Myndigheten för en effektiv statsförvaltning
Meny

Vad ska hända och varför?

Alla myndigheter har olika utmaningar och förutsättningar. Tänk därför brett: Vad behöver vi arbeta med för att lösa våra uppgifter på ett bättre sätt? Vad är utmaningarna för våra medarbetare i rollen som statsanställda?

Vad behöver göras?

Alla myndigheter behöver utgå från sitt uppdrag för att kunna identifiera vad som ska hända. Därför är det viktigt att skapa samsyn om myndighetens uppdrag. Nyckeln är att finna de hinder och utmaning som är specifika för att kunna fullgöra just ert uppdrag och därför kan det vara värt att lägga tid på att undersöka detta närmare.

Motivera varför

Det är viktigt att motivera varför ni behöver arbeta med ett eller flera områden. Det ger den trovärdighet som behövs för att inleda arbetet på myndigheten. Att arbeta med förvaltningskultur är långsiktigt och kräver uthållighet och engagemang, även från medarbetarna. En bra motivering är en viktig startpunkt för att få hela myndigheten att vilja jobba med frågorna.

En motivering kan vara att skapa rutiner för att hantera utmaningar och svåra situationer som uppstår i det dagliga arbetet, till exempel hur man ska agera om man blir erbjuden gåvor eller andra förmåner. En annan motivering kan vara att stärka något som redan fungerar bra. En tredje motivering kan vara att åtgärda problem eller situationer som har uppstått i verksamheten tidigare, till exempel att en medarbetare eller chef har agerat på ett oönskat sätt. Då finns en ökad mottaglighet för förändringar som syftar till att stärka förvaltningskulturen och minska risken för nya incidenter. Händelser som är negativa i sig kan skapa utrymme för reformer som annars inte hade genomförts.

Involvera medarbetarna i arbetet

Involvera medarbetarna i att identifiera "vad" och "varför". Genom att bygga nerifrån och upp ökar legitimiteten för arbetet och medarbetarnas synpunkter kan tas om hand. Ni kan till exempel diskutera "vad" och "varför" på arbetsplatsträffar eller med fackliga representanter eller identifiera dem genom medarbetarundersökningar.

Forskning visar att det är framgångsrikt att driva kultur- och värdegrundsarbeten nerifrån och upp. Det går inte att skynda fram förändringar i människors uppfattningar och föreställningar. Tomas Brytting, professor i organisationsetik vid Ersta Sköndal Bräcke högskola, rekommenderar att man börjar arbetet genom att undersöka vilken kultur och vilka värden som redan finns och som styr hur medarbetarna agerar i svåra situationer. Då blir det möjligt att identifiera om eller när det finns problem med kulturen och medarbetares och chefers värderingar.

Tomas Brytting - Styr med värderingar

Hans-Gunnar Axberger - Rättsliga och etiska perspektiv på förvaltningskultur

Så kommer du igång

Frågor som kan hjälpa er att identifiera vad som ska göras och varför det ska ske:

  • Vilka svåra situationer har vi i vår myndighet där det inte är självklart hur vi som statsanställda ska agera?
  • Hur löser vi sådana situationer i dag?
  • Vad behöver vi utveckla för att kunna lösa sådana situationer på ett bättre sätt?
  • Har vi en samsyn om uppdraget i myndigheten?
  • Är vår interna styrning och kontroll rimlig i förhållande till uppdraget?
  • Har vi chefer som är trygga i rollen som statsanställda?
  • Är chefer och ledare goda förebilder?
  • Har vi trygga och ansvarstagande medarbetare som vet vad det innebär att vara statsanställd?
  • Ger vi medarbetarna tillräckligt stöd i hur de ska agera i svåra situationer t.ex. utbildningar i rollen som statsanställd, dilemmaträning eller riktlinjer och rutiner?
  • Har vi en god förvaltningskultur på myndigheten?
  • Har vi en eller flera kulturer?
  • Har vi delar i vår kultur som vi vill förändra?