Myndigheten för en effektiv statsförvaltning
Meny

Sammanfattning av Myndigheternas arbete mot trakasserier, hot och våld

Statskontoret har på regeringens uppdrag analyserat myndigheternas arbete med att förebygga och hantera hot, våld och andra riskfaktorer som riktas mot deras an­ställda. Med andra riskfaktorer avser vi trakasserier som kan vara till exempel subtila hot, okvädningsord eller obehagliga anspelningar. Vi har även identifierat framgångsfaktorer och utmaningar i myndigheternas arbete.

Risken för trakasserier, hot och våld mot myndighetsanställda är stor. Cirka 90 pro­c­­ent av de 165 myndigheter som ingår i vår studie bedömer att det finns en risk för att deras anställda utsätts för trakasserier, hot eller våld i tjänsteutövningen. Med­ar­betare i myndigheter med många medborgarkontakter är särskilt utsatta men även anställda i delar av lärosätenas och länsstyrelsernas verksamhet. Det är vanligare att myndigheter med fler än 100 årsarbetskrafter bedömer att de anställda kan bli utsatta jämfört med mindre myndigheter.

Myndigheternas arbete mot trakasserier, hot och våld

Statskontoret har kartlagt hur myndigheterna organiserar arbetet mot trakasserier, hot och våld och vilka åtgärder som vidtas för att förebygga och hantera händelser.

De flesta myndigheter har analyserat riskerna

Sju av tio myndigheter har enligt vår enkätundersökning analyserat riskerna för trakasserier, hot och våld mot de anställda. Ofta är det bara en del av myndighetens anställda som riskerar att bli utsatta. Trakasserier och hot förmedlas främst via telefon och e-post men förekommer även vid personliga möten på arbetsplatsen och i arbete på fält, exempelvis vid inspektioner. Nästan 70 procent av myndig­heterna uppger också att de anställda kan utsättas på internet och i sociala medier.

Vår undersökning visar också att omkring en fjärdedel av myndigheterna har kart­lagt sin säkerhetskultur, det vill säga hur organisationskulturen påverkar de anställ­das värderingar och förhållningssätt till säkerhet. Kunskap om säkerhets­kulturen kan ge myndigheten en bättre förståelse för riskerna och hur myndigheten kan hantera dem.

Ansvaret för att förebygga och hantera är ofta delat men samordnat

Ansvaret för att förebygga och hantera trakasserier, hot och våld delas ofta mellan två eller flera funktioner på myndigheten. Vanligen ligger det övergripande ansva­ret på både säkerhets- och personalfunktionen. Det operativa ansvaret ligger däre­mot ofta på cheferna i kärnverksamheten. När ansvaret är delat samordnar i regel myndigheten arbetet mellan de olika ansvarsområdena. Vår undersökning visar att det varierar mellan myndigheterna hur samordningen fungerar i praktiken. På några myndigheter blir till exempel personal både från säkerhets- och personalfunktionen involverade när en anställd har blivit utsatt.

Flera typer av förebyggande åtgärder

Myndigheterna använder flera olika typer av förebyggande åtgärder för att minska risken för att de anställda ska utsättas för trakasserier, hot och våld. Den vanligaste insatsen är utbildningar i olika former. Många myndigheter anpassar också den fysiska miljön, exempelvis genom att införa inpasseringssystem eller inrätta sär­skilda mötesrum med larm och dubbla utrymningsvägar. Drygt 60 procent av myn­dig­heterna har också infört olika rutiner för att minska riskerna.

Myndigheterna ger stöd till den som blir utsatt

Nästan 90 procent av myndigheterna erbjuder någon form av stöd till den som har blivit utsatt för trakasserier, hot eller våld. Det kan röra sig om olika åtgärder för att skydda medarbetaren eller för att öka tryggheten, men det handlar även om direkt krishantering, till exempel samtalsstöd. Den utsatta medarbetarens chef kan också kontakta angriparen för att påtala att trakasserier eller hot inte är acceptabelt. Ofta anpassar myndigheten åtgärden efter den utsattes behov. Några myndigheter som vi har intervjuat erbjuder stöd dygnet runt. Vid mer allvarliga hot och våldsinci­den­ter kan myndigheten erbjuda åtgärder som personlarm och väktarbevakning. Det händer även att myndigheten roterar personal för att göra medarbetaren mindre utsatt.

Vi har inte haft möjlighet att kartlägga hur medarbetarna själva upplever det stöd som de kan få från sin arbetsgivare. Men andra studier på området visar att de flesta medarbetare som har blivit utsatta är nöjda med arbetsgivarens stödinsatser. En tredjedel uppger i studien däremot att de har fått mindre stöd än vad de be­hövde.

Myndigheterna samverkar delvis med varandra

Var tredje myndighet uppger att de samarbetar eller ingår i nätverk med andra myn­digheter för att utbyta erfarenheter och kunskap om att förebygga och hantera trakasserier, hot och våld. Myndigheter med liknande verksamhet samverkar i högre grad än övriga myndigheter.

Vi kan också konstatera att myndigheterna delvis använder sig av det stödmaterial som finns om arbete mot trakasserier, hot och våld. Samtidigt efterfrågar över hälften av myndigheterna mer stödmaterial, framför allt material riktat till chefer.

Framgångsfaktorer och goda exempel i myndigheterna

Statskontoret har identifierat några framgångsfaktorer och goda exempel i myndig­heternas arbete med att förebygga och hantera trakasserier, hot och våld.

Utbildningar är det viktigaste verktyget

Regelbundna och verksamhetsanpassade utbildningar för medarbetare och chefer är den insats som flest myndigheter nämner som en framgångsfaktor. Utbildningar och träning i bemötande och kommunikation är särskilt värdefulla. Däremot har knappt 30 procent av myndigheterna utbildat cheferna i frågor om trakasserier, hot och våld.

En synlig säkerhetsfunktion bidrar till att frågan blir uppmärksammad

Flera av de större myndigheterna anser att det är viktigt att säkerhetsfunktionen är synlig och närvarande i kärnverksamheten. Det finns myndigheter där vissa av säker­hets­avdelningens medarbetare inte har en fast arbetsplats utan i stället cirku­le­rar mellan huvudkontoret och ett antal lokalkontor. Det bidrar enligt myndighe­ter­na till att frågan om hot och våld får mer uppmärksamhet och till att sänka trösk­larna för att anmäla incidenter eller för att kontakta de säkerhetsansvariga.

Säkerhetshöjande rutiner kan öka medarbetarnas trygghet

Myndigheterna framhåller också vikten av att syna processerna i verksamheten för att identifiera arbetsuppgifter som kan leda till riskfyllda situationer och därefter förändra rutinerna. Rutiner och policyer eliminerar inte risken för trakasserier, hot eller våld, men de underlättar för medarbetaren att hantera svåra ärenden eller situa­tioner. Några myndigheter har till exempel infört rutiner för rotation av ären­den eller sett över hur medarbetare som hanterar känsliga ärenden kan bli mindre exponerade. Vi har också sett exempel på myndigheter som har tagit fram check­listor som medarbetaren kan följa om hen blir trakasserad eller hotad.

Myndigheternas utmaningar

Statskontoret har identifierat några områden där myndigheterna upplever att det finns utmaningar i arbetet med att förebygga och hantera trakasserier, hot och våld.

Myndigheterna har svårt att nå ut med kunskap

Myndigheterna uppger att det är svårt att nå ut med information om riktlinjer och rutiner till alla anställda. Detta är en utmaning som lyfts fram av både större och mindre myndigheter samt av myndigheter med olika typer av verksamhet. Flera myndigheter anser att medarbetarnas kunskap om hur de skyddar sig mot hot och våld ständigt behöver hållas aktuell. Några myndigheter uttrycker att tidsbrist hos medarbetarna leder till att de inte hinner ta till sig information.

Utsatthet via internet och sociala medier är svårt att hantera

Många myndigheter anser att hot och trakasserier på internet och sociala medier är särskilt svåra att förebygga och hantera. Drygt 40 procent av myndigheterna har tagit fram rekommendationer eller råd för hur de anställda kan skydda sig själva på sociala medier. Men myndigheterna upplever att gränsdragningen mellan rollen som privatperson och tjänstemannarollen är komplex. Vi ser att myndigheterna gör olika tolkningar. I rollen som arbetsgivare kan myndigheterna inte styra över de anställdas privata aktiviteter på internet. Vår undersökning visar att myndigheten kan fylla en viktig funktion genom att diskutera frågor om att använda sociala medier och ge råd om hur de anställda kan skydda sig.

Mörkertalen för trakasserier är stora

Flera myndigheter i vår studie pekar på att det är svårt att förutse och förebygga olika former av trakasserier, exempelvis självmordshot, subtila hot eller okväd­nings­ord. Svårigheterna beror bland annat på att mörkertalen är stora i många myndigheters incidentrapportering. Detta leder till att det är svårt för myndig­heterna att bedöma omfattningen av trakasserier, trots att de enligt Brå är den vanligaste formen för otillåten påverkan mot myndighetsanställda.

Stort ansvar läggs på cheferna i kärnverksamheten

Vår undersökning visar att den närmaste chefen har ett stort ansvar gentemot med­ar­betaren i sin roll som personal- och arbetsmiljöansvarig. Chefen ska se till att de anställda har tillräcklig och nödvändig kunskap om risker i verksamheten samt att medarbetaren får det stöd som krävs om hen blir hotad eller trakasserad. Men chef­er­na ansvarar även för många andra områden vilket kan innebära att frågor om hot och våld riskerar att försvinna i mängden av andra frågor.

Vissa händelser polisanmäls men få leder till åtal

I våra intervjuer och i enkätsvaren lyfter ett flertal myndigheter fram att få av de incidenter som polisanmäls leder till åtal. Myndigheterna upplever att många polis­utredningar läggs ner och att processerna tar lång tid. Det kan enligt myndigheterna minska de anställdas incitament för att polisanmäla trakasserier, hot eller våld.

Vår undersökning visar också att medarbetaren kan känna obehag över att vara målsägande i rättegångsprocessen. Även om myndigheten kan bistå och stödja medarbetaren att polisanmäla måste den enskilde träda fram under rättegången, vilket försvårar för myndigheten att skydda medarbetaren. En del myndigheter framhåller att myndigheten borde stå som målsägande hela vägen, eftersom med­arbetaren blir utsatt inom ramen för sin tjänsteutövning och inte som privatperson.­