Myndigheten för en effektiv statsförvaltning
Meny

Myndighetsanalys av Forum för levande historia

Sammanfattning av Myndighetsanalys av Forum för levande historia

Statskontoret har på regeringens uppdrag gjort en myndighetsanalys av Forum för levande historia.

Forum för levande historias övergripande uppdrag är att främja arbete med demokrati, tolerans och mänskliga rättigheter med utgångspunkt i Förintel­sen. Myndigheten ska bedriva utåtriktad verksamhet med fokus på kunskap, kultur och utbildning. Forum för levande historia arrangerar bland annat utställ­ningar, fortbildningar och informerar om Förintelsen och kommu­nis­tis­ka regimers brott mot mänskligheten via myndighetens webbplats.  Den främsta målgruppen för verksamheten är lärare och elever inom grund- och gymnasieskolan. Myndigheten ska bedriva verksamheten i nära kontakt och samverkan med olika aktörer som arbetar med angränsande frågor, till exem­pel forskare, myndigheter och föreningar.

År 2016 hade Forum för levande historia 34 årsarbetskrafter och ett anslag på 59 miljoner kronor.

Myndigheten fullgör i allt väsentligt sitt uppdrag

Statskontoret bedömer att Forum för levande historia i allt väsentligt fullgör sitt övergripande uppdrag. Forum för levande historias uppföljningar visar i allmänhet på goda resultat. Omdömena från huvudmålgruppen lärare samt övriga externa intressenter är i huvudsak positiva. De upplever att myn­dig­hetens verksamhet håller en hög kvalitet, bland annat vad gäller semi­narier och utbildningsmaterial riktat till lärare och elever. Sett till myn­dig­hetens storlek genomför Forum för levande historia årligen ett stort antal utåt­riktade aktiviteter och tillhandahåller omfattande information och under­­lag på sin webbplats. Besökarna till myndighetens utställningar och digi­tala kanaler har också ökat under den senaste femårsperioden.

Stora utmaningar för myndigheten framöver

Statskontoret bedömer samtidigt att Forum för levande historia står inför flera stora utmaningar framöver.

Myndigheten har under senare år fått fler och mer omfattande regerings­upp­drag än tidigare. Uppdragen innebär på flera sätt en förändring av verk­samheten, som hittills i huvudsak har riktat sig till skolväsendet. Regeringen ställer bland annat krav på att myndigheten ska bredda sina målgrupper och öka den regionala spridningen av verksamheten.

Forum för levande historia påbörjade 2016 ett omfattande förändringsarbete för att utveckla myndighetens interna styrning och organisering, bland annat utifrån regeringens krav på verksamheten. Myndigheten har exem­pel­vis infört en ny organisation och har även arbetat med att utveckla den stra­te­giska styrningen. Ett stort antal utvecklingsinsatser ska även genomföras under 2017.

Statskontoret konstaterar att det finns brister i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön på myndigheten, till exempel är förtroendet mellan led­ningen och medarbetarna för närvarande svagt. Statskontoret bedömer att det finns en risk för att dessa utmaningar kommer att påverka myndighetens resultat negativt om de inte hanteras. 

Se över myndighetens instruktion

Statskontoret anser att regeringen behöver se över myndighetens instruktion för att skapa en större tydlighet och långsiktighet i sin styrning. Att bredda myn­dighetens målgrupper och öka den regionala spridningen av verk­sam­heten kräver ett omfattande och långsiktigt arbete för att ge varaktiga effek­ter. Statskontoret kan konstatera att de tillfälliga regeringsuppdragen till Forum för levande historia i vissa fall har haft för snäva tidsramar. Det finns även en risk för att verksamheten avslutas när myndigheten har förbrukat de tilldelade medlen.

I översynen av myndighetens instruktion bör bland annat ingå att ta ställ­ning till om regeringens intentioner med de tillfälliga regeringsuppdragen ska inarbetas i myndighetens instruktion. Det skulle förbättra Forum för levan­de historias förutsättningar för att planera och prioritera inom verk­sam­heten.

Prioritera i det pågående förändringsarbetet

Statskontoret ser positivt på att myndigheten har initierat ett arbete med att utveckla den interna styrningen och organiseringen. Den nya organisationen är till exempel ett viktigt steg för att skapa tydligare roller och ansvars­grän­ser i myndigheten.

Statskontoret anser dock att Forum för levande historia behöver ta ett samlat grepp om myndighetens förändringsarbete och skapa en tydligare priori­te­ring av insatserna. Vår bild är att myndighetens ledning har underskattat vikten av att prioritera och genomföra förändringarna etappvis. Om myn­dig­heten ska nå framgång i förändringsarbetet behöver de viktigaste utveck­lings­­behoven identifieras i en sammanhållen tidsplan. Tidsplanen bör innehålla en beskrivning av avsatta resurser, tidsramar och utpekade ansva­riga. Statskontoret anser särskilt att Forum för levande historia bör prioritera att förtydliga den strategiska styrningen och den interna styrkedjan på myn­digheten.

Förtydliga den strategiska styrningen på myndigheten

Statskontoret anser att Forum för levande historia behöver skapa en större sam­syn om myndighetens uppdrag och inriktning. Den strategiska styr­ningen på myndigheten har varit svag och instruktionen har inte brutits ned i någon konkret vägledning för verksamheten. Det har lett till att samord­ningen inom verksamheten har varit svag.

Myndigheten har under 2016 tagit fram strategiska mål som främst handlar om hur myndigheten ska arbeta, snarare än om verksamhetens innehåll. Stats­kontoret anser att Forum för levande historia behöver förtydliga hur styrningen hänger ihop genom att ta fram strategiska mål som tydliggör de instruktionsenliga uppgifterna samt verksamhetsmål som fungerar som en vägledning för verksamhetens innehåll. Forum för levande historia behöver också fatta beslut om vilka huvudsakliga målgrupper myndigheten ska rikta sig till.

Återskapa förtroendet mellan medarbetarna och ledningen

Forum för levande historia har initierat flera aktiviteter för att komma till rätta med myndighetens arbetsmiljöproblem. Det finns dock fortsatt stora utmaningar i det arbete som pågår. Statskontoret bedömer att om Forum för levande historia ska kunna fullgöra sitt uppdrag framöver så är det särskilt viktigt att förtroendet mellan medarbetarna och ledningen återskapas.

Statskontoret anser att myndigheten i sitt fortsatta utvecklingsarbete bör ta fasta på det som har varit framgångsfaktorer för myndighetens goda resultat. Forum för levande historia behöver därför på ett tydligare sätt ta tillvara medarbetarnas erfarenheter och kompetens i förändringsarbetet. Myndigheten behöver även tydligare prioritera arbetet med att utveckla ledarskapet.

Se över myndighetens kompetensbehov

Forum för levande historias breda uppdrag och de tillfälliga uppdrag som myndigheten har fått innebär att det är svårt att bemanna myndigheten med en fast kompetens. Statskontoret bedömer att myndighetens strategi med en hög andel rörliga kostnader för externa inköp av konsulter till stor del har varit ändamålsenlig. Myndigheten har därmed kunnat anpassa kompetensen efter behov.

Myndigheten har i nuläget ingen strategisk styrning av kompetens­för­sörj­ningen, men avser att genomföra en kompetensinventering under 2017. Stats­kontoret bedömer att inventeringen kan vara en bra grund för att göra en samlad analys av vilken kompetens som myndigheten behöver internt och vilken typ av kompetens som ska köpas in externt. Statskontoret menar också att det behövs en tydligare styrning och samordning av inköp och upp­handling av de externa konsulttjänsterna.

Statskontorets förslag

Statskontoret föreslår att regeringen bör

  • minska antalet tillfälliga uppdrag till Forum för levande historia till dess att myndighetens förändringsarbete är genomfört
  • överväga att förtydliga Forum för levande historias instruktion
  • ange i regleringsbrevet för Forum för levande historia att myndigheten ska redovisa vilka åtgärder som har vidtagits för att utveckla den inter­na styrningen och organiseringen.

Statskontoret föreslår att Forum för levande historia bör

  • prioritera bland aktiviteterna i det pågående och planerade föränd­rings­arbetet
  • ta fram en sammanhållen plan för det fortsatta förändringsarbetet utifrån de identifierade prioriteringarna
  • ta fram strategiska mål som bryter ned innehållet i instruktionen
  • fatta beslut om vilka målgrupper myndigheten främst ska rikta sig till
  • ta tillvara medarbetarnas erfarenhet och kunskap i förändringsarbetet
  • utveckla ledarskapet på myndigheten
  • utveckla och konkretisera handlingsplanen för arbetsmiljön
  • ta fram en plan för myndighetens kompetensförsörjning. 

Statskontoret har analyserat Forum för levande historia enligt modellen för myndighetsanalyser. Forum för levande historia ska främja arbete med demokrati, tolerans och mänskliga rättigheter med utgångspunkt i Förintelsen.

Statskontoret bedömer att Forum för levande historia i allt väsentligt fullgör sitt uppdrag och att myndigheten har uppnått goda resultat på flera områden. Myndigheten står samtidigt inför flera stora utmaningar med att bredda sina målgrupper och öka den regionala spridningen av verksamheten. Det finns även brister i myndighetens styrning och arbetsmiljö. 

Statskontoret lämnar i rapporten ett antal rekommendationer till regeringen och till Forum för levande historia för att skapa en större tydlighet och långsiktighet i regeringens styrning och för att förbättra den interna styrningen och arbetsmiljön på myndigheten.