Myndigheten för en effektiv statsförvaltning
Meny

Statskontoret allt mer digitalt

Statskontoret har under 2018 arbetat mycket med att den digitala mognaden i myndigheten ska öka och nya samarbetsformer internt ska växa fram.

På Statskontoret arbetar alla utredare hela tiden i olika projekt där vi utreder eller utvärderar olika frågor i den statliga förvaltningen. I projekten, som kan sträcka sig från fyra månader till flera år, är man som regel två-fyra utredare tillsammans. När man som utredare har avslutat ett projekt byter man oftast arbetskamrater när man börjar arbeta med något nytt.

"På Statskontoret är det jätteviktigt att samarbetet mellan utredarna fungerar smidigt och effektivt. Därför var huvudkravet på vår nya digitala arbetsmiljö att den skulle stödja och utveckla våra samarbetsformer," säger utredningschefen Jessica Bylund.

När Statskontoret hösten 2017 flyttade till nya lokaler beslutades om en satsning på att den digitala arbetsmiljön skulle få en rejäl skjuts framåt. Alla medarbetare utrustades med nya 2-i-1-datorer, datorer som också är en surfplatta, och nya mobiltelefoner. I arbetsrummen sattes in extrastora bildskärmar och alla sammanträdesrum utrustades med digitala whiteboardskärmar. Under våren 2018 har Statskontoret infört Office365 i molnet, vilket gör att medarbetarna nu har möjlighet att samarbeta i sina projekt på helt nytt sätt. Utredarna kan skriva i samma rapport samtidigt, i stället för att klippa och klistra i ett masterdokument. Dokumenten går att nås från var som helst, om man exempelvis måste arbeta hemma en dag. Projektadministrationen har förenklats genom en standardiserad projektportal och en stor andel intervjuer som vi tidigare behövde resa för att göra, har ersatts med Skype-intervjuer. Att kunna chatta med sina medarbetare är en annan uppskattad funktion.

"Självklart har vi behövt utbilda all personal och skriva nya rutinbeskrivningar, lägga ut filmer och publicera nya handledningar. Det som har varit mest effektivt är dock att vi har anställt en "Office365-pedagog". Hon hänger över axeln på oss och ger sig inte förrän vi behärskar de nya arbetssätten," säger Johan Sørensson som är administrativ chef.

Nästa år, 2019, går arbetet vidare med att bland annat införa ett nytt arbetssätt för vår omvärldsbevakning och -analys, som bygger på ett nytt digitalt verktyg.