Arbetet mot korruption ska bedrivas medvetet och strukturerat
Den offentliga förvaltningen ska förebygga korruption och andra oegentligheter, exempelvis otillåten påverkan. Arbetet mot korruption ska bedrivas medvetet och strukturerat och vara en ständigt pågående process i statliga myndigheter, kommuner och regioner. På den här sidan presenterar vi fyra centrala delar som arbetet mot korruption bör omfatta, oavsett verksamhetens karaktär och storlek. Vi ger också förslag på aktiviteter, åtgärder och en process som kan tjäna som inspiration för ert arbete.
Tänk på att det alltid är viktigt att anpassa arbetssätten till er organisation och ert uppdrag. Om ni precis har påbörjat ert arbete mot korruption kan det vara mer krävande än om det har pågått ett tag. Och om verksamheten är stor, komplex och exponerad för olika typer av risker kan arbetet också ta mer tid och resurser än i en liten verksamhet med få risker.
Kom även ihåg att ert arbete ska utgå från en vid definition av vad korruption är, det vill säga att korruption är att utnyttja en offentlig ställning för att uppnå otillbörlig vinning för sig själv eller andra. Syftet med den vida definitionen är att det förebyggande arbetet ska riktas mot en bred uppsättning oönskade ageranden och aktiviteter.
Det finns stora likheter i hur det förebyggande arbetet mot korruption och otillåten påverkan ska bedrivas, inte minst eftersom otillåten påverkan kan vara det som orsakar ett korrupt agerande.
Relaterade länkar
Arbetet bygger på fyra centrala delar
Ett medvetet och strukturerat arbete mot korruption omfattar alltid ett antal centrala beslut och aktiviteter, även om det praktiska genomförandet kan skilja sig åt mellan olika organisationer. Vi har sammanfattat arbetet i fyra beståndsdelar som var och en fyller en viktig funktion. Ingen enskild del kan betraktas som tillräcklig och samtliga fyra behövs.
Dessa delar är:
- Ledning, styrning och organisering
- Analys av risker för korruption
- Förebyggande åtgärder och strukturer
- Kunskap, medvetenhet och kultur
1. Ledningen är ansvarig och skapar förutsättningar för arbetet
Du som har en ledande position i den offentliga förvaltningen har en särskilt viktig roll i arbetet mot korruption. Den högsta ledningen har ansvar för verksamheten och därmed också för ert arbete mot korruption och andra oegentligheter. Men chefer på alla nivåer i er organisation har en viktig roll, till exempel genom att ta initiativ till förebyggande aktiviteter och genom att vara förebilder för medarbetare.
Ledningen ansvarar för:
- Tonen i toppen! Genom kommunikation och ett tydligt engagemang visar ledningen på betydelsen av frågorna.
- Hur arbetet ska organiseras genom att fördela ansvar och tilldela nödvändiga resurser.
- Att fatta beslut om nödvändiga regler och vad som ska göras.
- Att lägga fast ett mål för arbetet mot korruption och andra oegentligheter.
- Att säkerställa att det finns en god samordning, om ansvaret är uppdelat mellan olika funktioner.
- Att säkerställa att särskilt viktiga stödfunktioner har inflytande i organisationens strategiska beslut.
- Att säkerställa att incidenter rapporteras och hanteras.
- Att misstänkta brott polisanmäls.
- Att sträva efter öppenhet vid hantering av misstankar om korruption. Det är värdefullt både för att den egna myndigheten och andra ska kunna lära sig av det som inträffat samt för att bidra till förtroendet och trovärdighet inom organisationen.
- Att säkerställa att arbetet mot korruption är en ständigt pågående process och att sträva efter att integrera arbetet i befintliga processer för ledning, styrning och uppföljning.
- Att arbeta för en god förvaltningskultur i organisationen, till exempel genom att skapa förutsättningar för ett närvarande ledarskap.
Relaterade länkar
2. En analys av korruptionsrisker krävs för att anpassa insatser och åtgärder
Genom att synliggöra och analysera de korruptionsrisker som finns i er verksamhet skapar ni bättre förutsättningar för att kunna utforma effektiva åtgärder och för att kunna sätta in dessa där riskerna är som störst.
Riskanalysen kan rent praktiskt göras på olika sätt men alla organisationer bör göra en. Riskanalysen bidrar dessutom till att höja medvetenheten i organisationen och utgör ett viktigt underlag för att ge ledningen en korrekt bild av vilka korruptionsrisker som finns i verksamheten.
För att anpassa insatser och åtgärder kan ni:
- Genomför en analys av riskerna för korruption regelbundet och vid större förändringar i organisationen eller omvärlden.
- Identifiera risker som är konkreta och specifika, alternativt sårbarheter som kan finnas i organisationen.
- Identifiera bakomliggande faktorer som kan finnas i organisationen och som kan öka risken för korruption eller etablering av oönskade beteenden, exempelvis riskkulturer eller sociala normer.
- Involvera medarbetare och utsatta funktioner i arbetet med att identifiera risker och sårbarheter i organisationen.
- Värdera alternativt prioritera vilka risker som måste hanteras, av vem och när.
- Dokumentera och följa upp hur risker har hanterats.
- Integrera analysen av korruptionsrisker i övriga riskanalysarbetet.
Relaterade länkar
3. Strukturer och kontrollåtgärder förebygger
För att hantera de risker som identifierats behöver ni utveckla strukturer som verkar förebyggande samt införa vissa kontrollåtgärder. Strukturer kan till exempel handla om organisation och ansvarsfördelning men också regler, rutiner och vägledningar.
Sådana strukturer hjälper chefer och medarbetare att göra rätt vilket minskar riskerna för korruption. De kan också bidra till att skapa öppenhet och förutsägbarhet i hanteringen av vissa processer, till exempel vid rekryteringar.
Regler och kontroller kan dock medföra en kostnad i form av ökad administration och minskad tillit och bör därför alltid införas med ett tydligt syfte och användas på ett så effektivt sätt som möjligt.
För att utveckla strukturer och kontroller kan ni:
- Se över, uppdatera och vid behov utveckla tydliga, verksamhetsanpassade och lagom många interna regler och riktlinjer som har förutsättning att nå ut i organisationen och som ger chefer och medarbetare en konkret vägledning. Det kan till exempel handla om policyer för rekrytering och representation eller riktlinjer för inköp, upphandling och avtalsuppföljning.
- Utveckla och implementera rutiner som minskar risken för anställda att göra medvetna eller omedvetna fel. Det kan till exempel handla om karantänsregler vid nyanställning eller byte av tjänst eller arbetsgivare, arbetsrotation i funktioner som riskerar att etablera olämpliga relationer till leverantörer, jävsdeklarationer, tvåpersonsbeslut, behörighetsbegränsningar i it-system, och rutiner för hantering och rapportering av incidenter, brott eller andra korruptionsmisstankar.
- Införa vissa kontroller och genomföra uppföljningar. Det kan till exempel handla att analysera loggar och olovliga slagningar i databaser.
- Utveckla processer för riskbaserad kontroll av leverantörer, särskilt i branscher med förhöjd korruptionsrisk.
4. Kunskap, riskmedvetenhet och en god förvaltningskultur skapar motståndskraft
En central del av arbetet mot korruption handlar om att arbeta för en god förvaltningskultur, bland annat genom att rusta era medarbetare och chefer med rätt kunskaper och en hög riskmedvetenhet. Alla behöver till exempel ha tillräckliga kunskaper om de lagar och regler som styr offentlig förvaltning samt en grundläggande förståelse för hur korruption kan uppstå.
Kunskapshöjande insatser bidrar både till att minska risken för att anställda begår omedvetna fel och göra dem bättre rustade för att kunna uppmärksamma risker och oegentligheter i sin verksamhet.
För att stärka kunskapen och riskmedvetenheten hos anställda kan ni:
- Utbilda nyanställda om rollen som offentligt anställd och om korruption.
- Rikta fördjupade utbildningsinsatser mot nyckelfunktioner och chefer.
- Repetera regelbundet kunskapshöjande aktiviteter och informera återkommande om centrala regler och rutiner, t.ex. angående jäv och bisysslor. Använd gärna olika kommunikationskanaler. Exempelvis affischer, quiz i fikarum eller artiklar på intranätet och i personaltidning.
- Involvera medarbetare i diskussioner om risker, sårbarheter och etiska dilemman. Det utvecklar anställdas praktiska klokskap. Använd befintliga mötesformer såsom arbetsplatsträffar, enhetsmöten, personaldagar och medarbetarsamtal.
- Följa upp anställdas kunskaper om rollen som offentligt anställd och om korruption och otillåten påverkan i t.ex. medarbetarsamtal eller medarbetarundersökningar.
- Överväga att bilda en arbetsgrupp, ett internt råd eller peka ut ansvar till en funktion för att löpande ordna kunskapshöjande aktiviteter.
- Göra det enkelt för alla anställda att snabbt få svar på svåra juridiska eller etiska frågor, t.ex. genom en särskild e-postlåda eller en FAQ.
- Samverka med liknande organisationer och stärk kunskapen genom att dela erfarenheter om arbetssätt och risker.
Relaterade länkar