Myndigheten för en effektiv statsförvaltning
Meny

Utvärdering av Migrationsverkets nya organisation

Sammanfattning av Utvärdering av Migrationsverkets nya organisation

För att få en mer flexibel och effektiv verksamhet beslutade Migrations­verket i februari 2014 att gå från en verksamhet som var organiserad utifrån verksamhetsområden till en regionalt indelad organisation. Med omorgani­sa­tio­nen ville myndigheten öka det lokala ansvaret och samtidigt stärka den centrala styrningen. I samband med omorganisationen utvecklade man även myndighetens processorienterade arbetssätt. Den nya organisationen sjö­sat­tes den 1 januari 2015.

Statskontoret har fått i uppdrag att analysera hur Migrationsverket har genom­fört omorganiseringen av verksamheten. I uppdraget har det ingått att kartlägga och bedöma om ansvarsfördelningen, den interna styrningen och stödet till verksamheten motsvarar syftet med den nya organisationen.

Genomförandet var väl förankrat

Vår utvärdering visar att genomförandet av omorganisationen generellt sett har fungerat väl och att verksamheten i allt väsentligt har kunnat fortlöpa rela­tivt ostört. Vi bedömer att beslutet att genomföra en omorganisation vilade på en välgrundad analys och att tanken med ett ökat lokalt ansvar som balanseras med en förstärkt central styrning var motiverad utifrån tidi­ga­re erfarenheter. Den nya organisationen var även väl förankrad hos perso­na­len inför omorganisationen.

Organisationen är i stora delar ändamålsenlig

Statskontoret bedömer att den nya organisationen i stora delar motsvarar syf­tet med omorganisationen. Ansvarsfördelningen mellan de centrala funk­tio­nerna och regionerna har bland annat gjort det lättare att flytta resur­ser mellan verksamhetsområden och gjort beslutsvägarna för vissa frågor kortare. Statskontoret anser också att den nya organisationen till följd av detta har blivit mer ändamålsenlig för stora delar av verksamheten. Sam­tidigt konstaterar vi att de mål som innebär att omorganisationen ska säker­ställa enhetlighet och effektivitet i verksamheten ännu inte är uppfyllda.

Den centrala styrningen får inte fullt genomslag

För att Migrationsverkets verksamhet ska bli mer effektiv och enhetlig bedö­mer Statskontoret att den centrala styrningen behöver få ett tydligare genomslag i den operativa verksamheten. I vår analys har vi identifierat ett antal hinder för detta.

Operativa chefens mandat skapar problem

Migrationsverket har lagt all kärnverksamhet under en chef, vilket är ovan­ligt för stora myndigheter. Statskontoret bedömer att det skapas en obalans av att det finns en operativ chef som ansvarar för närmare 90 procent av myndighetens årsarbetskrafter. Det extra chefsledet gör att myndighets­led­ningen kommer längre ifrån regionerna vilket försvårar styrningen. Dess­utom blir det svårare för stödfunktionerna att genomföra sina uppdrag.

Arbetet för enhetlighet och effektivitet behöver förstärkas

Det processorienterade arbetet ska bidra till enhetliga och effektiva arbets­processer. Även om det i grunden finns en positiv inställning till att arbeta mer processinriktat har målet ännu inte fått fullt genomslag i verksamheten. Det finns flera förklaringar till att arbetet inte har nått ända fram.

Kvalitetsavdelningen får inte genomslag
Statskontoret konstaterar att kvalitetsavdelningen, som ansvarar för myn­dig­hetens löpande förbättringsarbete, i allt för hög grad saknar legitimitet i regio­nerna. Den operativa delen av organisationen upplever att kvalitets­avdel­ningen inte förstår deras verksamhet och dess behov. Detta har för­svårat kvalitetsavdelningens arbete och möjlighet att stödja den operativa verk­samheten.

Tudelat ansvar försvårar genomslaget för processorienteringen
Det tudelade ansvaret mellan kvalitetschefen och den operativa chefen leder till dubbla styrsignaler, vilket medför att det blir oklart för medarbetarna vad som är prioriterat.

Ingen tydlig motpart i regionerna
För närvarande har sektionscheferna i vissa regioner processansvar, medan de i andra regioner inte har det. Avsaknaden av en tydlig motpart för den centrala styrningen i samtliga regioner har hämmat genomslaget för pro­cess­orienteringen.

Behov av strategisk styrning och ett samlat huvudkontor

Utrymmet för att hantera strategiska frågor har varit begränsat för Migra­tions­verket. Statskontoret menar att det framöver finns ett behov av en mer strategisk och samlad styrning. Ledningsgruppen diskuterar i dag i relativt liten omfattning övergripande prioriteringar. Därtill har vi sett att general­direk­tören har delegerat den långsiktiga strategiska myndighetsstyrningen till ekonomidirektören och att samordningen av huvudkontorets avdel­ningar brister. Sammantaget hämmar det en harmoniserad och strategisk styr­ning av verksamheten.

Statskontorets förslag

I rapporten lämnar Statskontoret ett antal förslag som syftar till att komma till rätta med de identifierade problemen. Statskontoret föreslår att Migra­tions­verket

  • avskaffar nivån med en operativ chef och utreder var nuvarande stöd­funktioner under den operativa chefen ska placeras
  • avskaffar kvalitetsavdelningen och förlägger förändringsarbetet och utvecklingen av processer till huvudkontoret med representanter i regio­nerna
  • fastställer sektionschefernas ansvar i processarbetet
  • säkerställer att det finns en strategisk styrning, bland annat genom att slutföra arbetet med en verksamhetsstrategi och att generaldirektören inte delegerar den långsiktiga strategiska myndighetsstyrningen
  • klargör i vilka frågor, forum och former som samverkan mellan myn­dig­hetens avdelningar ska äga rum.

Den 1 januari 2015 övergick Migrationsverket från att vara en verksamhet organiserad utifrån verksamhetsområden till en regionalt indelad organisation. Med omorganisationen ville myndigheten öka det lokala ansvaret och samtidigt stärka den centrala styrningen. Därtill ville myndigheten utveckla det processorienterade arbetssättet.

Statskontoret bedömer att genomförandet av omorganisationen generellt sett har fungerat väl och att den nya organisationen i stort motsvarar syftet med omorganisationen. Den nya ansvarsfördelningen har bland annat gjort det lättare att flytta resurser mellan verksamhetsområden och kortat beslutsvägarna för vissa frågor. 

Samtidigt konstaterar Statskontoret att den centrala styrningen inte får tillräckligt genomslag i verksamheten. För att stärka styrningen föreslår vi att Migrationsverket renodlar organisationen och avskaffar såväl kvalitetsavdelningen som nivån med en operativ chef. Migrationsverket bör också stärka sin strategiska styrning, utveckla samordningen av huvudkontoret samt fastställa ansvaret för sektionscheferna i regionerna.