Myndigheten för en effektiv statsförvaltning
Meny

Sammanfattning av Inrättandet av Upphandlingsmyndigheten. En delredovisning

Den 1 september 2015 inrättades Upphandlingsmyndigheten. Myndig­heten tog då över den statliga stöd- och informationsverksamheten om offentlig upphandling, inklusive innovationsupphandling och verksam­heten med miljökriterier, från Konkurrensverket.

Statskontoret har regeringens uppdrag att följa upp och utvärdera inrät­tan­det av Upphandlingsmyndigheten. Denna rapport utgör en delredo­visning av uppdraget. Statskontoret kommer att slutredovisa uppdraget senast den 31 oktober 2017.

Upphandlingsmyndigheten har endast funnits en kort tid och det tar ofta tid för en nyinrättad myndighet att få organisation och administrativa rutiner på plats. Det går därför inte att i denna delredovisning göra någon mer precis bedömning av hur myndighetens arbete i olika delar bidrar till att regeringens mål med den offentliga upphandlingen nås. Stats­kontorets bedömning avseende myndighetens mål och verksamheter är således av mer samlad och övergripande karaktär.

Upphandlingsmyndighetens arbete bidrar till regeringens mål för den offentliga upphandlingen

Regeringens mål för den offentliga upphandlingen är att den ska vara effek­tiv, rättssäker och ta till vara konkurrensen på marknaden samtidigt som innovativa lösningar främjas samt miljöhänsyn och sociala hänsyn beaktas.

Statskontorets samlade bedömning av Upphandlingsmyndighetens in­ledan­­de arbete är att det bidrar till regeringens mål för den offentliga upphandlingen. Bidraget kunde dock vara större om myndigheten inte hade haft problem avseende ledning, styrning och organisering av verk­sam­heten.

Myndigheten har en otydlig organisation

Enhetsorganisationen i Upphandlingsmyndigheten är densamma som när verksamheten bedrevs i Konkurrensverket. Organisationen har inte funge­rat på ett bra sätt i Upphandlingsmyndigheten. Bland annat är ansvarsområdena otydliga och det finns överlappningar i ansvarsför­del­ningen mellan enheterna.

Det har saknats mål och prioriteringar för verksamheten

I mars 2016 beslutade Upphandlingsmyndigheten om sin verksam­hets­plan. Fram till dess saknade myndigheten mål och genomtänkta priori­te­ringar för verksamheten. Detta har medfört att ledningen ibland har haft svårt att prioritera vad de anställda ska ägna sin tid åt. Upp­hand­lingsmyndighetens regeringsuppdrag har haft en hög prioritet, men i övrigt är det oklart varför vissa projekt fått företräde framför andra. Stats­kontoret konstaterar också att det för vissa projekt har saknats pro­jekt­planer och att tidplaner, där sådana funnits, inte alltid har följts.

Tillfälligt ledarskap har bidragit till en svag styrning  

Statskontoret bedömer att en betydande del av de problem som vi har uppmärksammat beror på att myndigheten har saknat ordinarie och permanenta chefer. När myndigheten inrättades utsågs en vikarierande general­direktör och av övriga sex chefer var under hösten endast en tills­vidareanställd. Det var också länge oklart hur lång tid generaldirektörens förordnande skulle vara.

Den vikarierande generaldirektören har i avvaktan på att en efterträdare skulle utnämnas dröjt med att rekrytera chefer och med att genomföra en nödvändig omorganisation av verksamheten. Medarbetarna anser i hög grad att den nuvarande ledningen brister i ledarskap, tydlighet och i förmågan att sprida information. Flera av cheferna saknar också ledar­erfarenhet. Sammantaget menar Statskontoret att det tillfälliga ledarska­pet bidragit till en svag styrning av myndigheten och ett lågt förtroende för ledningen.

Arbetet med sociala hänsyn behöver utvecklas

Av regeringens mål för den offentliga upphandlingen framgår att den ska främja innovativa lösningar och bidra till att miljöhänsyn och sociala hänsyn beaktas i upphandlingarna. Statskontoret bedömer att det inom dessa områden kommer att vara möjligt för Upphandlingsmyndigheten att nå målen med inrättandet av myndigheten.

Sociala hänsyn är det område där mest arbete återstår för att Upphand­lings­myndigheten ska kunna ge ett effektivt bidrag till regeringens mål med den offentliga upphandlingen. Det är också ett område som är out­vecklat inom myndigheten. Med tanke på den stora efterfrågan på stöd­material som finns är det viktigt att Upphandlingsmyndigheten priori­terar arbetet med sociala hänsyn.

Det finns förutsättningar för att målen ska nås

I Upphandlingsmyndighetens verksamhetsplan för 2016 presenteras en modell för verksamhetsstyrning. I styrmodellen anges mål och strategier som ska vara styrande för enheternas verksamhet. Vidare har myn­dig­heten tagit fram en process för uppföljning, som bland annat innehåller krav på kvartalsvisa uppföljningar av all verksamhet. För uppföljningen finns också nyckeltal angivna för ett antal områden.

Av verksamhetsplanen framgår att myndigheten har identifierat de frå­gor som Statskontoret menar är viktigast att arbeta med för att åstad­kom­ma en väl fungerande verksamhet. Dessa är att 

  • stärka ledningsgruppen i syfte att åstadkomma ett tydligt och kom­mu­nikativt ledarskap
  • organisera ansvaret mellan enheterna på ett ändamålsenligt och tyd­ligt sätt och att i detta arbete involvera medarbetarna
  • arbeta med att skapa en gemensam myndighetsidentitet
  • prioritera arbetet med sociala hänsyn.

Genom styrmodellen skapas också förutsättningar att

  • tydliggöra prioriteringar och konkreta mål i verksamheten
  • rätt resurssätta projekt och verksamheter
  • stärka uppföljningen och analysen av verksamhetens resultat.