Beskrivning av Statskontorets allmänna handlingar och arkiv
Enligt 4 kap. 2 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL, ska varje myndighet upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. Bestämmelsen har betydelse för offentlighetsprincipen och syftet är att underlätta sökandet efter allmänna handlingar.
Enligt 6 § arkivlagen (1990:782) ska myndigheter upprätta en arkivbeskrivning som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat.
Denna beskrivning tar upp dels Statskontorets allmänna handlingar, och dels information om myndighetens arkiv. Det senare i perioden efter den 1 januari 2015.
Statskontorets verksamhet
Statskontorets uppgifter finns i förordningen (2007:827) med instruktion för Statskontoret. Enligt förordningen ska Statskontoret på regeringens uppdrag genomföra utredningar, utvärderingar och uppföljningar av statlig och statligt finansierad verksamhet och av övergripande frågor om den offentliga förvaltningens funktionssätt.
Statskontoret ska också följa upp utvecklingen av statens styrning av kommuner och landsting samt främja och samordna arbetet för en god förvaltningskultur i staten.
Myndighetsförordningen (2007:515) gäller för Statskontoret.
Statskontorets organisation
Detta är en redovisning av vilka ändringar som har skett i Statskontorets organisation från och med den 1 januari 2015.
2015-01-05 Enhet 1 ansvarar för frågor som rör Finansdepartementet. Enheten har också det övergripande ansvaret för förvaltningspolitik och uppföljning av systemet för kommunal utjämning.
Enhet 2 ansvarar för frågor som rör Arbetsmarknadsdepartementet och Socialdepartementet. Enheten har också det övergripande ansvaret för Statskontorets omvärldsbevakning.
Enhet 3 ansvarar för frågor som rör Justitiedepartementet, Kulturdepartementet och Utbildningsdepartementet.
Enhet 4 ansvarar för frågor som rör Försvarsdepartementet, Miljö- och energidepartementet, Näringsdepartementet samt Utrikesdepartementet. Enheten svarar också för metod- och kvalitetsfrågor.
2015-08-17 Ändring av ansvarsområden. Enhet 1 svarar för frågor som rör Finansdepartementet (exklusive kommunala utjämningssystemet) och Justitiedepartementet. Enheten ansvarar för frågor om förvaltningspolitik. Hit hör också arbetet med EUPAN och OECD.
Enhet 2 svarar för frågor som rör Arbetsmarknadsdepartementet och Socialdepartementet. Enheten ansvarar också för Statskontorets omvärldsbevakning.
Enhet 3 svarar för frågor som rör Kulturdepartementet, Miljö- och energidepartementet och Utbildningsdepartementet. Enheten ansvarar också för att följa upp systemet för kommunal utjämning.
Enhet 4 svarar för frågor som rör Försvarsdepartementet, Näringsdepartementet och Utrikesdepartementet. Enheten ansvarar också för metod- och kvalitetsfrågor
2016-12-01 Ändring av ansvarsområden. Enhet 1 svarar för frågor som rör Finansdepartementet och Statsrådsberedningen. Enheten har det övergripande ansvaret för att främja och samordna arbetet med en god förvaltningskultur i staten.
Enhet 4 svarar för frågor som rör Försvarsdepartementet, Justitiedepartementet, Näringsdepartementet och Utrikesdepartementet
2017-01-01 En ny uppgift tillkommer som innebär att främja och samordna arbetet för en god förvaltningskultur i staten. Verksamheten placeras på enhet 1.
2017-02-01 Namnändring. Enheten för utredningsstöd ändrar namn till enheten för verksamhetsstöd.
2017-11-01 En ny enhet tillkommer, enhet 5. Enheten övertar det övergripande ansvaret för att främja och samordna arbetet med en god förvaltningskultur i staten från enhet 1.
2018-05-01 En ny uppgift tillkommer som innebär att redogöra för utvecklingen av statens styrning av kommuner och landsting. Verksamheten placeras på enhet 1. Samtidigt upphör verksamheten att följa upp systemet för kommunalekonomisk utjämning.
2019-10-01 Enhet 5 upphör och verksamheten går över till enhet 1. Frågor som rör Justitiedepartementet övergår från enhet 4 till enhet 1.
Arkivets struktur
Handlingarna från perioden 1680-1990 har överlämnats till Riksarkivet.
Statskontorets handlingar 1990-2011 är förtecknade i serier enligt det allmänna arkivschemat. Arkivets struktur har inte påverkats nämnvärt av de olika förändringarna i Statskontorets verksamhet och organisation.
Från och med 2012 är Statskontorets handlingar ordnade enligt processinriktad arkivredovisning.
Sambandet mellan myndighetens arbetsuppgifter och handlingar respektive ärendeslag
Statskontorets verksamheter speglas i de verksamheter (tidigare dossiénr) som används.
Statskontorets uppgifter är från och med 2022-05-01 indelade i sex områden:
- Styra, planera och följa upp verksamheten
- Ge verksamhetsstöd
- Avslutat*
- Svara på remisser och delta i remissmöten
- Utföra uppdrag
5.1 Samråd
5.2 Medverka som expert - Främja och samordna arbetet för en god förvaltningskultur i staten
*Verksamhetsområde 3 var Omvärldsbevaka fram t.o.m. 2022-04-30.
I perioden 2012-2016 fanns fem verksamheter:
- Styra, planera och följa upp verksamheten
- Ge verksamhetsstöd
- Omvärldsbevaka
- Svara på remisser och delta i remissmöten
- Utföra uppdrag
5.1 Samråd (fr.o.m. 2013)
5.2 Medverka som expert (fr.o.m. 2014)
När det gäller de olika enhetsbeteckningarna genom åren så följer de i stort organisationsförändringarnas namn på enheterna.
Återsökning av allmänna handlingar
Diarium
I Statskontorets diariesystem, W3D3, går det att söka fram ärenden från och med 1988. Sedan 2008 finns handlingar också i elektronisk form i diariet.
Andra IT-system
Statskontoret använder webbapplikationen ReachMee för rekrytering. Ansökningshandlingar finns sparade i applikationen.
Statskontoret har ekonomisystemen Agresso och Proceedo. I registren lagras adressuppgifter om kunder och leverantörer, tidpunkt för utbetalning, kontonummer, belopp med mera.
För hantering av personaladministration har myndigheten systemet Primula, som bland annat lagrar uppgifter om de anställda som adress, lön, ledigheter och reseersättningar.
Outlook är myndighetens e-postsystem. Alla handläggare har egna e-postlådor. Till det finns ett antal gruppbrevlådor, som till exempel för registrator och information.
Statskontoret har en Sharepointlösning för dokument- och ärendehantering.
Statskontoret har två externa webbplatser, statskontoret.se och forvaltningskultur.se samt ett intranät för myndighetens anställda med information som behövs för anställningen, nyheter och styrande dokument.
Sekretessbestämmelser
Tillgängligheten till Statskontorets handlingar regleras i OSL och offentlighets- och sekretessförordningen (2009:641). Några av de tillämpliga sekretessbestämmelserna i OSL är följande:
15 kap. 2 § försvarssekretess
18 kap. 8 § sekretess avseende IT-system
19 kap. 3 § upphandling m.m.
19 kap. 6 § fackliga förhandlingar
24 kap. 8 § statistiksekretess
31 kap. 16 § Affärsförbindelse med myndighet
39 kap. 1-3 §§ sekretess med hänsyn främst till skyddet för enskildas personliga förhållanden
Gallringsregler
Statskontoret tillämpar Riksarkivets specifika gallringsföreskrift:
Riksarkivets föreskrifter om gallring hos Statskontoret, RA-MS 2017:29, som innebär att Statskontoret får gallra inkomna och upprättade pappershandlingar som skannats sex månader efter att de förts över till elektroniska handlingar. Föreskriften gäller fr.o.m. 1 januari 2018.
Statskontoret tillämpar också följande av Riksarkivets allmänna gallringsföreskrifter:
Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse RA-FS 1991:6 med ändring i RA-FS 2021:6
Handlingar vid upphandling, RA-FS 2018:3
Räkenskapshandlingar; RA-FS 2018:10
Handlingar tillkomna genom lokal löne- och personaladministrativ verksamhet, RA-FS 2019:1, med ändring i RA-FS 2020:1 och 2021:2.
I Statskontorets informationshanteringsplan finns hänvisningar till de gallringsföreskrifter som gäller.
Försäljning av personuppgifter
Myndigheten säljer inte personuppgifter.
Ansvarig för arkivverksamheten
Chefen för enheten för verksamhetsstöd är ansvarig för Statskontorets arkiv.
Registratorn arkiverar, vårdar och ser till att handlingarna i arkivet är tillgängliga. Till registrators uppgift hör bland annat att upprätta och à-jour-hålla arkivredovisning i enlighet med gällande bestämmelser samt att hålla kontakt med Riksarkivet. Det är också till registrator som allmänheten kan vända sig med frågor om arkivet, registrator@statskontoret.se
Informationsägaren avgör när ett ärende är slutbehandlat eller avslutat och registrerar då handlingarna i ärendet. Registrator kontrollerar och avslutar ärendet. Informationsägaren rensar ut material som inte behöver sparas.
Arkivansvaret för personal- och ekonomiadministrativa handlingar samt datamedier ligger hos respektive funktionsansvarig på enheten för verksamhetsstöd.
I de olika funktionernas arkivansvar ligger också att biträda arkivvårdaren med à-jour-hållning av Statskontorets gemensamma arkivförteckning.