och reform­sam­arbete, närings­livs­främjande och utbild­nings­­­­politik. Anslagen till verksamheten kommer från flera utgifts­om­råden där regeringen styr verksamheten på olika sätt. Upp­draget och anslags­konstruktionen innebär att många enheter i Rege­rings­kansliet är involve­rade i styrningen.

Svenska institutet bedriver sin verksamhet i Stockholm, Visby och Paris. Intäkterna uppgick 2014 till 448 miljoner kronor. Av dessa betala­de myndigheten ut 235 miljoner kronor som bidrag, bland annat i form av stipendier till enskilda individer.

Flera utmaningar genom ökade anslag och nya uppgifter

De senaste fem åren har Svenska institutet ställts inför flera ut­manin­gar som har varit påfrestande för organisationen. Myndighetens anslag för biståndsverksamhet har ökat med 196 miljoner kronor sedan 2010. År 2012 övertog Svenska institutet Sidas Östersjöenhet. Rege­ringen har också ställt krav på att myndig­heten ska beräkna och redo­visa sina för­valt­nings­kostnader på ett bättre sätt. Mot denna bakgrund har Svenska institutet genomfört ett föränd­ringsarbete som har omfattat så­väl orga­ni­sationen som den interna styr­ningen och uppföljningen.

Nödvändigt förändringsarbete har genomförts och pågår

Vad Statskontoret kan bedöma har Svenska institutets förändrings­arbete varit både nödvändigt och lämpligt. Det finns dock viktiga frågor att arbeta vidare med. Vi bedömer att myndigheten är medveten om sina för­bättringsområden. Till exempel har Svenska institutet hittills inte arbe­tat systematiskt med att effektivisera verksamheten, men har nu lagt grunden för ett sådant arbete. Under 2016 planerar myndigheten att ta fram en strategi för sitt fortsatta utveck­lingsarbete.

Svenska institutet hanterar sina uppgifter väl

Statskontorets samlade bild är att Svenska institutet över lag hanterar sitt komplexa uppdrag och sin förvaltning på ett tillfredsställande sätt.  Rege­ringen, Regeringskansliet och andra externa intressenter är i huvud­­sak nöjda med hur Svenska institutet hanterar sina uppgifter. Myn­­dig­heten uppfattas vara lyhörd, ge god service åt ut­lands­myndig­heterna och samarbetar med Regeringskansliet och andra samarbets­partner i positiv anda. Den kritik som regeringen och Regeringskansliet har framfört handlar främst om brister i Svenska institutets analys och redo­visning av verksamhetens resultat.

Svårt att bedöma om resurserna används effektivt

Statskontoret har svårt att bedöma om Svenska institutet använder sina resurser effektivt och hur väl resultaten svarar mot regeringens mål för verk­samheten. Det förklaras av att Svenska institutet i sin resul­tat­redo­visning sällan analyserar sina resultat i förhållande till vad insatserna har kostat. Myndigheten utvärderar sällan de långsiktiga effek­­terna av verk­samheten. Svenska institutet följer främst upp resul­taten i nära anslut­ning till den genomförda insatsen (exempelvis en utställ­ning eller ett ledarskapsprogram).

Behov av resultatanalys och tydligare verksamhetsmål

Statskontoret anser att Svenska institutet behöver förbättra sin resultat­analys och sin resultatredovisning. Ett led i detta är att formulera uppföljningsbara mål på en högre verksamhetsnivå än prestationer. Svenska institutet bör även överväga hur myndigheten strategiskt ska utvärdera verksamhetens effekter på längre sikt, trots att effektkedjan är lång och myndighetens insatser oftast är en pusselbit bland flera.

Regeringens förväntningar på resultat kan bli tydligare

Statskontoret bedömer att regeringen skulle kunna formulera mer verk­samhetsnära mål eller på annat sätt ange tydligare förväntningar på Svens­ka institutets resultat. Det skulle sannolikt underlätta för myndig­heten när den ska formulera mål som det går att bedöma verksamheten mot. Det är ett långt avstånd mellan regeringens relativt visionära mål och Svenska institutets resultat för enskilda prestationer. Regeringens resultatstrategier för delar av den biståndsfinansierade verksamheten ger Svenska institutet vägledning för hur myndigheten ska inrikta sin verk­samhet och vad den ska åstadkomma. Det Sverige­främjande uppdraget är mer öppet formulerat och det finns ett utrymme för regeringen att tydliggöra sina för­vänt­ningar på resultatet.

Regeringskansliet förtydligar och kompletterar ibland regeringens beslut genom kontakter med Svenska institutet. Samtidigt som dialog har sina fördelar kan det också innebära att Svenska institutet upp­fattar Regeringskansliets styrsignaler som regeringens kollektiva vilja. Om myndighetens ledning föränd­rar verksamhetens inriktning till följd av sådana signaler vilar dock ansvaret för beslutens konsekvenser enbart på ledningen.

Risk för att den Sverigefrämjande verksamheten trängs ut

Statskontoret ser en risk för att Svenska institutets Sverigefrämjande verk­samhet trängs ut. Myndigheten behöver använda delar av myndig­hetsanslaget för att täcka förvaltningskostnader för verksamhet som finan­sieras med sakanslag. Det innebär i praktiken att myndig­heten prio­riterar den verk­samhet som finansieras med sakanslag framför verksam­het som man annars hade kunnat planera och genomföra med myn­dig­hetsanslaget. Det gäller framför allt verksamhet inom Sverige­främ­jan­det. Belastningen på myndighets­anslaget har dock minskat.

Det finns en potential för synergier mellan verksamheterna

Svenska institutet strävar efter att identifiera synergier mellan den Sverigefrämjande och biståndsfinansierade verksamheten. Synergier kan uppstå på flera plan, exempelvis genom att metoder och verktyg överförs mellan verksamhetsområden. Flera av dem vi har intervjuat beskriver synergierna med utgångspunkt i Svenska institutets alumn-nätverk, det vill säga nätverk med bland annat tidigare stipendiater. Även om Statskontoret ser en potential för synergier går det inte att bedöma synergiernas omfattning. Svenska institutet behöver fortsätta utveckla sitt arbete med alumnerna för att få ut de synergieffekter som myndigheten eftersträvar. Statskontoret konstaterar exempelvis att Svens­ka institutet saknar kontaktuppgifter till merparten av alumnerna.

Statskontorets förslag

Statskontoret föreslår att Svenska institutet:

  • överväger att ytterligare konkretisera målen på de mer aggregerade verksamhetsnivåerna
  • vidareutvecklar sin resultatanalys och sin resultatredovisning för att tydliggöra resultat och resursanvändning
  • överväger hur myndigheten strategiskt ska arbeta med att utvärdera verksamhetens effekter på längre sikt
  • fortsätter att utveckla arbetet med alumnerna, bland annat genom att prioritera att ta fram en infrastruktur för en effektiv hantering av alum­­nernas kontaktuppgifter och andra relevanta uppgifter
  • prioriterar arbetet med att ta fram en utvecklingsstrategi.

Statskontoret föreslår att regeringen:

  • förtydligar vad som är Svenska institutets kärnuppdrag och vilka uppgifter som myndigheten ska finansiera med myndig­hetsanslaget
  • förtydligar vilka förväntningar regeringen har på Svenska institutets resultat, särskilt i de delar som inte täcks av resultat­strategier som omfattar myndigheten
  • förtydligar vilken ställning Nämnden för Sverigefrämjande i utlan­det har som uppdragsgivare
  • överväger om Regeringskansliet bör minska den dialogbaserade styr­ningen.