Myndigheten för en effektiv statsförvaltning
Meny

Arbetsförmedlingens ledning och styrning. Delrapport om förändringsarbetets genomslag

Sammanfattning av Arbetsförmedlingens ledning och styrning. Delrapport om förändringsarbetets genomslag

Arbetsförmedlingens verksamhetsutveckling har varit eftersatt och det har funnits problem kopplade till myndighetens ledning och styrning. Myndig­heten inledde därför 2014 ett förändringsarbete, benämnt förnyelseresan, som ska vara slutfört 2021. Det handlar bland annat om att utveckla tjänste­ut­budet, öka digitaliseringen och förbättra arbetsgivarkontakterna. Myndig­heten ska också införa ett så kallat självledarskap som ger chefer och med­arbetare ett större ansvar.

Statskontoret har fått regeringens uppdrag att analysera Arbets­förmed­lingens interna ledning, styrning och uppföljning. I uppdraget ingår inte att ompröva Arbetsförmedlingens uppdrag. I denna delrapport redovisar vi sär­skilt vilket genomslag förändringsarbetet har fått för arbetsförmedlarnas utrymme att göra professionella bedömningar och ge individuellt anpassad hjälp till arbetssökande och arbetsgivare.

Statskontoret ska lämna en slutrapport senast den 28 februari 2019.

Statskontorets sammanfattande bedömning

Statskontoret bedömer att grunderna för styrningen och förändringsarbetet i stort är motiverade och förhållandevis väl förankrade. Men det finns också ett stort behov av att Arbetsförmedlingen nu konkretiserar förändrings­arbe­tet för lokala chefer och arbetsförmedlare och genomför åtgärder för att för­bättra förutsättningarna för arbetsförmedlarna att göra professionella be­döm­­ningar och ge stöd.

Medarbetarna ser överlag positivt på förändringsarbetets innehåll, även om arbetsförmedlare som har arbetet länge på myndigheten inte är lika positiva. Däremot har förnyelseresan ännu inte lett till tydliga resultat för arbets­sökande och arbetsgivare. De har till exempel hittills inte blivit mer nöjda med Arbetsförmedlingens service.

Arbetsförmedlingen behöver ta nästa steg

Statskontoret bedömer att förändringsarbetets övergripande inriktning är relevant. Det utgår från tidigare identifierade problem för myndigheten. Arbets­förmedlingen har förankrat inriktningen och följer systematiskt upp arbetet. Men endast var fjärde arbetsförmedlare märker än så länge av kon­kreta förbättringar i sin arbetssituation. Flera kriterier för ett effektivt genom­­förande är ännu inte uppfyllda. Myndighetens styrning av för­ändrings­arbetet är förhållandevis svag. Cheferna saknar också stöd och ut­rymme för sitt ledarskap, vilket leder till att det inte heller blir tydligt för arbets­förmedlarna vad förändringarna innebär i praktiken. Statskontoret bedömer att Arbetsförmedlingen behöver ta nästa steg i förändringsarbetet och utveckla stödet till cheferna.

Möjligheterna att göra bedömningar behöver förbättras

Förändringsarbetet ska öka arbetsförmedlarnas utrymme att göra pro­fession­ella bedömningar och ge anpassat stöd. En professionell bedömning inne­bär att arbetsförmedlarna ska göra individuella anpassningar för att möta den enskildes behov samtidigt som de ska följa regelverken som syftar till att skapa enhetlighet i handläggningen.

Arbetsförmedlarna upplever att de får större utrymme än tidigare av sina chefer att vara självgående i arbetet. Men det är en minoritet av dem som anser att förnyelseresan hittills har förbättrat deras förutsättningar att göra be­dömningar. Statskontorets utvärdering visar att det finns flera hinder.

Brister i IT-stöden skapar problem för arbetsförmedlarna

Arbetsförmedlarna upplever att administration tar tid från viktigare upp­gifter. En orsak är att IT-stöden varken hänger ihop sinsemellan eller är inte­grerade med handläggarstöden. Det är få arbetsförmedlare som anser att de får hjälp av IT-stöden när de ska göra bedömningar.

Självledarskapet ger inte tillräcklig vägledning

Det finns tecken på att självledarskapet har lett till ett ökat handlings­ut­rymme för arbetsförmedlarna. Men det är ett vagt begrepp som lämnar ut­rymme för olika tolkningar. Varken chefer eller arbetsförmedlare får till­räck­lig vägledning i att tolka vad självledarskapet innebär i praktiken. Det har lett till att de lokala cheferna delvis har backat i sin ledning och ibland lämnar över ett för stort ansvar till medarbetarna.

Myndigheten saknar kunskap om vilka arbetssätt som är effektiva

Det är än så länge oklart vilka arbetssätt inom myndigheten som är effek­tiva. Arbetsförmedlingen har dock utvecklat en modell som kan användas för att mer systematiskt identifiera framgångsfaktorer.

Ny organisation innebär möjligheter och risker

Arbetsförmedlingen har beslutat att införa en ny organisation. Den ger arbets­förmedlarna möjlighet att specialisera sig mer, vilket ger dem bättre för­utsättningar för att överblicka sitt arbete. Samtidigt innebär en stor om­organisation alltid en risk för att resultatet tillfälligt påverkas negativt.

Den interna styrningen behöver bli mer sammanhållen

Statskontoret bedömer att det har blivit tydligare hur olika delar i Arbets­förmedlingens interna styrning hänger samman. Myndigheten har infört en styr­modell och verksamhetsplaneringen och uppföljningen har blivit mer struktur­erad. Men Statskontoret anser att myndigheten behöver säkerställa att styrningen blir sammanhållen för hela myndigheten. De lokala cheferna vet inte alltid inom vilka ramar de ska styra eller hur de ska prioritera i verksamheten. Det kan leda till att olika delar av myndigheten styrs efter delvis skilda principer och prioriteringar. Det breda förändringsarbetet gör det än viktigare att styrningen blir mer sammanhållen.

Statskontorets förslag

Statskontoret föreslår att Arbetsförmedlingen

  • säkerställer att styrningen blir mer sammanhållen så att det blir tydligt för lokala chefer inom vilka ramar de ska styra och prioritera
  • prioriterar de delar inom förändringsarbetet som har störst potential att förbättra för arbetsförmedlarna i deras dagliga arbete, framför allt IT-stöden
  • utvecklar stödet till lokala chefer om förändringsarbetet så att det även tar sikte på den operativa verksamheten, bland annat hur självledar­skapet ska tolkas i praktiken
  • mer systematiskt och generellt identifierar effektiva arbetssätt
  • analyserar orsakerna till varför arbetsförmedlare som arbetat länge inte är lika positiva till förändringsarbetet.

Statskontoret har analyserat Arbetsförmedlingens ledning, styrning och uppföljning. I denna delrapport har vi bland annat undersökt hur Arbetsförmedlingens förändringsarbete, den så kallade förnyelseresan, har påverkat arbetsförmedlarnas möjligheter att göra professionella bedömningar och ge individuellt anpassat stöd till arbetssökande och arbetsgivare.

Statskontoret bedömer att förändringsarbetets övergripande inriktning är relevant. Men endast var fjärde arbetsförmedlare märker än så länge av konkreta förbättringar i sin arbetssituation. Flera kriterier för ett effektivt genomförande är ännu inte uppfyllda. Myndighetens styrning av förändringsarbetet är förhållandevis svag. Cheferna saknar också stöd och utrymme för sitt ledarskap.