Till huvudinnehåll

Metod för uppföljning av det förenklingspolitiska målet om digitalisering

Sammanfattning

Förenklingspolitiken syftar till att stärka den svenska konkurrenskraften genom att göra det enklare att starta och driva företag. Statskontoret har fått i uppdrag att utveckla en metod för regeringens uppföljning av ett av de nya målen för förenklingspolitiken, målet att digitalisera företagens kontakter med det offentliga. Sammantaget ska den metod Statskontoret föreslår säkerställa att regeringen har det underlag som krävs för att följa upp och redovisa till riksdagen hur det förenklingspolitiska målet om digitalisering utvecklas. Det långsiktiga målet med förenkling genom digitalisering är att företag bara ska behöva lämna en uppgift en gång och till ett ställe.

Tillgängliga uppgifter kan användas för att följa upp arbetet med att nå målet

Statskontorets slutsats är att det redan idag samlas in uppgifter som regeringen kan använda som underlag för indikatorer för att på en övergripande nivå beskriva utvecklingen mot förenklingsmålet om digitalisering. Till exempel följs statliga myndigheters digitalisering upp genom en årlig undersökning. Vi bedömer att dessa uppgifter kan användas för att belysa relevanta aspekter av målet. Samtidigt bidrar det till att inte öka de administrativa kostnaderna för myndigheter, kommuner och företag, eftersom det är uppgifter som redan samlas in. Att ta fram nya indikatorer skulle bara förbättra uppföljningen i förhållande till målet marginellt. Statskontoret bedömer att det inte vore rimligt sett till de kostnader en ny insamling av uppgifter skulle medföra. I stället bör en årlig indikatorsbaserad uppföljning kompletteras med kvalitativa och mindre frekventa uppföljningar som kan fördjupa bilen av utvecklingen mot målet.

Vi konstaterar samtidigt att det finns begränsat med uppgifter som beskriver digitaliseringen av kommunernas företagskontakter.

Statskontorets förslag till metod

Vårt förslag till metod för att följa upp förenklingsmålet om digitalisering är att kombinera två olika typer av uppföljningar. Dels föreslår vi att det varje år görs en indikatorsbaserad uppföljning, dels föreslår vi att det ungefär vart femte år genomförs en fördjupad uppföljning som även kan bygga på kvalitativa indikatorer och utvärderingar. Målet med den fördjupade uppföljningen ska vara att förbättra regeringens uppföljning av målet på längre sikt.

Våra förslag till indikatorer utgår från uppgifter som redan samlas in. Men för att resultaten ska vara relevanta för förenklingsmålet behöver de avgränsas till de myndigheter som omfattas av förordningen (2018:1264) om digitalt inhämtande av uppgifter från företag.

Vi föreslår också att uppföljningen av förenklingsmålet om digitalisering samordnas med uppföljningen av övriga förenklingspolitiska mål. Digitalisering är ett medel för att förenkla för företag, och bidrar därför också till att uppfylla övriga förenklingsmål.

Årlig uppföljning genom fyra indikatorer

Den årliga indikatorsbaserade uppföljningen som vi föreslår fångar resultaten på en förvaltningsövergripande nivå, det vill säga uppgifter som gör det möjligt att följa utvecklingen i hela förvaltningen. Men det går även att gruppera resultaten efter olika branscher eller olika myndigheters verksamhet. Vi föreslår att regeringen i första hand använder sig av fyra indikatorer som underlag för sin årliga redovisning till riksdagen:

  • andelen myndigheter och kommuner som är anslutna till den sammansatta bastjänsten för grundläggande uppgifter (SSBTGU)
  • andelen myndigheter där det är möjligt för användare att följa sitt ärende i myndighetens digitala tjänster
  • andelen myndigheter och kommuner som är anslutna till Mina meddelanden (på längre sikt även Mina ombud, Mina ärenden och Min profil)
  • antalet företag som är anslutna till digitala brevlådor.

Statskontoret bedömer att regeringen genom dessa indikatorer får en rättvisande bild av utvecklingen för relevanta aspekter av målet. Indikatorerna belyser övergripande utvecklingen sett till hur företagens uppgiftslämnande förenklas, offentliga tjänster och ärenden digitaliseras, myndigheter och kommuner samordnar sig utifrån företagens perspektiv, samt hur företagen använder digitala offentliga tjänster och ärenden.

Regeringen kan också använda sig av fyra kompletterande indikatorer, för att ytterligare förbättra uppföljningens relevans i förhållande till målet:

  • antal statliga myndigheter och kommuner som har anslutit digitala tjänster till verksamt.se
  • det totala antalet unika inloggningar till verksamt.se per år
  • andelen myndigheter som använder automatiserad handläggning som digitalt stöd i sin verksamhet
  • andelen myndigheter som återanvänder uppgifter som redan finns hos andra offentliga organisationer.

Komplettera den årliga uppföljningen med en resultatskrivelse

Vi föreslår att regeringen bör komplettera den årliga uppföljningen med en resultatskrivelse som regeringen överlämnar till riksdagen ungefär vart femte år. Resultatskrivelsen kan bidra med en fördjupad beskrivning av utvecklingen i förhållande till målet. Den kan också täcka in de aspekter av målet som kan vara svåra att fånga med kvantitativa och årliga indikatorer. Resultatskrivelsen bör också vara baserad på indikatorer men bör även innehålla en fördjupad analys av uppgifter och information, till exempel relevanta utvärderingar. Det är viktigt att skrivelsen även omfattar övriga förenklingspolitiska mål, om regeringen bedömer att det finns behov av att följa upp även dessa mål på ett fördjupat sätt.

Tillväxtverket bör få ansvar för att följa upp målet

Statskontoret föreslår att regeringen ger Tillväxtverket i uppdrag att följa upp förenklingsmålet om digitalisering genom de föreslagna indikatorerna. Det innebär att Tillväxtverket varje år ska samla in, sammanställa, analysera och avrapportera resultaten i form av en skriftlig rapport till regeringen. Regeringen bör även ge Tillväxtverket i uppdrag att ta fram underlag och förslag till vad resultatskrivelsen ska innehålla, som ska komplettera den årliga uppföljningen.

Statliga insatser för att kunna följa upp kommunernas digitalisering av företagskontakter

Företagens behov av förenkling när det gäller myndighetskontakter är som störst i mötet med kommuner. Men det finns stora variationer i hur långt kommunerna har digitaliserat sin verksamhet. Statskontoret har tidigare pekat på att kommunernas samlade administrativa börda till följd av statens styrning och uppföljning är omfattande. Därför bedömer vi att en uppföljning av kommunernas arbete med att digitalisera företagskontakter behöver föregås av statliga insatser. På så sätt kan uppföljningen avgränsas och inte bidra ytterligare till uppgiftslämnarbördan för kommuner.

Vi föreslår därför att regeringen ger relevanta sektorsansvariga myndigheter i uppdrag att utveckla standardiserade och centraliserade lösningar för kommuners digitala tjänster och ärenden riktat till företag. Det bör vara myndigheter med ansvar för områden där kommunala myndigheter hanterar mycket företagskontakter, till exempel Livsmedelsverket, Jordbruksverket och Naturvårdsverket. Regeringen bör i uppdraget ge Tillväxtverket ansvaret att följa upp de sektorsansvariga myndigheternas arbete.

Inledning

Regeringens uppdrag till Statskontoret

Statskontoret har fått i uppdrag att utveckla en metod för regeringens uppföljning av ett av de nya målen för förenklingspolitiken, målet att digitalisera företagens kontakter med det offentliga.

Genom uppdraget till Statskontoret vill regeringen få ett underlag som gör det möjligt att följa upp förenklingsmålet om digitalisering och att redovisa utvecklingen mot målet till riksdagen. I den utsträckning det är möjligt ska Statskontorets förslag säkerställa en resurseffektiv uppföljning över tid och ge en rättvisande bild av utvecklingen mot målet.

Enligt uppdraget ska vi:

  • Ta fram definitioner för vad som avses med digitala tjänster och ärenden inom ramen för uppföljningsmetoden.
  • Föreslå lämpliga indikatorer för att årligen följa utvecklingen av andelen digitala tjänster och andelen ärenden inom det offentliga som berör företag och som kan hanteras digitalt. Urvalet kan omfatta relevanta tjänster och ärenden hos såväl statliga som kommunala myndigheter.
  • Förslå en ändamålsenlig organisering av uppföljningen där utgångspunkten är att Tillväxtverket fortsatt ska ansvara för uppföljningen av de förenklingspolitiska målen.
  • Identifiera och analysera de administrativa kostnader som uppstår för företag, statliga myndigheter, kommuner och regioner till följd av uppföljningen av indikatorerna.
  • Identifiera eventuella behov av författningsändringar som behövs för genomförandet.
  • Redovisa vilka överväganden och avvägningar som ligger till grund för utformningen av metoden samt för urvalet och utformningen av indikatorerna.

Statskontoret får därutöver:

  • Föreslå kompletterande indikatorer som följs upp med längre intervall eller andra kompletterande skärningar och mätpunkter.
  • Lyfta iakttagelser som framkommit under arbetet med uppdraget som kan vara av intresse för det fortsatta arbetet med att uppnå de förenklingspolitiska målen.

Nya förenklingspolitiska mål

Förenklingspolitiken är en del av näringspolitiken. Den syftar till att förenkla företagande för att stärka den svenska konkurrenskraften och skapa fler jobb i fler och växande företag.[1] Utgångspunkten för förenklingspolitiken är att möta företagens upplevda behov av enklare regler och enklare kontakter med myndigheter.

Förenklingspolitiken bidrar också till flera andra politiska mål, till exempel det förvaltningspolitiska målet och målen för digitaliseringspolitiken. Förenklingspolitiken bidrar dessutom till att genomföra EU:s inre marknad och till att de principer om god förvaltning som finns i förvaltningslagen (2017:900) följs.

Fem nya mål för förenklingspolitiken

Regeringen lämnade i september 2021 en skrivelse till riksdagen med förslag om fem nya mål för en förenklingspolitik för stärkt konkurrenskraft, tillväxt och innovationsförmåga.[2] Målen innebär att:

  • De samlade regelverken ska utgå från proportionalitet och vara utformade så att de bidrar till att främja tillväxt, konkurrenskraft samt innovations- och omställningsförmågan i svenska företag.
  • De kostnader för svenska företag som följer av regler ska över tid minska som andel av BNP, och kostnadsutvecklingen ska vara lägre än i omvärlden.
  • Förvaltningsmyndigheters handläggningstider för ärenden som rör företag ska bli kortare och mer transparenta och den förväntade handläggningstiden ska synliggöras för den sökande i flera ärendekategorier.
  • Förvaltningsmyndigheters bemötande och service till företag ska vara företagsanpassat och väl fungerande.
  • Andelen tjänster för företagens kontakter med det offentliga som är digitala och andelen enskilda ärenden som kan hanteras digitalt, ska öka i syfte att förenkla företagens uppgiftslämnande och övriga myndighetskontakter – det långsiktiga målet är att företagen ska lämna en uppgift en gång och till ett ställe.

Nytt mål om förenkling genom ökad digitalisering

De nya förenklingspolitiska målen ersätter de förenklingsmål som gällde för perioden 2016–2020. De tidigare målen innehöll till en del målformuleringar som liknar de nya målen, till exempel att minska regelbördan för företag, minska de administrativa kostnaderna och korta myndigheters handläggningstider. Däremot är förenklingsmålet att öka digitaliseringen av det offentligas kontakter med företag helt nytt för denna målperiod.

Digitalisering är medel för att förenkla företagande

Regeringen har identifierat digitalisering som ett verktyg för att förenkla företagens kontakter med det offentliga, bland annat genom att underlätta för dem att lämna uppgifter och genom att korta handläggningstider. Digitalisering kan också bidra till att minska de kostnader företag kan få till följd av olika regler. Regeringen anser att digitala tjänster ska vara förstahandsvalet i den offentliga sektorns kontakter med privatpersoner och företag, när det är möjligt och relevant.[3]

Regeringens bedömning är att myndigheternas insatser för att öka digitaliseringen har förenklat för företag, men enbart för vissa ärendetyper och vissa branscher. Regeringen menar att det därför behövs ytterligare insatser för att digitalisering ska få ett systematiskt genomslag i myndigheternas arbete som är riktat mot företag.[4] Riksdagen har också lämnat flera tillkännagivanden till regeringen om att det förenklingspolitiska arbetet behöver intensifiera, bland annat genom ökad digital samverkan mellan myndigheter.[5]

Digitaliseringsmålet kan också bidra till att nå övriga förenklingsmål

När digitalisering ses som ett medel innebär det också att förenklingsmålet om digitalisering kan bidra till att uppfylla vissa av de övriga målen inom förenklingspolitiken. Vi ser att det gäller särskilt målen om

  • minskade kostnader för svenska företag
  • kortare och mer transparenta handläggningstider
  • företagsanpassad myndighetsservice och bemötande.

Det innebär att regeringen skulle kunna använda våra förslag till indikatorer för att även följa utvecklingen för vissa av de övriga förenklingsmålen. Men med tanke på att det uppdrag vi har gäller förenklingsmålet om digitalisering går vi inte in närmare in på uppföljningen av övriga förenklingsmål i rapporten.

Regeringens styrning och organisering av förenklingspolitiken

Det förenklingspolitiska arbetet riktar sig främst till små och medelstora företag med mellan 0–249 anställda. Detta motsvarar nästan samtliga företag i Sverige.[6] Små och medelstora företag har i regel större behov av förenklade myndighetskontakter än stora företag, eftersom de oftare saknar resurser, kompetens eller kunskap för att hantera regelverk och många myndighetskontakter.[7]

Vissa myndigheter har ett utpekat ansvar att verka för att förenkla för företag

Förenklingspolitiken är ett tvärsektoriellt område som regeringen styr både förvaltningsövergripande och inom ramen för specifika sektorer. Men det är bara vissa myndigheter som har ett utpekat ansvar att arbeta för att det ska bli enklare för företagen inom sin verksamhet, exempelvis genom att de har sådana uppgifter i sin instruktion eller för att de fått sådana regeringsuppdrag. Flera av regeringsuppdragen är kopplade till genomförandet av den nationella livsmedelsstrategin, inom vilken regeringen har genomfört insatser för att förenkla för företag inom hela livsmedelskedjan.[8]

De myndigheter som har ett särskilt ansvar som är utpekat av regeringen att arbeta för att göra det enklare för företag är följande:

Tillväxtverket har i uppgift att utveckla och genomföra insatser som främjar förenkling för företag. Myndigheten ansvarar för att genomföra insatser för att nå regeringens förenklingsmål och tar fram förslag på hur detta arbete kan bedrivas effektivare. Myndigheten har varit ansvarig för att följa upp de tidigare förenklingspolitiska målen.

Bolagsverket är ansvarig myndighet bland annat för olika företagsregister, och har därför flera uppdrag och återrapporteringskrav som hänger samman med arbetet att förenkla för företag. Exempelvis ska myndigheten tillhandahålla behovsanpassad och lättillgänglig information och service av hög kvalitet för företag.[9]

Livsmedelsverket har inom ramen för den nationella livsmedelsstrategin[10] flera uppdrag och återrapporteringskrav kring åtgärder som ska förenkla för företag inom livsmedelskedjan. Myndigheten ska bland annat redovisa hur myndigheten arbetar för att minska den administrativa bördan för företag.[11]

Länsstyrelserna har ett ansvar för regional tillväxt och för att arbeta för att förenkla för företag i sin verksamhet. Länsstyrelserna har flera regeringsuppdrag kopplat till förenklat företagande, till exempel att redovisa hur de har arbetat för att främja att kommunerna agerar för förenklat företagande i sin handläggning av bland annat livsmedelskontrollen.[12]

Regeringen avser att följa upp även övriga förenklingspolitiska mål

Regeringen har i den förenklingspolitiska skrivelsen aviserat att den avser att ge ett förnyat förenklingsuppdrag till ett strategiskt urval av myndigheter för att bland annat följa upp målen om myndigheternas bemötande av företag och handläggningstider.[13] Regeringen har ännu inte fattat beslut om något sådant uppdrag.

Nitton myndigheter hade tidigare i uppdrag att arbeta för att förenkla för företag

Nitton myndigheter hade under perioden 2014–2020 särskilt i uppdrag att förenkla för företag inom sina ansvarsområden med utgångspunkt i förenklingsmålen.[14] Tillväxtverket hade i uppgift att följa upp myndigheternas arbete.[15]

Två förordningar viktiga för digitaliseringen av myndigheters kontakter med företag

Särskilt två förordningar berör förenklingsmålet om digitalisering. Det är förordningen (2018:1264) om digitalt inhämtande av uppgifter från företag och EU-förordningen om en gemensam digital ingång till Europa, Single Digital Gateway (SDG).

Förordningen om digitalt inhämtande av uppgifter från företag (2018:1264)

Förordningen om digitalt inhämtande av uppgifter från företag syftar till att förenkla för företag att starta, driva och avveckla sin verksamhet genom att underlätta deras kontakter med myndigheter och underlätta för dem att lämna uppgifter till myndigheter. Enligt förordningen ska en myndighet så långt det är möjligt återanvända uppgifter som redan finns tillgängliga inom statsförvaltningen så att företag inte behöver lämna samma uppgifter flera gånger. Förordningen riktas till 67 myndigheter. Tillväxtverket och Bolagsverket ansvarar för att följa upp förordningen.

Regeringen avser också att ge Statskontoret i uppdrag att följa upp hur de berörda myndigheterna har arbetat med att tillämpa förordningen om digitalt uppgiftslämnande. Det kommer bland annat att handla om i vilken utsträckning företag behöver lämna uppgifter bara en gång och till ett ställe.[16]

Förordningen om en gemensam digital ingång till Europa – Single Digital Gateway (EU) 2018/1724.

Förordningen om en gemensam digital ingång till Europa – Single Digital Gateway (SDG-förordningen) syftar till att skapa en gemensam digital ingång till myndigheters information och digitala tjänster. Förordningen ska lägga grunden för EU-portalen Your Europe som ska göra det enklare för privatpersoner och företag att få information exempelvis när de vill driva företag i ett annat EU-land. Myndigheten för digital förvaltning, DIGG, är utsedd som nationell samordnare i Sverige och har tagit fram en plan för att genomföra förordningen. Förordningen ska vara införd den 12 december 2023.

Digitaliseringspolitiken har även betydelse för förenklingsområdet

Det pågår också flera övriga insatser inom digitaliseringspolitiken som syftar till att stärka den digitala infrastrukturen (bredband, digital post m.m.) vilket påverkar förutsättningarna för att uppfylla förenklingsmålet om digitalisering. DIGG har exempelvis i uppdrag att etablera en förvaltningsgemensam digital infrastruktur för informationsutbyte kallad Ena.[17] Ena syftar bland annat till att i större utsträckning tillhandahålla samlad service och information till privatpersoner och företag från flera myndigheter.

Regeringen styr inte kommunernas förenklingsarbete

Förenkling för företag är inte en obligatorisk uppgift för kommunerna och det är därmed den enskilda kommunen som bestämmer om och hur de ska arbeta med frågan. Kommunala myndigheter styrs visserligen av förvaltningslagens bestämmelser om god service och tillgänglighet (2017:19). Men det är upp till varje enskild kommun att bestämma på vilket sätt servicen ska ske, exempelvis om den ska ske digitalt eller icke-digitalt. Digitalisering kan vara väldigt kostsamt särskilt för små kommuner. Studier visar att det finns stora variationer mellan, kommunerna när det gäller i vilken utsträckning de har digitaliserat sin verksamhet, och att större kommuner är digitaliserade i större utsträckning än små.[18]

Vi har genomfört uppdraget i fyra steg

När vi genomfört vårt arbete har vi utgått från ställningstagandena i skrivelsen om de nya målen för förenklingspolitiken.[19] Vi har även utgått ifrån det som står i uppdraget om att våra förslag ska bidra till en ändamålsenlig och resurseffektiv uppföljning. Vi utvecklar våra resonemang om detta i kapitel 2.

Steg 1: Inventera befintliga data och uppgifter

I ett första steg har vi tagit del av erfarenheter från tidigare uppföljningar, inventerat vilka uppgifter och data som redan finns att tillgå när det gäller statliga och kommunala myndigheters utbud av digitala tjänster och hur företagen använder dessa. Vi har genomfört den inventeringen genom att intervjua personer på ett urval av myndigheter med mycket företagskontakter och hos Sveriges Kommuner och Regioner (SKR), samt genom att gå igenom rapporter och myndigheters årsredovisningar.

Steg 2: Inventera företagens och olika branschers behov

I ett andra steg har vi inventerat företagens uppfattningar om vilka tjänster, typer av ärenden, eller moment i ärendeprocessen, som företag uppfattar som viktigast att förenkla genom digitalisering. Vi har genomfört den inventeringen genom att intervjua företrädare för branschorganisationer och för näringslivet. Vi har också tagit del av myndigheters uppföljningar av företags uppfattningar och behov.

Steg 3: Ta fram förslag till metod och indikatorer och analysera måluppfyllelse

I det tredje steget har vi arbetat med att ta fram förslag på en metod för att följa upp förenklingsmålet om digitalisering, samt ett antal indikatorer. När vi tagit fram förslaget har vi utgått från inventeringen av uppgifter som redan finns tillgängliga och Statskontorets erfarenheter av att ta fram indikatorer och uppföljningssystem inom andra områden.[20] Vi har också diskuterat olika organisatoriska lösningar för uppföljningen med berörda myndigheter.

Steg 4: Analysera konsekvenser av förslag

I det fjärde och avslutande steget har vi analyserat konsekvenserna av förslaget samt analyserat nyttan av metoden i förhållande till kostnaden.

Projektgrupp och kvalitetssäkring

Vår projektgrupp har bestått av strateg Kristina Althoff, utredarna Gabriella Jansson, Susanne Johansson (projektledare) och Sanna Wallin. Projektet har även biståtts av Ellinor Blom Lussi (praktikant).

Rapporten har kvalitetssäkrats genom Statskontorets interna rutiner.

Externa kontakter

Vi har i enlighet med uppdraget hämtat in synpunkter från Tillväxtverket och DIGG. Synpunkterna har vi hämtat in genom avstämningar med respektive myndighet. Tillväxtverket och DIGG har också fått möjlighet att lämna synpunkter på delar av rapporten.

Därutöver har vi också inhämtat synpunkter från SKR. Under arbetet har vi även haft dialog med företrädare för näringslivet och branschorganisationer, vilket ingick i uppdraget.

Rapportens disposition

I kapitel 2 presenterar vi vår analys av företagens behov av hur myndighetskontakter kan förenklas genom digitalisering och hur myndigheterna arbetar med dessa frågor. Vi redogör också för hur vi definierar digitala tjänster och ärenden.

I kapitel 3 redogör vi för våra utgångspunkter för metoden för att följa upp förenklingsmålet om digitalisering, och vilka avgränsningar vi gjort. Vi redogör också för våra utgångspunkter för hur vi valt indikatorer.

I kapitel 4 redovisar vi vår kartläggning av vilka uppgifter och indikatorer, som regeringen kan använda sig av för att följa upp det förenklingspolitiska målet om digitalisering. Vi analyserar för- och nackdelar med olika uppgifter och indikatorer, samt bedömer hur relevanta de är för att kunna följa hur arbetet med att nå målet går.

I kapitel 5 redogör vi för våra förslag till hur regeringen kan följa upp det förenklingspolitiska målet om digitalisering årligen respektive på längre sikt. Vi redogör också för de administrativa kostnaderna för våra förslag och hur ansvaret för metoden för uppföljning kan organiseras.

Företagens upplevda behov av förenkling genom digitalisering

Det övergripande syftet med förenklingspolitiken är att göra det enklare att starta och driva företag i Sverige. Att starta och driva företag innebär att alla företag i varierande grad behöver komma i kontakt med myndigheter. Digitalisering är ett sätt att förenkla företagens kontakter med myndigheter.

I det här kapitlet redogör vi för vår analys av vilken typ av myndighetskontakter som företagen upplever att det är relevant att förenkla genom digitalisering. Vi beskriver också övergripande hur myndigheterna arbetar för att digitalisera sina kontakter med företagen, och vilka utvecklingsbehov både statliga och kommunala myndigheter har.

Vi börjar med att beskriva hur vi definierar digitala tjänster och ärenden, för att göra det tydligt vad det är som ska följas upp när det gäller förenklingsmålet om digitalisering.

Sammanfattande iakttagelser

  • En digital tjänst är en aktivitet eller en funktion som levereras helt eller delvis med stöd av digitala verktyg till en mottagare. Ett digitalt ärende är ett antal moment eller sekvenser som tillsammans utgör en process, där uppgifter och handlingar är digitala. Men digitala tjänster och ärenden innebär i praktiken olika saker för olika myndigheter.
  • Företag anser att det viktigaste när det gäller att förenkla företagens myndighetskontakter är att minska antalet regler, inte i första hand att digitalisera. Skälet till detta är att det främst är mängden regler som leder till att företag måste ha kontakt med myndigheter. Att ett ärende eller en tjänst digitaliseras innebär inte per automatik att antalet kontakter ett företag måste ha med myndigheter minskar.
  • Företag som behöver ha många myndighetskontakter är ofta verksamma i branscher där det finns många regler som företagen måste följa. Digitala tjänster kan bidra till att förenkla företagens kontakter med myndigheter, och därmed minska företagens upplevda regelbörda.
  • Företagen uppfattar att digitalisering kan bidra till att förenkla deras myndighetskontakter om det innebär att företaget kan lägga mindre tid på att lämna uppgifter, om företag kan följa sitt ärende digitalt utan ytterligare kontakter, samt om tjänsterna och informationen från myndigheter och kommuner är samordnade.

Digitala tjänster och ärenden

Förenklingsmålet om digitalisering anger att andelen digitala tjänster och ärenden ska öka, bland annat för att underlätta företagens kontakter med det offentliga. Men vi har i vår kartläggning sett att digitala tjänster och ärenden kan betyda olika saker för olika myndigheter. Det beror i första hand på att myndigheters uppgifter och verksamhet varierar, till exempel om en myndighet främst arbetar med handläggning eller främst hanterar register eller statistik. Myndighetens digitala mognad kan också påverka vad den betraktar som en digital tjänst. För att fånga variationen, och inte riskera att utesluta vissa verksamheter, bedömer vi att definitionerna av digitala tjänster och ärenden behöver vara relativt breda.

Digitala tjänster

En digital tjänst[21] är en aktivitet eller funktion som levereras till en mottagare helt eller delvis med stöd av digitala verktyg. Det kan exempelvis handla om att en tjänst levereras via en myndighets webbplats eller via en digital applikation. Mottagaren kan vara intern, till exempel en handläggare, eller extern, till exempel ett företag eller en privatperson. Vi fokuserar i denna rapport enbart på externt riktade tjänster till företag. Exempel på digitala tjänster för företag är digital inlämning av årsredovisning, registrering av olika anläggningar för djur eller ansökan om F-skattsedel. Digitala tjänster behöver vara integrerade med verksamhetssystem för att processen ska vara så effektivt digitaliserad som möjligt.[22]

Digitala ärenden

Handläggning av ett ärende består oftast av ett antal moment eller sekvenser som tillsammans utgör en ärendehanteringsprocess. Det kan till exempel handla om att företaget ansöker om ett tillstånd av något slag. Från myndighetens perspektiv pågår ärendeprocessen från det att ett ärende kommer in och registrerats till dess att myndigheten fattat beslut eller har expedierat ärendet. Ur företagens perspektiv börjar ärendet ofta tidigare, till exempel redan när företaget ska hämta in rätt information om hur de ska ansöka, var ansökan ska skickas, och hur processen ser ut.[23] Det innebär att myndigheters och företagens uppfattningar om vad som är ett ändamålsenligt sätt att hantera ett ärende digitalt kan vara olika.

Digital ärendehantering innebär att uppgifter och handlingar i ärendehanteringen är digitala. Men det betyder inte att handläggningen och beslutsfattande sker helt automatiskt, det som brukar kallas automatiserad handläggning.[24] Såväl en automatiserad som digital ärendehantering kan ofta kräva att en handläggare manuellt hanterar delar av ärendet.[25]

Företagen önskar i första hand förenkling genom minskade regler

Vår kartläggning visar att de förenklingar företagen i första hand vill ha handlar om att minska antalet regler de måste förhålla sig till eller att förenkla olika typer av regler. Det handlar exempelvis om hur myndigheterna väljer att tolka eller tillämpa olika regler.[26] Att det finns många regler gör i allmänhet att företagen behöver ha många kontakter med myndigheter.

Men att digitalisera enskilda tjänster eller ärendeprocesser innebär inte per automatik att företagen behöver ha färre kontakter med myndigheter. Därför är det inte självklart att digitaliseringen förenklar för företag. Långt ifrån alla företag vill se fler digitala lösningar. Det är ungefär 10 procent av företagen som tycker att det är ett stort problem att myndigheter har få digitala tjänster.[27]

Digitalisering bidrar främst till förenkling i regeltunga branscher

Det är i första hand företag som har många kontakter med myndigheter som tror att digitala tjänster skulle kunna förenkla deras kontakter med myndigheter. Dessa företag finns ofta i branscher där det finns mycket regler, och där företagen inte sällan behöver ha kontakter med såväl olika statliga myndigheter som med kommuner. Företag i livsmedelsbranschen och inom gröna näringar (jordbruk, skogsbruk och fiske) behöver ofta ha många kontakter med myndigheter.[28]

Många av företagens offentliga kontakter är med kommuner och länsstyrelser

Många företag har ofta mer kontakter med kommunala än med nationella myndigheter. Kommunerna hanterar i regel mycket av den tillsyn och de tillstånd som gäller företagen. Det gäller särskilt inom vissa branscher, som restaurangbranschen och besöksnäringen.[29] Länsstyrelsernas tillstånds­ och tillsynsarbete inom flera branscher innebär att de också har mycket kontakter med företag.[30] Företag är generellt mer nöjda med kontakten med statliga myndigheter (44 procent) än kommuner (40 procent). Minst nöjda är företagen med kontakten med länsstyrelserna (33 procent).[31]

Kommunernas digitalisering har kommit olika långt

Ungefär en fjärdedel av företagen skulle vilja att fler av företagets ärenden i kommunen hanterades mer digitalt.[32] Kommunerna har kommit olika långt med sitt arbete att digitalisera den del av sin verksamhet som är riktad till företag. En förklaring är att kommunerna har olika förutsättningar. Det är mer vanligt att större kommuner erbjuder företag att sköta sina kontakter digitalt än att små kommuner gör det. Digitalisering är dels en fråga om hur mycket resurser kommunen har, dels saknar många mindre kommuner incitament att digitalisera eftersom det ofta bara rör sig om ett fåtal ärenden per år.[33] Det innebär att både möjligheten och processen för att ansöka om exempelvis ett tillstånd varierar mellan kommunerna.[34]

Företagen efterfrågar förenkling genom digitalisering inom vissa områden

Det är i första hand för företag som har många och olika myndighetskontakter som digitalisering kan bidra till förenklade myndighetskontakter. I vår analys av företagens uppfattningar om och hur digitalisering kan bidra till förenkling för företag har vi identifierat tre huvudsakliga områden.

Företag vill

  • slippa lämna samma uppgift flera gånger och till flera olika ställen
  • ha möjlighet att följa sitt ärende digitalt
  • att information och tjänster i första hand är samordnade utifrån företagens perspektiv.

Vi beskriver dessa områden närmare i följande avsnitt. Vi beskriver även övergripande myndigheternas och kommunernas pågående arbete när det gäller dessa områden, samt deras huvudsakliga utvecklingsbehov.

Företag vill slippa lämna samma uppgift flera gånger

Många företag upplever att det är tidskrävande och onödigt att de ofta behöver lämna samma uppgifter flera gånger till olika statliga och kommunala myndigheter.

Undersökningar visar att företag uppfattar just att lämna uppgifter till myndigheterna som ett av de största problemen med att driva företag. Drygt 25 procent av företagen upplever detta som ett stort problem.[35] Hur stort problemet företagen tycker det är beror bland annat på vilken bransch företagen tillhör, och på hur stora krav på att lämna uppgifter som finns kopplat till branschen. Ungefär 44 procent av företagen inom gröna näringarna upplever att mängden uppgifter de ska lämna till myndigheter är ett stort problem.[36]

En orsak till att företag uppfattar att de ofta måste lämna samma uppgifter flera gånger är att vissa branscher omfattas av flera krav att lämna uppgifter, och att myndigheterna inte har samordnat sitt inhämtande av uppgifter. Det kan också finnas krav på att företag ska lämna samma uppgifter till både myndigheter och kommuner. Det kan exempelvis handla om olika typer av grunddata om företaget, men det kan också vara uppgifter till den officiella statistiken. Inom restaurangbranschen kan ett företag behöva lämna uppemot 370 olika uppgifter till myndigheter (nationella, regionala och kommunala), varav hälften är specifika för den branschen.[37]

Den sammansatta bastjänsten syftar till att minska uppgiftslämnandet

Inom förvaltningen pågår olika insatser för att samordna och förenkla för företagen att lämna uppgifter. Ett exempel är den sammansatta bastjänsten för grundläggande uppgifter om företag (SSBTGU) som Bolagsverket tillhandahåller, tillsammans med Skatteverket och Statistiska centralbyrån (SCB). Genom tjänsten kan flera myndigheter återanvända andra myndigheters grundläggande uppgifter om företagen, exempelvis företagsnamn, postadress, företagets status och momsregistrering. Bastjänsten innebär att en myndighet inte ska behöva fråga efter samma uppgifter flera gånger från ett och samma företag. Myndigheter använder i dag uppgifter från SSBTGU bland annat för att fylla i information till deras digitala tjänster som är riktade till företag.

Få kommuner och myndigheter är anslutna till bastjänsten

Företag behöver ofta lämna samma uppgifter både till statliga och kommunala myndigheter. Utifrån företagens perspektiv skulle det därför underlätta om fler myndigheter och kommuner anslöt sig till SSBTGU. Knappt 40 procent av kommunerna (115 stycken) var 2021 anslutna till SSBTGU. Det finns flera skäl till att kommuner väljer att inte ansluta sig till bastjänsten, till exempel att kommunen saknar tekniska förutsättningar eller redan har egna system. Bastjänsten hanterar för närvarande även bara grundläggande uppgifter från vissa myndigheter.[38]

Den förvaltningsgemensamma digitala infrastrukturen är fortfarande under utveckling

Bolagsverket arbetar för närvarande med att utveckla SSBTGU till Grunddatadomän företag.[39] Domänen ska bli en del inom den förvaltningsgemensamma digitala infrastrukturen, Ena. Ena består av ett antal olika så kallade byggblock som syftar till att förbättra och samordna myndigheternas service och information till privatpersoner och företag. Ena syftar också till att myndigheter ska kunna utbyta och samordna information på ett säkert och effektivt sätt. Byggblocken omfattar bland annat ett antal digitala tjänster som ska underlätta kommunikationen med privatpersoner och företag:

  • Digital post innebär att kommuner, regioner och statliga myndigheter via infrastrukturen Mina meddelanden skickar digital post på ett säkert sätt till privatpersoner och företag.[40] Företag kan ansluta sig till och få posten via de digitala brevlådorna Min myndighetspost (statens digitala brevlåda) eller de privata leverantörerna Kivra och Digimail.[41]
  • Mina ärenden syftar till att standardisera återkopplingen i ärenden så att det blir möjligt att visa rätt uppgifter vid rätt tillfälle, och ska ge användaren mer insyn och kontroll över sina ärenden. Mina ärenden planeras att introduceras i juni 2023.[42]
  • Mina ombud är särskilt relevant för små företag som ibland behöver använda ombud för att de själva saknar relevant kompetens bland annat för att göra olika ansökningar och uppfylla kraven i vissa lagar. Mina ombud planeras att lanseras under hösten 2023.[43]
  • Min profil är under utveckling. Den syftar till att ge användaren rådighet över sin information hos offentliga aktörer.

De flesta av dessa byggblock är fortfarande under utveckling. Idag kan myndigheter, företag och privatpersoner använda byggblocket Digital post.

Svårt för företag att följa sitt ärende digitalt

Många företag uppfattar också att myndigheternas handläggningsprocesser inte är transparenta och svåra att följa.[44] Det kan handla om när en handling har kommit in till myndigheten, om handlingen behöver kompletteras, eller när myndigheten har beslutat i ett ärende. Idag menar företag att det händer att de får olika besked från olika handläggare om var i processen ett ärende befinner sig.[45] Det kan leda till att företaget kan behöva kontakta myndigheten på andra sätt, vilket kan förlänga handläggningstiden och försvåra för företaget att planera sin verksamhet.

Företagen skulle också i större utsträckning vilja ha kortfattad information och snabba svar på frågor. Många företag menar att de kan acceptera långa handläggningstider om de på förhand får information om tidsramarna i ärendet.[46]

Flera myndigheter ger inte företag möjligheten att följa ärenden digitalt

Vissa myndigheter har gjort det möjligt för användare att följa sitt ärende och få information om ärendet digitalt. I funktionen Mina sidor har även vissa myndigheter samlat användarnas olika ärenden och frågor på ett ställe, vilket kan underlätta företagens kommunikation med myndigheten. Men det innebär inte alltid att det går att följa hela ärendeprocessen digitalt. Undersökningar visar att en betydande andel myndigheter fortfarande inte ger användare möjligheten att följa sitt ärende genom digitala tjänster, eller att det enbart är möjligt för vissa digitala tjänster.[47] I 60 procent av kommunerna kan ett företag fortfarande inte följa processen för något ärende digitalt.[48]

Ett skäl till att myndigheterna inte kan skapa en fullt ut digitaliserad ärendehantering är att den digitala infrastrukturen inte är fullt utvecklad. Ett exempel är att många myndigheter saknar möjligheten till digital signering (e-signering).[49] Det innebär att när ett företag fyllt i en blankett digitalt behöver den ändå skrivas ut, undertecknas och skickas till den berörda myndigheten. Det kan vara så även om myndigheten i övrigt har en digitaliserad ärendehantering. Myndigheter väljer också ofta att digitalisera ärendeprocesser där det finns stora volymer av ärenden.[50] För ärendeslag med små volymer är det sällan kostnadseffektivt för en myndighet eller kommun att digitalisera. Det innebär att myndigheter och kommuner med små ärendeflöden väljer att inte digitalisera hanteringen av vissa ärendeslag.

Företag vill ha samordnad information och samordnade tjänster från myndigheter

Företagen skulle också gärna se att myndigheter samordnade sina tjänster och den information de ger, till exempel utifrån olika företagshändelser. Idag följer myndigheters tjänster och information ofta förvaltningens organisering i stället för företagens behov och perspektiv. Det leder bland annat till att företag behöver vända sig till flera olika myndigheter eller kommunala förvaltningar i ett och samma ärende. Exempel på företagshändelser är att starta företag, ansöka om olika typer av tillstånd, bidrag eller stöd. Information och tjänster kan till exempel samordnas genom en webbaserad portallösning för olika typer av branschövergripande eller branschspecifika händelser. Men information och tjänster kan också samordnas individuellt, per företag, via funktioner som Mina sidor eller Digital Post eller liknande.

Verksamt.se – företagsportalen som samordnar myndigheters information och tjänster

Den webbaserade portalen verksamt.se är sedan 2009 det främsta exemplet på samordnad digital information och digitala tjänster från olika myndigheter till företag. Portalen drivs av Tillväxtverket tillsammans med Bolagsverket, Arbetsförmedlingen och Skatteverket, men en rad olika myndigheter har anslutit sin information och sina digitala tjänster till portalen. Informationen och tjänsterna utgår från företagshändelserna starta, driva, utveckla och avveckla företag. Även vissa kommuner har anslutit sig till verksamt.se, bland annat inom ramen för samverkansprojektet Serverat som bland annat omfattar restaurangbranschen och besöksnäringen.Verksamt.se omfattar inte finansiella tjänster, hälso- och sjukvårdstjänster eller spelverksamhet vilket gör att plattformen inte innehåller tjänster och information som gäller alla branscher.

Utvecklingen av verksamt.se ska förbättra samordningen av myndighetskontakter för företag

Det finns för närvarande ett behov av att utveckla verksamt.se, bland annat genom att tillföra tjänster och information från fler myndigheter och kommuner.[51] Tillväxtverket arbetar också med att utveckla verksamt.se tillsammans med övriga ansvariga myndigheter när det gäller teknik, tjänster och innehåll. En ny plattform beräknas i drift vid årsskiftet 2022/2023. Den nya plattformen ska möjliggöra utvecklingen av verksamt.se till ett digitalt ekosystem, vilket innebär att tjänster från flera olika aktörer kan sättas samman utifrån användarnas behov på ett obegränsat antal sätt och platser. Fler aktörer ska därmed kunna erbjuda digitala tjänster på verksamt.se och data ska kunna hämtas från olika aktörer via API:er[52] och bastjänsten för grunddata.[53]

Utgångspunkter för metoden och indikatorerna

I det här kapitlet redogör vi för de utgångspunkter som ligger till grund för våra förslag till metod och indikatorer för att följa upp förenklingsmålet om digitalisering. I kapitlet beskriver vi också de krav som bör ställas på de indikatorer som ska ingå i metoden för att kunna ge en tillförlitlig och rättvisande beskrivning av utvecklingen. Vi redogör också för hur vi kommer bedöma indikatorernas relevans.

Sammanfattande utgångspunkter

  • Vårt förslag till metod syftar till att följa upp en del av förenklingspolitiken. Indikatorerna ska sammantaget visa på utvecklingen mot förenklingsmålet om digitalisering.
  • En årlig uppföljning av arbetet med att nå målet kan kompletteras med fördjupade, kvalitativa uppföljningar som genomförs mer sällan.
  • Vår utgångspunkt är att metoden ska avgränsas till att omfatta myndigheter med företagskontakter och vara så resurseffektiv som möjligt, dvs. inte bidra med onödiga administrativa kostnader för myndigheter, kommuner eller företag.
  • Indikatorerna behöver uppfylla vissa kriterier för att kunna ge en tillförlitlig och rättvisande bild av utvecklingen mot målet. Bland annat ska de vara tillgängliga, tillförlitliga och relevanta.
  • Vi kommer att bedöma hur pass relevanta indikatorerna är utifrån olika aspekter av målet. Indikatorerna behöver belysa utvecklingen vad gäller förenklingen av företagens uppgiftslämnande, digitaliseringen av myndigheters tjänster och ärenden, samordningen av digital information och tjänster utifrån företagens perspektiv, samt hur företagen använder och upplever offentliga digitala tjänster och ärenden.

Utgångspunkter för metoden

I det följande redogör vi för våra utgångspunkter för vårt förslag på metod att följa upp förenklingsmålet om digitalisering. I utgångspunkterna ingår hur Statskontorets tolkat uppdraget.

Metoden ska i första hand användas som underlag för regeringens årliga rapportering till riksdagen

Enligt uppdraget ska våra förslag till indikatorer i första hand användas av regeringen för dess årliga rapportering till riksdagen i budgetpropositionen. Regeringen redovisar under utgiftsområde 24 Näringsliv i budgetpropositionen de resultat som har uppnåtts i förhållande till de förenklingspolitiska målen. Enligt Regeringskansliets cirkulär för arbetet med budgetpropositionen ska dessa resultat beskrivas utifrån resultatindikatorer, dvs. ett kvantitativt mått på utvecklingen för ett område som helst går att följa över tid. Vår metod kommer därför främst att bygga på årliga, kvantitativa indikatorer.

Vi bedömer att antalet indikatorer som ingår i vår metod behöver vara begränsat. Regeringens resultatredovisning till riksdagen för respektive utgiftsområde och mål är kortfattad, samtidigt som den behöver ge en övergripande och rättvisande bild av utvecklingen mot målet. Om metoden skulle innehålla alltför många indikatorer skulle det också göra det svårare att få en överblick över utvecklingen inom området. Många indikatorer kan också ge otydliga styrsignaler om vad myndigheterna ska prioritera i sitt arbete med att förenkla genom digitalisering.[54] Eftersom digitaliseringsmålet är ett av fem mål för förenklingspolitiken är det också viktigt att inte ha för många indikatorer i metoden.

Metoden kan kompletteras med kvalitativa uppföljningar som genomförs mer sällan

Enligt uppdraget ska metoden se till att regeringen får ett underlag som gör det möjligt att följa upp hur arbetet med det förenklingspolitiska målet om digitalisering går. För att uppnå det syftet bedömer vi att kvantitativa indikatorerna kan behöva kompletteras med mer kvalitativa uppföljningar. Dessa bör genomföras med längre intervaller och syfta till att ge en fördjupad bild av utvecklingen. Det kan ske exempelvis genom att analysera företagens attityder och uppfattningar. Det kan också göras genom att följa upp insatser riktade mot enskilda branscher eller specifika ärendetyper.

Metoden är avgränsad till att omfatta myndigheter med företagskontakter

I oktober 2018 trädde förordningen om digitalt inhämtande av uppgifter från företag (2018:1264) i kraft. Syftet med förordningen är att underlätta för företag att sköta sina kontakter med myndigheter. Med tanke på hur det förenklingspolitiska målet om digitalisering är formulerat så menar vi att det är rimligt att de myndigheter som förordningen gäller också är de myndigheter som vår metod bör omfatta. På så sätt täcker vi in de myndigheter som har kontakter med företag.

Metoden ska vara resurseffektiv

I vårt uppdrag framgår att metoden för uppföljning ska vara resurseffektiv. Vi tolkar det som att kostnaden för att ta fram, samla in och sammanställa uppgifterna ska vara ska begränsad och att arbetet ska medföra en så låg administrativ börda som möjligt för företag och för statliga och kommunala myndigheter. Vi har därför analyserat i vilken utsträckning det går att använda eller anpassa indikatorer som finns tillgängliga för att följa upp förenklingsmålet om digitalisering. Vi har vägt kostnaden för att ta fram nya indikatorer mot nyttan, dvs. i vilken utsträckning en ny indikator kan bidra till att ge en rättvisande bild av utvecklingen som inte redan befintliga indikatorer kan.

Vi utgår från erfarenheter från tidigare uppföljningar

I våra förslag till metod och indikatorer för att följa upp digitaliseringsmålet utgår vi från erfarenheter från den tidigare uppföljningen av de förenklingspolitiska målen under perioden 2014–2020. Även om digitaliseringsmålet är nytt för denna målperiod så finns det lärdomar som är relevanta att ta tillvara, till exempel vad gäller hur uppföljningen kan göras så resurseffektivt som möjligt, och ge en så rättvisande bild som möjligt. Dessa erfarenheter kommer även ligga till grund för våra förslag både när det gäller hur omfattande uppföljningen ska vara och hur den ska organiseras.

Indikatorerna bör uppfylla vissa kriterier

För att analysera och bedöma vilka indikatorer som vi ska föreslå för att ingå i metoden utgår vi från ett antal kriterier. Kriterierna bygger bland annat på Ekonomistyrningsverkets (ESV) bedömning av vad som karaktäriserar en god indikator.[55] Men de bygger även på Statskontorets tidigare erfarenheter av vad som utmärker välfungerande uppföljningssystem.[56]

  • Indikatorerna ska
  • följas upp årligen och behöver därmed visa på förändring över tid
  • vara hållbara över tid
  • vara tillgängliga eller kunna göras tillgängliga genom en begränsad datainsamling
  • vara tillförlitliga och tydliga i vad de mäter
  • vara relevanta och väsentliga, det vill säga att det ska gå att följa utvecklingen i förhållande till målet (validitet).

I följande avsnitt diskuterar vi dessa kriterier och hur vi resonerar kring avvägningen mellan de olika kriterierna.

Följas upp årligen, visa på utveckling över tid och vara hållbara

En utmaning med att följa den årliga utvecklingen med hjälp av indikatorer är att förändringen mellan två år ofta är liten. En indikator behöver därför kunna redovisas i form av en tidsserie för att kunna visa på förändring över tid.

För att kunna följa en förändring över tid är det viktigt att indikatorerna också är någorlunda hållbara över tid. [57] Samtidigt går digitaliseringsutvecklingen fort. Det innebär att digitala lösningar snabbt kan bli gamla och ineffektiva, och att nya lösningar med bättre funktionalitet behöver ersätta tidigare lösningar. Det kan göra att indikatorerna får en annan innebörd eller bli irrelevanta över tid. Det kan i sin tur leda till att metoden efter en tid innehåller förlegade och irrelevanta uppgifter eller att de leder till att fel områden följs upp.

I vårt urval av indikatorer kommer vi att ta hänsyn till detta genom att sträva efter så teknikneutrala indikatorer som möjligt. Men i vissa fall kan det krävas att vi namnger en viss digital lösning eftersom vi behöver göra det tydligt och avgränsa vad som mäts. Vi ser även att de förslag till indikatorer som vi lämnar i första hand ska användas under en begränsad period. Därefter bör indikatorernas hållbarhet utvärderas.

Vara tillgängliga eller kunna göras tillgängliga genom begränsad datainsamling

En premiss för metoden är att kostnaden för att ta fram, samla in, och sammanställa uppgifterna ska vara begränsad. De ska även innebära en så låg administrativ börda som möjligt för företag och statliga och kommunala myndigheter. Det gör i praktiken att indikatorerna för metoden i första hand bör baseras på uppgifter som finns enkelt tillgängliga, som antingen redan samlas in eller enkelt kan sammanställas, till exempel via myndigheternas verksamhetssystem.

Vara tillförlitliga och tydliga i vad de mäter

En indikator förväntas inte ge hela bilden av verkligheten, utan mäter en avgränsad del av målet. Därför är det viktigt att vi är tydliga med vad varje indikator mäter så att den inte tolkas som att gälla något den inte gäller. Indikatorn ska också vara tillförlitlig, det vill säga att den ska mäta det den avser att mäta. Därutöver ska den mätas på ett tillförlitligt sätt, det vill säga att metoden för att ta fram den kan återupprepas, så att det går att ta fram indikatorn på samma sätt år efter år.

Vara relevanta och väsentliga

För att metoden ska ge en rättvisande bild av utvecklingen måste indikatorerna täcka in relevanta aspekter av det förenklingspolitiska målet om digitalisering. Genom att välja indikatorer utifrån olika aspekter av målet säkerställer vi också att tyngdpunkten i uppföljningen inte enbart hamnar på en del av utvecklingen, utan att den ger en sammanvägd bild.[58] Vår tolkning av målet är att digitalisering ska bidra till att företagens kontakter med myndigheter blir enklare och till att företagen inte behöver lämna lika många uppgifter. Vårt val av indikatorer ska också utgå från områden som för företagen är relevanta att digitalisera (se kapitel 2). På så sätt säkerställer vi att uppföljningen fokuserar på en digitalisering som företagen upplever bidrar till förenkling. Vi menar därför att indikatorerna behöver täcka in både utvecklingen av myndigheters utbud och hur företagen använder och upplever digitala tjänster och ärenden. Indikatorerna ska därmed sammantaget fånga följande aspekter av målet:

  • Minskat uppgiftslämnande för företag. Indikatorerna ska belysa i vilken utsträckning myndigheter och kommuner genom samordnade digitala lösningar arbetar för att företagen ska behöva lämna färre uppgifter.
  • Digitalisering av ärenden och tjänster. Indikatorerna ska belysa myndigheters och kommuners utbud av digitala tjänster samt i vilket utsträckning ärendehanteringen är digitaliserad.
  • Samordnad information och samordnade tjänster utifrån företagens perspektiv. Indikatorerna ska belysa i vilken utsträckning myndigheter och kommuner samordnar sin digitala information och sina digitala tjänster utifrån företagens perspektiv. Det kan handla om att samordna dessa utifrån företagshändelser eller utifrån enskilda företag (individualiserad information).
  • Hur företagen använder och upplever offentliga digitala tjänster och ärenden. Indikatorerna ska visa hur företagen använder och upplever offentliga digitala tjänster och ärenden. Det är viktigt för att kunna bedöma om de digitala lösningar som myndigheter och kommuner tar fram är ändamålsenliga och bidrar till att det blir enklare för företag.

Vi behöver göra avvägningar mellan kriterierna

Kriterierna har väglett våra förslag till indikatorer. Men eftersom våra förslag till indikatorer ska vara en del av ett uppföljningssystem anser vi att indikatorerna behöver vara tillgängliga, eller åtminstone kunna bli tillgängliga till en låg administrativ kostnad. Det innebär i praktiken att vi kan behöva göra visst avkall på indikatorernas relevans och väsentlighet. På samma vis kan ambitionen om att indikatorerna ska vara tillgängliga påverka hur tydliga indikatorerna är, eftersom vissa tillgängliga uppföljningar innehåller aggregerade uppgifter. I kapitel 4 redogör vi närmare för våra avvägningar mellan kriterierna när det gäller olika uppgifter och indikatorer.

Kartläggning av uppgifter som redan finns tillgängliga

I det här kapitlet redogör vi för vår kartläggning av uppgifter som redan finns tillgängliga och som kan användas som underlag till indikatorer för att följa utvecklingen mot det förenklingspolitiska målet om digitalisering. Vi har kartlagt både uppgifter som gör det möjligt att följa utvecklingen i hela förvaltningen (förvaltningsövergripande uppgifter) och uppgifter hos enskilda myndigheter (verksamhetsvis uppgifter) som omfattas av förordningen om digitalt inhämtande av uppgifter från företag. Vi har också tagit del av uppgifter från bransch- och intresseorganisationer, samt från internationella organisationer.

Vi har därefter analyserat uppgifterna utifrån våra kriterier för indikatorer och bedömt hur relevanta uppgifterna är. För att bedöma detta har vi utgått från aspekter av målet som är relevanta för indikatorerna att belysa för att regeringen ska kunna få en rättvisande bild av utvecklingen mot målet (se kapitel 3).

Sammanfattande iakttagelser

  • Det finns redan ett antal förvaltningsövergripande uppgifter som regeringen kan använda som indikatorer för att följa hur arbetet med att nå målet går. Flera av dessa uppgifter uppfyller våra krav på indikatorer när det gäller relevans, tillförlitlighet, hållbarhet, tydlighet och att uppgifterna är tillgängliga och samlas in årligen.
  • Det finns uppgifter som kan vara relevanta att använda för att följa utvecklingen mot målet, men som inte uppfyller våra övriga krav på indikatorer. Det gäller till exempel att de inte samlas in årligen, eller att tillförlitligheten i undersökningarna är låg. Det gäller i första hand vissa uppgifter från undersökningar som är genomförda av bransch- och intresseorganisationer som företräder företagen.
  • Vissa av de uppgifter som redan finns tillgängliga fokuserar på myndigheters digitalisering i bred bemärkelse, och inte specifikt digitalisering av företagskontakter. För att uppgifterna ska bli relevanta för att följa upp förenklingsmålet behöver resultaten avgränsas till myndigheter som omfattas av förordningen om digitalt inhämtande av uppgifter från företag.
  • Det finns relevanta verksamhetsvisa uppgifter i myndigheters årsredovisningar och verksamhetssystem som gäller digitaliseringen av ärenden och tjänster. Men uppgifterna visar i första hand på vad som händer inom den enskilda myndigheten. Det är kostsamt att samla in och aggregera uppgifterna på ett sådant sätt att de ger en rättvisande beskrivning av utvecklingen i hela förvaltningen.

Sammanställning av tillgängliga uppgifter

I tabell 1 har vi sammanställt uppgifter som redan finns tillgängliga utifrån våra kriterier för en indikator, nämligen att indikatorerna

  • ska gå att följa upp årligen
  • är enkelt tillgängliga
  • är hållbara över tid
  • är tydliga
  • mäts på ett tillförlitligt sätt.

I följande avsnitt utvecklar vi vår analys av uppgifterna, och diskuterar även närmare i vilken utsträckning uppgifterna är relevanta och väsentliga i förhållande till målet.

Tabell . Sammanställning av befintliga uppgifter och indikatorer

Källa

Uppgift/indikator

Årlig

Till-
gänglig

Hållbar
över tid

Tydlig

Till-
förlitlig

DIGG
(Upp-
följning av
statliga
myndig-
heters
digitali-
sering)

Om myndigheter tar
hänsyn till mål
gruppernas behov vid
utveckling av digitala
lösningar

X

X

X

X

X

Om myndigheter
erbjuder digitala
tjänster för kontakter

X

X

X

X

X

Om myndigheter
behöver inhämta nya
uppgifter från
enskilda för att kunna
utföra sitt uppdrag

X

X

X

X

X

Om myndigheter
inhämtar uppgifter
från enskilda som
finns hos andra
offentliga
organisationer

X

X

X

X

X

Om myndigheter
använder automati-
serad handläggning
som digitalt stöd vid
myndigheten

X

X

X

X

X

Om myndigheter
använder automatise-
rade beslut som
digitalt stöd vid
myndigheten

X

X

X

X

X

Om det möjligt att
följa sitt ärende i
myndighetens digitala
tjänster

X

X

X

X

X

DIGG

Antal statliga
myndigheter anslutna
till Mina
meddelanden

X

X

X

X

X

Antal kommuner
anslutna till Mina
meddelanden

X

X

X

X

X

Antal företag
anslutna till digitala
brevlådor

X

X

X

X

X

Bolags-
verket

Antal statliga
myndigheter som är
anslutna till SSBTGU

X

X

X

X

X

Antal kommuner
anslutna till SSBTGU

X

X

X

X

X

Tillväxt-
verket
(Företagens
villkor och
verklighet)

Andel företag som
upplever följande
som ett problem:

- mängden uppgifter
att lämna till
myndigheter

-

X

X

X

X

- långa hand-
läggningstider

-

X

X

X

X

- svårigheten att
hitta/förstå myndig-
heters information
och regler

-

X

X

X

X

- avsaknad av enkla
digitala tjänster för
att utföra ärenden

-

X

X

X

X

- bemötande hos
myndigheter

-

X

X

X

X

Tillväxt-
verket

Antal besökare på
verksamt.se

X

X

X

X

X

Antal unika
inloggningar på
verksamt.se

X

X

X

X

X

Antalet kommuner
anslutna till Serverat

X

X

-

X

X

Antalet av företag
skapade checklistor
(totalt) och efter
verksamhetstyp på
verksamt.se

X

X

-

X

X

Antalet ny-
registrerade företag
och föreningar per år
på verksamt.se

X

X

X

X

X

Europeiska
kommissio-
nen (DESI)

Digitala offentliga
tjänster för företag

X

-

X

-

-

Europeiska
kommissio-
nen (E-
government
Benchmark)

Tillgängliga tekniska
förutsättningar för att
starta företag

-

X

X

-

-

Tillgängliga tekniska
verktyg för att driva
företag

-

X

X

-

-

Användarcentrerade
e-tjänster

-

X

X

-

-

SKR (Insikt)

Företagens huvud-
sakliga kommunika-
tionssätt i ett ärende

X

-

X

X

-

Hur nöjda företagen
är med att använda
digitala tjänster i ett
ärende

X

-

X

X

-

Förvaltningsövergripande uppgifter som kan användas för uppföljningen

I det här avsnittet beskriver vi de förvaltningsövergripande uppgifter som vi har identifierat och som uppfyller våra kriterier för en god indikator. Med förvaltningsövergripande uppgifter menar vi uppgifter som gäller hela eller stora delar av den offentliga förvaltningen.

DIGG följer upp statsförvaltningens digitalisering

DIGG följer årligen upp statsförvaltningens digitalisering genom en webbaserad enkät till alla statliga myndigheter[59] som har tio eller fler årsarbetskrafter.[60] Undersökningen sker inom ramen för den uppgift som DIGG har i sin instruktion att följa upp, beskriva och analysera utvecklingen av den offentliga förvaltningens digitalisering.

Vi har identifierat ett antal uppgifter i DIGG:s undersökning som relevanta för att följa upp förenklingsmålet om digitalisering

  • Dessa uppgifter handlar om i vilken utsträckning som myndigheter
  • tar hänsyn till målgruppernas behov när myndigheterna utvecklar digitala lösningar
  • erbjuder digitala tjänster för kontakter med privatpersoner, företag och intresseorganisationer
  • behöver samla in uppgifter direkt från enskilda
  • inhämtar uppgifter som redan finns hos andra offentliga organisationer och på vilket sätt myndigheten gör det
  • använder automatiserad handläggning som digitalt stöd i sin verksamhet
  • använder automatiserade beslut som digitalt stöd i sin verksamhet
  • gör det möjligt för användare att följa sitt ärende i myndighetens digitala tjänster.

Uppgifterna uppfyller våra kriterier för indikatorer, till exempel att de samlas in årligen och på ett tillförlitligt sätt. Uppgifterna är också enkelt tillgängliga till en rimlig kostnad eftersom undersökningen där de samlas in redan genomförs. Undersökningen omfattar även en stor andel statliga myndigheter, inklusive länsstyrelserna, och svarsfrekvensen för undersökningen var i den senaste undersökningen hög (cirka 90 procent). Undersökningen har förvisso bara genomförts i sitt nuvarande format sedan 2021, men enligt DIGG finns det för närvarande inga planer på att utveckla eller ändra på frågorna. DIGG bedriver också ett planeringsarbete som handlar om att även följa upp kommunernas digitalisering.

Flera av uppgifterna är relevanta för att följa upp förenklingsmålet

Vi bedömer att regeringen genom de uppgifter som DIGG hämtar in kan belysa utvecklingen för flera relevanta aspekter av arbetet med att nå förenklingsmålet om digitalisering. Det gäller i första hand digitaliseringen av myndigheters tjänster och ärenden, men även arbetet med att göra det enklare för företag att lämna uppgifter. Till exempel visar uppgifterna på i vilken utsträckning ärenden är digitaliserade och automatiserade på myndigheterna, samt i vilken utsträckning de myndigheter som hämtar in uppgifter från enskilda återanvänder uppgifter som andra offentliga organisationer redan samlat in.

Undersökningen följer upp digitaliseringen av myndigheters verksamhet i bred bemärkelse och inte specifikt hur myndigheterna gör det enklare för företag att kontakta myndigheterna genom olika digitala lösningar. Flera myndigheter har företag, privatpersoner, eller andra grupper som centrala målgrupper. Undersökningen omfattar därför även den digitalisering som riktas till andra målgrupper än företag. Men vi bedömer att det går att få en tillräckligt tydlig bild av i vilken utsträckning myndigheter som riktar sig till företag digitaliserar sin verksamhet genom att göra ett särskilt urval utifrån de myndigheter som omfattas av förordningen om digitalt inhämtande av uppgifter från företag. De 67 myndigheter som omfattas av förordningen ingår i undersökningen. Det går även att analysera resultaten efter verksamhetstyp, till exempel om myndigheternas kärnverksamhet är ärendehandläggning eller registerhållning.[61] Det är också möjligt att gruppera resultaten efter myndigheter som riktar sig till en viss bransch.

En begränsning med undersökningen är att den till stor del bygger på myndigheternas bedömningar och inte uppgifter direkt från verksamhetssystem, så kallad verksamhetsdata. Det innebär att resultaten från undersökningen till viss del är subjektiva och att det kan förekomma individuella variationer i myndigheternas bedömningar från år till år. Men vi bedömer att det finns flera begränsningar med att samla in och aggregera uppgifter direkt från myndigheters verksamhetssystem (se vidare diskussion i avsnitt 4.5). Ett sätt att göra resultaten mindre utsatta för olika bedömningar är att resultaten sammanställs utifrån andelen myndigheter som säger att de exempelvis använder en viss digital lösning, till skillnad från i vilken utsträckning de använder lösningen. Men det skulle innebär att resultaten för vissa frågor behöver kodas om.

DIGG följer upp anslutningen till Mina meddelanden och digitala brevlådor för företag

Den förvaltningsgemensamma digitala infrastrukturen, Ena, består av ett antal byggblock som syftar till att förbättra myndigheters och kommuners möten med privatpersoner och företag. Digital post är det byggblock som finns på plats. Det består av infrastrukturen Mina meddelanden och den statliga brevlådan Min myndighetspost. Företag kan välja att ansluta sig till Min myndighetspost eller till brevlådorna Kivra och Digimail som tillhandahålls av privata leverantörer. DIGG sammanställer kontinuerligt uppgifter över antalet myndigheter, kommuner och regioner som är anslutna till Mina meddelanden, samt antalet företag anslutna till digitala brevlådor. Vi bedömer att det är troligt att DIGG på sikt även kommer att följa hur anslutningen till övriga byggblock utvecklas när dessa finns på plats.

Vi har identifierat följande uppgifter som relevanta för att följa upp förenklingsmålet om digitalisering:

  • antalet myndigheter som är anslutna till Mina meddelanden
  • antalet kommuner som är anslutna till Mina meddelanden
  • antalet företag som är anslutna till digitala brevlådor.

Uppgifterna uppfyller våra kriterier för indikatorer, bland annat när det gäller tillgänglighet, tillförlitlighet och att de samlas in årligen. På sikt kan det bli mindre relevant att följa hur stor andel av de statliga myndigheterna och kommunerna som är anslutna till byggblocken när tillräckligt många är anslutna.

Uppgifterna är relevanta för att följa hur myndigheter samordnar information och tjänster

Vi bedömer att uppgifterna belyser hur samordningen av myndigheters och kommuners information och tjänster utvecklas, men att de även belyser hur företagen använder dessa. Hur många myndigheter och kommuner som är anslutna till byggblocken ger också en indikation på hur förutsättningarna för att samordna information och tjänster digitalt utifrån företagens perspektiv utvecklas. Denna samordning förutsätter i stora delar att förvaltningen har en gemensam digital infrastruktur. Vi bedömer därför att uppgifterna kan utgöra ett relevant underlag för att följa upp förenklingsmålet om digitalisering om resultaten avgränsas till de myndigheter som omfattas av förordningen om digitalt inhämtande av uppgifter från företag. Vi bedömer även att det är troligt att anslutningen till de övriga byggblocken Mina ombud, Min profil och Mina ärenden kommer att följas upp när dessa byggblock finns tillgängliga. Det kan ge en ännu tydligare bild av hur arbetet med att samordna informationen och tjänsterna som är riktad till företag går.

Men hur många myndigheter och kommuner som är anslutna till byggblocken säger inget om i vilken utsträckning eller hur de i praktiken använder dessa, till exempel vilken typ av information som företagen får från myndigheter och kommuner via digitala brevlådor. Vi antar dock att syftet för myndigheter och kommuner med att ansluta sig till Mina meddelanden är att de på sikt alltmer ska använda tjänsten för att kommunicera med företag. Uppgifterna ger därför en indikation på hur arbetet går med att myndigheter och kommuner samordnar digital information och tjänster riktad till företag.

Bolagsverket följer upp vilka som är anslutna till bastjänsten för grundläggande uppgifter om företag

Den sammansatta bastjänsten (SSBTGU) syftar till att myndigheterna inte ska behöva hämta in samma uppgifter flera gånger från företagen. Bolagsverket sammanställer vilka myndigheter och kommuner som ansluter sig till bastjänsten.

Vi har identifierat följande uppgifter som relevanta för att följa upp förenklingsmålet om digitalisering:

  • antalet myndigheter som är anslutna till SSBTGU
  • antalet kommuner som är anslutna till SSBTGU.

Uppgifterna uppfyller våra kriterier för indikatorer när det gäller tillgänglighet, tillförlitlighet och att de samlas in årligen. Som vi tidigare har nämnt arbetar Bolagsverket med att etablera Grunddatadomän företag som kommer att bli en vidareutveckling av SSBTGU (se kapitel 2). På längre sikt kan det därför bli relevant att följa upp myndigheters och kommuner anslutning till Grunddatadomän företag i stället för till SSBTGU.

Uppgifterna är relevanta för att följa hur myndigheter förenklar inhämtningen av uppgifter från företag

Vi bedömer att uppgifterna om vilka myndigheter och kommuner som är anslutna till SSBTGU kan ge en indikation på hur myndigheter och kommuner med hjälp av digitala lösningar samordnar inhämtningen av uppgifter från företag, och i förlängningen minskar den. Eftersom uppgifterna dessutom rör grundläggande uppgifter som de flesta företag måste lämna är det en stor andel företag som potentiellt berörs av att myndigheter och kommuner återanvänder uppgifterna.

Anslutningen till SSBTGU säger däremot inget om hur myndigheter och kommuner använder de uppgifter som finns tillgängliga genom SSBTGU. Till exempel finns det vissa begränsningar när det gäller att direkt återanvända uppgifter i verksamhetssystem hos kommunerna och vissa myndigheter. Men det pågår enligt Bolagsverket ett arbete med att göra det möjligt att direkt återanvända uppgifter.[62] Det är därmed rimligt att anta att uppgifterna inom SSBTGU på sikt ska kunna återanvändas i större utsträckning, även om det fortfarande finns begränsningar med tjänsten.

Den sammansatta bastjänsten är ett sätt att hämta in uppgifter från företag. Men det finns även andra verktyg för att dela uppgifter mellan myndigheter, till exempel genom direktåtkomst till delade data (genom API:er), delade system eller genom filöverföring och direktinmatning av data. Anslutningen till SSBTGU ger alltså inte en heltäckande bild av hur myndigheter och kommuner arbetar med att förenkla inhämtningen av uppgifter från företag.

Tillväxtverket följer upp hur företagen använder verksamt.se

Verksamt.se erbjuder samlad information och digitala tjänster ur ett företagsperspektiv och drivs gemensamt av flera myndigheter. Tillväxtverket driver webbplatsen för verksamt.se och följer bland annat även upp hur företagen använder webbplatsen.

Vi identifierat följande uppgifter som relevanta för att följa upp förenklingsmålet om digitalisering:

  • antalet besök per år på verksamt.se
  • antalet unika inloggningar per år på verksamt.se
  • antalet nyregistrerade företag och föreningar per år på verksamt.se
  • antalet checklistor[63] som företag skapar (totalt) per år och per verksamhetstyp på verksamt.se, exempelvis starta restaurang, vattenbruk och evenemang
  • antalet kommuner anslutna till samverkansprojektet Serverat.
Flera av uppgifterna är relevanta för att ge en övergripande bild av hur företagen använder portalen

Uppgifterna från verksamt.se uppfyller våra kriterier när det gäller tillgänglighet, tydlighet och tillförlitlighet. Vi kan också anta att uppgifterna är förhållandevis hållbara över tid, givet att tjänsten som gör det möjligt för företag att skapa checklistor för sin verksamhet förblir ungefär densamma.

Vi bedömer att uppgifterna ger en övergripande bild av hur företagen använder de digitala tjänsterna och den information som förmedlas via verksamt.se. Antalet checklistor som företag skapar belyser till exempel i vilken utsträckning tjänster på webbplatsen används av företag. Likaså ger antalet unika inloggningar på verksamt.se över tid en indikation på hur användningen av portalen förändras, till exempel om den ökar eller minskar. Med tanke på att verksamt.se samlar en mängd information och tjänster från olika myndigheter och kommuner, samt riktar sig till företag av alla storlekar och inom flera olika branscher, så omfattar portalens innehåll en stor grupp företag.

Uppgifterna ger dock ingen djupgående information om vilka företag som använder portalen eller hur företagen använder innehållet på verksamt.se, till exempel i vilken utsträckning vissa tjänster används och inom vilka branscher. Uppgifterna ger heller ingen information om portalens innehåll motsvarar företagens behov, eller hur företagen upplever innehållet i portalen.

Tillväxtverket följer upp hur företagen upplever sina kontakter med myndigheter

Tillväxtverket genomför vart tredje år en enkätundersökning, Företagens villkor och verklighet, som riktar sig till omkring 28 500 små- och medelstora företag. Syftet med enkätundersökningen är bland annat att undersöka vilka möjligheter och svårigheter företagen upplever i sin vardag. Urvalet av företag är uppdelat på bransch och företagsstorlek. Undersökningen innehåller bland annat en del om hur företagen uppfattar regler och myndighetskontakter. Här har vi identifierat några uppgifter som är relevanta för att följa upp förenklingsmålet om digitalisering, men även för vissa av de övriga förenklingspolitiska målen.

Dessa uppgifter rör andelen företag som upplever att följande är ett stort problem:

  • mängden uppgifter företagen behöver lämna till myndigheter
  • långa handläggningstider
  • svårigheten att hitta eller förstå myndigheters information och regler
  • avsaknad av enkla digitala tjänster för att utföra ärenden
  • bemötande hos myndigheter.

Uppgifterna uppfyller vissa av våra kriterier när det gäller tillgänglighet, tydlighet och tillförlitlighet. Tillväxtverkets undersökning går ut till ett stort antal företag och myndigheten bedömer att resultaten är representativa, även om svarsfrekvensen i den senaste undersökningen var låg (33 procent).

En begränsning med undersökningen är att den bara genomförs vart tredje år. Det innebär att resultatet från undersökningen inte kan användas som underlag för indikatorer i en årlig uppföljning.

Uppgifterna är relevanta för att följa om företagen upplever att det saknas digitala tjänster

Vi bedömer att uppgifterna är relevanta för att belysa om företagen upplever att det saknas relevanta digitala tjänster, till exempel inom vissa branscher. Resultaten går inte att analysera per myndighet. Men eftersom resultaten går att sortera efter företagens branschtillhörighet (SNI-kod) så kan resultaten ge en indikation på inom vilka branscher som företagen har ett behov av att berörda myndigheter ökar digitaliseringen av sina tjänster och sin information.

Uppgifterna kan också användas för att belysa om avsaknaden av digitalisering är det främsta problemet företagen upplever i sina kontakter med myndigheter, eller om det finns andra problem som det är viktigare att myndigheterna hanterar för att förenkla för företag

SKR följer upp hur företagen upplever kommunernas service

SKR genomför varje år undersökningen Insikt. I undersökningen får företag bedöma kommunernas service när det gäller information, tillgänglighet, bemötande, kompetens, rättssäkerhet och effektivitet. Myndighetsområden som mäts är brandskydd, bygglov, markupplåtelse, miljö- och hälsoskydd, livsmedelskontroll och serveringstillstånd.

Vi har identifierat följande uppgifter som relevanta för att följa upp förenklingsmålet om digitalisering:

  • andelen företag som använder digitala tjänster som huvudsakliga kommunikationssätt i ett ärende[64]
  • andelen företag som är nöjda med att använda digitala tjänster i ett ärende.
Uppgifterna uppfyller inte flera av våra kriterier

Uppgifterna kan ge en indikation på hur företagen använder digitala tjänster hos kommunerna, särskilt i jämförelse med andra, icke-digitala kontaktkanaler. Undersökningen genomförs också varje år.

Men insamlingen av uppgifterna är inte tillräckligt transparent för att det ska gå att garantera att det görs på ett tillförlitligt sätt, vilket är viktigt för att kunna bedöma uppgifternas kvalitet. Till exempel är svarsfrekvensen bland företag ofta låg, vilket ställer krav på processer för att säkerställa att svaren är representativa. Vi bedömer därför att uppgifterna inte är relevanta för regeringens årliga uppföljning av förenklingsmålet om digitalisering. Men att det kan användas som underlag för en fördjupad uppföljning.

Företagens intresseorganisationer följer upp hur företagen upplever sina kontakter med myndigheter

Flera intresse- och branschorganisationer undersöker företagens uppfattningar om statliga och kommunala myndigheter. Till exempel genomför intresseorganisationen Företagarna återkommande mätningar av hur småföretagen upplever bemötandet och servicenivån hos olika myndigheter.[65] Ett annat exempel är Näringslivets regelnämnd (NNR), som vart fjärde år genomför en kommungranskning som innebär att de skickar en webbenkät till samtliga kommuners näringslivschefer.[66] Enkäten innehåller bland annat frågor om det går att göra tillståndsansökningar och anmälningar i ett nyetableringsärende digitalt.

Uppgifterna uppfyller inte flera av våra kriterier

En begränsning med dessa undersökningar är att de enbart genomförs var tredje eller fjärde år, vilket inte uppfyller kravet på att indikatorerna ska vara möjliga att följa upp årligen. Uppföljningarna genomförs dessutom inte alltid regelbundet. Det är även i vissa fall svårt att veta hur tillförlitliga undersökningarna är, till exempel när det gäller hur representativa svaren är. Uppföljningarna berör också sällan specifikt företagens upplevelser eller behov av digitala kontakter med myndigheter, vilket gör uppgifterna mindre relevanta. Vi bedömer därför att uppgifterna inte är relevanta för att följa upp förenklingsmålet om digitalisering.

Tillgängliga verksamhetsvisa uppgifter

I myndigheternas årsredovisningar och verksamhetssystem finns uppgifter som skulle kunna användas som indikatorer för att följa utvecklingen av digitala tjänster och ärenden som är riktade till företagen. Men vår bedömning är att uppgifterna i allmänhet inte är sammanställda på ett sådant sätt att de går att aggregera och använda som underlag för indikatorer på en förvaltningsövergripande nivå. Kostnaden för att bearbeta uppgifterna skulle inte vara motiverat av nyttan med att ta fram och redovisa dem. Statskontorets tidigare slutsatser när det gäller att följa upp tvärsektoriella mål har pekat på liknande begränsningar, liksom Tillväxtverkets uppföljning av de tidigare förenklingspolitiska målen.[67]

Verksamhetsvisa uppgifter finns tillgängliga men behöver bearbetas för att bli användbar

Våra intervjuer med ett urval av myndigheter visar att myndigheterna har tillgång till relevanta uppgifter i sina verksamhetssystem, så kallad verksamhetsdata. Vår kartläggning visar också att myndigheterna redovisar vissa relevanta uppgifter i sina årsredovisningar, till exempel när det gäller andelen av samtliga ärenden som lämnas in digitalt. Den typen av uppföljningar gör till exempel följande myndigheter:

  • Bolagsverket följer upp andelen digitalt inlämnade årsredovisningar av samtliga inkomna årsredovisningar, samt andelen digitalt inlämnade registreringsärenden av samtliga inkomna registreringsärenden.
  • Skatteverket följer upp andelen arbetsgivardeklarationer som lämnas in via papper, via digital tjänst eller via filöverföring, samt andelen skattedeklarationer för moms som lämnas in elektroniskt.
  • Skogsstyrelsen följer upp andelen avverkningsanmälningar och ansökningar om avverkningstillstånd som kommit in via digitala tjänster samt antalet inloggningar i myndighetens Mina sidor.

Det går även vid vissa myndigheter att ta fram uppgifter som kan användas för att närmare analysera hur företagen använder digitala tjänster och ärenden, till exempel olika användarmönster. Det finns fördelar med uppgifter som kan genereras direkt genom systemstöd. Exempelvis är uppgifterna objektiva, går att följa över tid och är mindre administrativt betungande att samla in.

Men även om uppgifter finns enkelt tillgängliga hos enskilda myndigheter, så kan det kräva mycket resurser att sammanställa dem för flera myndigheter. Det finns också en risk att aggregeringen av uppgifter inte ger en tillförlitlig eller rättvisande bild av utvecklingen. Myndigheternas uppgifter är generellt inte utformade så att de går att aggregera till en förvaltningsövergripande nivå, utan visar främst på enskilda myndigheters utveckling. Myndigheterna har olika uppdrag, verksamheter och förutsättningar, vilket i sin tur innebär att digitaliseringen av verksamheten tar sig olika uttryck. Hur myndigheter samlar in uppgifter kan även se olika ut beroende på vilket verksamhetssystem som myndigheterna använder, samt hur de kategoriserar data. Det gör att sammanställningen av uppgifter från flera myndigheter kan behöva omfattande bearbetning och analys för att den ska gå att använda på en förvaltningsövergripande nivå.

Myndigheternas brukarundersökningar är i allmänhet för specifika

Vi har i vår kartläggning sett att vissa myndigheter följer upp hur företagen upplever sina kontakter med myndigheter genom brukarundersökningar. Men vi bedömer att dessa uppgifter kan bli svåra att aggregera till en förvaltningsövergripande nivå. Undersökningarna följer inte alltid upp användningen av en specifik tjänst, utan ställer mer övergripande frågor om bemötande och service. Brukarundersökningarna genomförs också i allmänhet för sällan eller för oregelbundet och saknar helt förvaltningsövergripande frågor.[68] Syftet med dem är vidare att följa och bidra till utvecklingen av myndigheternas verksamhet snarare än att fånga upp företagens behov eller uppfattning om service. Skatteverket, Jordbruksverket och Bolagsverket är exempel på myndigheter som genomför brukarundersökningar eller på annat sätt fångar upp företagens behov.

Internationella indikatorer

Vi har identifierat ett antal internationella indikatorer som kan vara relevanta för regeringen att ta hänsyn till i sin uppföljning av förenklingsmålet om digitalisering. Det gäller i första hand uppgifter som sammanställs av Europeiska kommissionen.

Europeiska kommissionens uppföljningar av offentliga digitala tjänster till företag

I undersökningen E-government benchmark följer Europeiska kommissionen upp användandet av digitala tjänster i offentlig sektor i medlemsländerna. Undersökningen omfattar aspekter som användarfokus, transparens och rörlighet över gränserna. Resultaten valideras av experter och representanter för respektive land och resultaten redovisas i ett samlat index.[69] Genom Digital Society and Economy Index (DESI) sammanfattar Europeiska kommissionen indikatorer avseende medlemsländernas digitala utveckling. DESI bygger på en kombination av uppgifter från bland annat E-government benchmark och European Data Portal.[70]

Vi har identifierat ett antal indikatorer som gäller utbudet av offentliga digitala tjänster som är riktade till företag:

  • digitala offentliga tjänster för företag
  • tillgängliga tekniska förutsättningar för att starta företag
  • tillgängliga tekniska förutsättningar för att driva företag
  • användarcentrerade digitala tjänster.

Indikatorn digitala offentliga tjänster för företag beskriver antalet tjänster som krävs för att starta och driva företag samt hur både dessa tjänster och information om dessa tjänster tillhandahålls. Tillgängliga tekniska förutsättningar är till exempel e-signering, e-dokument, digital post och förifyllda uppgifter.

Uppgifterna uppfyller inte flera av våra kriterier

Internationella index och jämförelser ger en övergripande bild av hur Sverige står sig mot andra länder i den digitala utvecklingen. Både DESI och E-government benchmark genomförs årligen, vilket gör det möjligt att använda dem för en regelbunden uppföljning. Men i E-government benchmark följs inte alla livshändelser upp varje år. Händelsen Starta företag följs upp vartannat år, liksom händelsen Generell drift av företag.

Indikatorerna uppfyller inte flera av våra krav när det gäller tillförlitlighet och hållbarhet över tid. Indikatorerna byts ofta ut eller uppdateras, vilket gör det svårt att använda dem för en kontinuerlig uppföljning. Indexen är även framtagna för att kunna tillämpas i alla EU-länder vilket innebär att det till exempel inte går att identifiera resultaten för enskilda myndigheter, sektorer eller branscher. Vi bedömer därför att uppgifterna inte är relevanta för att följa upp förenklingsmålet om digitalisering.

Statskontorets slutsatser och förslag

I det här kapitlet redogör vi för våra slutsatser och förslag om hur regeringen kan följa upp det förenklingspolitiska målet om digitalisering. Förslagen syftar till att på en övergripande nivå följa utvecklingen mot målet över tid. Vi lämnar också förslag på hur uppföljningen av målet kan utvecklas på längre sikt.

Statskontorets slutsatser

Statskontorets övergripande slutsats är att det redan finns tillgängliga uppgifter som regeringen kan använda som indikatorer för att på en övergripande nivå visa på utvecklingen mot förenklingsmålet om digitalisering. Det vill säga, visa på i vilken utsträckning det blir lättare för företagen att sköta sina ärenden digitalt, och att de på sikt ska kunna lämna en uppgift en gång.

Att ta fram nya indikatorer skulle inte mer än marginellt förbättra uppföljningen i förhållande till målet, vilket inte är rimligt sett till de kostnader en ny insamling av uppgifter skulle medföra. I stället bör en årlig indikatorsbaserad uppföljning kompletteras med kvalitativa uppföljningar som genomförs mer sällan och som kan bidra med en fördjupad bild av hur arbetet med att nå målen går.

Givet att förenklingsmålen är tvärsektoriella och förvaltningsövergripande anser vi att indikatorerna för den årliga redovisningen av måluppfyllelsen till riksdagen bör vara förvaltningsövergripande. Vi anser att en bransch- och sektorsvis uppföljning lämpar sig bättre för den fördjupade uppföljningen.

Det går att använda tillgängliga förvaltningsövergripande uppgifter för att följa utvecklingen

Vår analys visar att det redan finns och samlas in förvaltningsövergripande uppgifter som är relevanta att använda för att följa utvecklingen i relation till förenklingsmålet om digitalisering. Vi bedömer att dessa uppgifter täcker relevanta aspekter av målet och kan användas för att beskriva utvecklingen när det gäller hur företagens uppgiftslämnande förenklas, digitaliseringen av myndigheters tjänster och ärenden utvecklas och samordnas inom den offentliga förvaltningen, samt hur företagen använder dessa. Vi anser att flera av indikatorerna uppfyller våra krav, exempelvis att det är uppgifter som samlas in årligen, som är tillgängliga och att validiteten är god. Det finns också tillgängliga uppgifter som delvis uppfyller våra krav på indikatorer. Men flera av dessa samlas inte in regelbundet eller på ett tillräckligt tillförlitligt sätt för att de ska vara lämpliga för vårt förslag till metod.

Det finns begränsningar med att sammanställa verksamhetsvisa uppgifter

Vi konstaterar att det finns verksamhetsvisa uppgifter hos myndigheterna i deras verksamhetssystem som kan användas för att analysera hur myndigheternas digitala tjänster och ärenden utvecklas. Det gäller till exempel hur företagen använder digitala tjänster. Men vi ser också att det finns begränsningar med att samla in och aggregera verksamhetsvisa uppgifter från myndigheterna så att de visar på utvecklingen mot målet i hela förvaltningen. Det beror bland annat på att myndigheternas uppdrag ser olika ut, men också på att myndigheterna samlar in, kategoriserar och redovisar uppgifter på olika sätt. Det gör det svårt att sammanställa verksamhetsvisa uppgifter på ett sätt som säger något om utvecklingen i förvaltningen på en övergripande nivå.

Vi ser att det finns en risk att insamlingen och sammanställningen av verksamhetsvisa uppgifter blir resurskrävande, samtidigt som uppgifterna inte ger en tillförlitlig och rättvisande bild av hur arbetet med att nå det förenklingspolitiska målet går.

Kompletterande uppföljningar kan bidra med en tydligare bild av utvecklingen

Vi bedömer att regeringens uppföljning av hur arbetet med att nå målet går inte bara kan utgå från kvantitativa, årliga indikatorer. Vi menar att en indikatorsbaserad uppföljning behöver kompletteras med andra typer av uppföljningar och utvärderingar för att ge en tydligare och mer fördjupad bild av utvecklingen. Det gäller till exempel för att följa utvecklingen inom särskilda branscher, men även företagens upplevelser och behov av digitala tjänster och ärenden.

Vi ser därför att det finns behov av kompletterande uppföljningar som genomförs med längre intervall än årligen. Vi bedömer också att det kan finnas behov av att utvärdera vissa enskilda insatser.

Uppföljningen av kommunernas digitalisering behöver föregås av statliga insatser

Företag har kontinuerligt en mängd kontakter med kommunerna. Men det finns flera svårigheter med att följa upp förenklingsmålet om digitalisering på kommunal nivå. Det beror bland annat på att regelbundna uppföljningar som rör digitaliseringen av kommunernas företagskontakter är begränsade. Undantaget är kommunernas anslutning till den förvaltningsgemensamma digitala infrastrukturen.

Regeringen styr i begränsad utsträckning hur kommunerna ska sköta kontakter med företag. Det är upp till kommunerna att bestämma om kontakterna ska vara digitala eller icke-digitala, samtidigt som kommunernas ekonomiska förutsättningar att digitalisera sin verksamhet varierar. Förordningen om en gemensam digital ingång till Europa (Single Digital Gateway), SDG-förordningen, innebär en tydligare styrning mot att även kommuner ska tillhandahålla viss information och vissa digitala tjänster till företag. Arbetet med att uppfylla förordningens krav ska vara klart i slutet av 2023, men det finns ingen nationell finansiering för kommunernas arbete. Vi menar därför att innan regeringen börjar följa upp kommunernas arbete med att nå förenklingsmålet behöver regeringen genomföra statliga insatser med syftet att utveckla centraliserade och standardiserade lösningar för vissa kommunala digitala tjänster och ärenden.

Statskontorets förslag

Som vi nämnde i början av rapporten anser vi att uppföljningen av arbetet med att nå målet om digitalisering bör integreras med uppföljningen för alla mål för förenklingspolitiken. I vårt arbete har vi också tagit hänsyn till att förenklingspolitiken är tvärsektoriell och att den samspelar med såväl digitaliseringspolitiken som sektorsvisa områden.

Vårt förslag till metod är en kombination av att använda indikatorer som tas fram årligen för att följa utvecklingen, och en fördjupad uppföljning som görs mindre ofta och som ska bidra med underlag till åtgärder som kan förbättra uppföljningen av arbetet med att nå målet på längre sikt.

Vårt förslag till metod baseras på ett begränsat antal indikatorer som utgår från uppgifter som redan finns tillgängliga. Vi menar att det inte är värt att ta fram nya indikatorer, givet att dessa tillgängliga uppgifter täcker in flera relevanta aspekter av målet. Att lägga resurser på att utveckla nya indikatorer som mer specifikt följer myndigheternas arbete med digitalisering skulle bara marginellt göra uppföljningen mer relevant.

I följande avsnitt utvecklar vi följande förslag närmare:

  • att varje år följa upp arbetet med att nå målet genom fyra indikatorer
  • att göra en kompletterande och fördjupad uppföljning genom en resultatskrivelse
  • att staten genomför insatser som underlättar hur kommunerna digitaliserar sina företagskontakter.

Årlig uppföljning genom fyra indikatorer

Vi föreslår att regeringen i första hand använder sig av fyra indikatorer som underlag för sin årliga redovisning till riksdagen (se tabell 2). Vi bedömer att regeringen genom att använda sig av dessa indikatorer får en relevant och rättvisande bild av hur arbetet går med att nå varje aspekt av målet:

  • minskat uppgiftslämnande för företag
  • digitalisering av myndigheters tjänster och ärenden
  • offentlig information och tjänster som är samordnad utifrån företagens perspektiv
  • hur företagen använder offentliga digitala tjänster och ärenden.

Vi menar att det är också viktigt att ta hänsyn till att utvecklingen inom digitaliseringsområdet går snabbt. Det innebär att indikatorerna för att följa upp området kommer att behöva ses över regelbundet och möjligen revideras.

Tabell . Statskontorets förslag till årliga indikatorer för att följa utvecklingen mot det förenklingspolitiska målet om digitalisering.

Indikator

Källa

Aspekt av målet

Andel statliga myndigheter och
kommuner anslutna till SSBTGU

Bolagsverket

Minskat uppgifts-
lämnande för företag

Andel statliga myndigheter där det är
möjligt för användare att följa sitt
ärende i myndighetens digitala tjänster

DIGG

Digitalisering av tjänster
och ärenden

Andel statliga myndigheter och
kommuner anslutna till byggblock i Ena
(Mina meddelanden*)

DIGG

Samordning utifrån
företagens perspektiv

Antal företag anslutna till digitala
brevlådor**

DIGG

Hur företagen använder
digitala tjänster och
ärenden

Kommentar: Statskontoret föreslår att uppföljningen avgränsas till de myndigheter som omfattas av förordningen (2018:1264) om digitalt inhämtande av uppgifter från företag

* På sikt även Mina ombud, Min profil och Mina ärenden.

** Företag kan ansluta sig till de digitala brevlådorna Min myndighetspost, Kivra och Digimail.

Vår analys visar att de föreslagna indikatorerna uppfyller de flesta av de krav som vi menar att man bör ställa på indikatorer. Exempelvis finns uppgifterna redan tillgängliga på årlig basis. Därmed kan regeringen följa utvecklingen utan att öka uppgiftslämnarbördan för myndigheter, kommuner och företag.

Två av fyra indikatorer är baserade på uppgifter som samlas in via DIGG:s undersökning Uppföljning av statsförvaltningens digitalisering. Svarsfrekvensen för denna undersökning är hög, ungefär 90 procent. Vi bedömer att relevansen för metoden blir god genom att använda dessa indikatorer, även om vissa frågor i undersökningen inte specifikt gäller målgruppen företag.

Andelen myndigheter och kommuner som är anslutna till byggblocken ger en indikation på hur myndigheter och kommuner samordnar information och digitala tjänster utifrån ett företagsperspektiv. Myndigheters och kommuners digitalisering och samordning av företagskontakter förutsätter en gemensam digital infrastruktur. Det är troligt att indikatorerna på sikt även kommer att kunna omfatta i vilken utsträckning myndigheter och kommuner är anslutna till de övriga byggblocken Mina ombud, Min profil och Mina ärenden när dessa finns tillgängliga. Det kommer då att ge en ännu tydligare bild av utvecklingen mot målet.

Andelen myndigheter och kommuner som är anslutna till SSBTGU ger en indikation på hur myndigheter arbetar för att företag ska behöva lämna färre uppgifter. Men det är inte det enda verktyget för att förenkla företagens uppgiftslämnande (se kapitel 2). Indikatorn ger alltså inte hela bilden av hur myndigheter arbetar med att förenkla företagens uppgiftslämnande, vilket är en begränsning med indikatorn.

Vi anser att uppföljningen bör avgränsas till de myndigheter som omfattas av förordningen om digitalt inhämtade av uppgifter från företag. Bestämmelserna i förordningen syftar till att förenkla för företag genom att företagens kontakter ska ske digitalt och att företagen ska kunna lämna uppgifter digitalt. Urvalet innebär att regeringen får en förvaltningsövergripande bild av utvecklingen, det vill säga hur arbetet med att nå förenklingsmålet om digitalisering går i stora delar av förvaltningen. Men genom indikatorerna får regeringen också möjligheten att följa myndigheter som vänder sig till flera branscher (branschövergripande), en specifik bransch (branschspecifik) men också utifrån myndighetens uppdrag, till exempel handläggning, registerhållning eller tillsyn och kontroll (verksamhetstyp).

Komplettera med fyra ytterligare indikatorer för att göra uppföljningen ännu mer relevant

Vi bedömer att regeringen främst bör använda ett fåtal indikatorer i den årliga redovisningen av måluppfyllelsen till riksdagen, givet att redovisningen behöver vara kortfattad och övergripande (se kapitel 3). Men för att uppföljningen ska bli ännu mer relevant föreslår vi att regeringen, vid behov, kan välja att använda sig av ytterligare fyra indikatorer (se tabell 3). Indikatorerna skulle öka metodens relevans när det gäller samtliga aspekter av målet, samt ge en tätare beskrivning av utvecklingen mot målet.

Tabell . Statskontorets förslag till kompletterande indikatorer.

Indikator

Källa

Aspekt av målet

Antal statliga myndigheter och
kommuner som har anslutit digitala
tjänster till verksamt.se

Tillväxtverket

Samordning utifrån
företagens perspektiv

Totala antalet unika inloggningar till
verksamt.se per år

Tillväxtverket

Hur företagen använder
digitala tjänster och
ärenden

Andel statliga myndigheter som
använder automatiserad handläggning
som digitalt stöd i sin verksamhet

DIGG

Digitalisering av
tjänster och ärenden

Andel statliga myndigheter som
återanvänder uppgifter som redan finns
hos andra offentliga organisationer

DIGG

Minskat uppgifts-
lämnande för företag

Kommentar: Urvalet av myndigheter föreslås vara detsamma som för de fyra indikatorerna som redovisas i föregående tabell.

Uppdrag till Tillväxtverket att samla in och sammanställa resultaten för uppföljningen

Regeringen bör ge Tillväxtverket i uppdrag att årligen

  • samla in uppgifter från Bolagsverket och DIGG, samt vid behov komplettera med uppgifter från verksamt.se
  • sammanställa, analysera och rapportera resultaten i form av en skriftlig rapport till regeringen.

Tillväxtverket har i uppgift att utveckla och genomföra insatser som främjar förenkling för företag. Myndigheten ansvarade även för att följa upp de tidigare förenklingsmålen Vi föreslår därför att regeringen ger Tillväxtverket i uppdrag att samla in, sammanställa och analysera resultaten för den årliga uppföljningen av arbetet med att nå målet, samt att presentera detta i en skriftlig rapport till regeringen. Av uppdraget bör det framgå att Bolagsverket och DIGG ska bistå Tillväxtverket med uppgifterna till uppdraget. För DIGG innebär insatsen att ta fram en datamängd som innehåller resultaten för de myndigheter som omfattas av uppföljningen. Uppgifterna som avser SSBTGU finns redan tillgängliga hos Bolagsverket. Uppgifterna som avser verksamt.se finns tillgängliga hos Tillväxtverket.

I avrapporteringen bör det även ingå att redovisa resultaten av en övergripande analys av utvecklingen mot målet. Tillväxtverket kan även, vid behov, använda sig av andra tillgängliga indikatorer för analysen.

På sikt bör uppföljningen samordnas med uppföljningen av övriga förenklingspolitiska mål

Målet om att förenkla genom digitalisering är som vi har nämnt ett av fem mål för förenklingspolitiken. Om regeringen ger Tillväxtverket i uppdrag att följa upp övriga förenklingsmål bör uppföljningen av det här målet även samordnas med redovisningen av övriga mål. På så sätt kan regeringen se till att uppföljningen av målen hanteras sammanhållet.

Det bör finnas en tidplan för arbetet med att sammanställa rapporten

Uppföljningen ska primärt användas som underlag för regeringens årliga resultatredovisning till riksdagen. Därför bör uppdraget redovisas till regeringen i början av maj varje år. I tabell 4 redovisar vi en möjlig tidplan för arbetet med uppdraget.

Tabell . Tidplan för att samla in, sammanställa och avrapportera resultaten.

Tidpunkt

Insats

Ansvarig

Februari

Tillväxtverket efterfrågar resultaten från
DIGG och Bolagsverket

Tillväxtverket

Mars–april

Tillväxtverket sammanställer och
analyserar resultaten i en rapport

Tillväxtverket

Maj

Tillväxtverket avrapporterar uppdraget till
regeringen

Tillväxtverket

Regeringen bör komplettera den årliga uppföljningen med en resultatskrivelse till riksdagen

  • Regeringen bör ungefär vart femte år överlämna en resultatskrivelse till riksdagen, som komplementerar den årliga resultatredovisningen.
  • Regeringen bör ge Tillväxtverket i uppdrag att fram underlag och förslag till innehåll i resultatskrivelsen.

Den årliga indikatorsbaserade uppföljningen ger regeringen underlag för att på övergripande nivå beskriva och bedöma statsförvaltningen utveckling mot det förenklingspolitiska målet om digitalisering. Men våra förslag till indikatorer omfattar i begränsad utsträckning kommunernas insatser och hur företagen upplever förenklingsinsatser genom digitalisering. Vår analys visar också att det finns vissa tillgängliga uppgifter som kan användas för att följa utvecklingen regelbundet men mer sällan än årligen. Vi bedömer därför att både uppföljningen och redovisningen behöver utvecklas ytterligare.

En tydligare och fördjupad bild av utvecklingen gentemot målet

Vi föreslår att regeringen kompletterar den årliga uppföljningen genom indikatorer med en resultatskrivelse som regeringen överlämnar till riksdagen ungefär vart femte år. Om regeringen bedömer att det finns behov av en fördjupad uppföljning av övriga förenklingspolitiska mål bör skrivelsen även omfatta dessa mål.

Resultatskrivelsen kan bidra med att fördjupa beskrivningen av utvecklingen mot målet. Den kan också bidra med att fånga de delar av målet som kan vara svåra att fånga med kvantitativa och årliga indikatorer. Det gäller bland annat utvärderingar av insatser eller företagens upplevelser. Vi bedömer att resultatskrivelsen på så sätt blir ett viktigt underlag för att utveckla regeringens politik inom förenklingsområdet.

Vi föreslår att resultatskrivelsen utgår från en indikatorsbaserad uppföljning, precis som den årliga uppföljningen. Men skrivelsen bör också innehålla en fördjupad analys av mer information och fler uppgifter. Det kan exempelvis handla om utvärderingar av regeringens, myndigheternas eller kommunernas insatser inom området. Indikatorerna kan vara såväl kvantitativa som kvalitativa, och inkludera våra föreslagna, årliga indikatorer. Men dessa indikatorer bör kompletteras med andra indikatorer, förslagsvis vissa av de indikatorer och uppgifter som vi identifierar som relevanta i kapitel 4. Det gäller till exempel indikatorer från Tillväxtverkets undersökning av företagens upplevelser i Företagens villkor och verklighet och SKR:s mätning av kommunernas service och myndighetsutövning gentemot företag i undersökningen Insikt. Även fler indikatorer från DIGG:s uppföljning av statsförvaltningens digitalisering kan användas för att fördjupa analysen av utvecklingen. Till exempel kan digitaliseringen av enskilda myndigheters ärenden och tjänster analyseras, eller grupper av myndigheter som riktar sig till en viss bransch.

Regeringen bör även i det här fallet begränsa den indikatorsbaserade uppföljningen av statliga myndigheter till de myndigheter som omfattas av förordningen om digitalt inhämtande av uppgifter från företag.

Skrivelsen bör överlämnas till riksdagen i slutet av målperiod

Vi föreslår att skrivelsen överlämnas till riksdagen i slutet av målperioden för förenklingsområdet. Det innebär att regeringen behöver ta fram skrivelsen ungefär vart femte år. Första gången en sådan skrivelse tas fram blir i så fall tidigast 2025.

Om skrivelsen redovisas i slutet av målperioden kan regeringen också använda den som underlag för arbetet med att ta fram nya förenklingspolitiska mål. De förenklingspolitiska målen har sedan 2013 förnyats ungefär vart tredje till fjärde år. Vi bedömer att den snabba utveckling som sker inom digitaliseringsområdet gör att förenklingsmålet om digitalisering sannolikt behöver förnyas inom den tidsramen. Annars finns en risk att indikatorerna blir inaktuella om några år.

Uppdrag till Tillväxtverket att ta fram förslag och underlag till resultatskrivelsen

Som en del i arbetet med att utveckla en systematisk uppföljning av förenklingspolitiken kan regeringen ge Tillväxtverket i uppdrag att ta fram förslag till en struktur för resultatskrivelsen, samt att ta fram underlag och analyser till skrivelsen. I de delar som rör redovisningens struktur bör myndigheten genomföra uppdraget i dialog med Regeringskansliet. Men vi bedömer att det bör vara Tillväxtverkets uppgift att utforma inriktningen i skrivelsen utifrån myndighetens kompetens inom området, till exempel när det gäller vilka indikatorer och analyser myndigheten anser bör ingå i skrivelsen. Tillväxtverket har tidigare bland annat lämnat underlag till regeringen om hur de förenklingspolitiska målen kan utvecklas.[71]

Även analys- och utvärderingsmyndigheter kan bidra med underlag och analyser till skrivelsen, till exempel Tillväxtanalys och Statskontoret, eller sektorsansvariga myndigheter. Det kan handla om utvärderingar och uppföljningar av insatser inom ramen för förenklingspolitiken, såsom utvecklingen av verksamt.se. Men det kan även handla om mer sektorsvisa insatser.

Statliga insatser för att följa upp kommunernas digitalisering av företagskontakter

  • Regeringen bör ge sektorsansvariga myndigheter med ansvar för områden där kommunala myndigheter hanterar mycket företagskontakter i uppdrag att utveckla centraliserade och standardiserade lösningar för vissa kommunala digitala tjänster och ärenden som riktar sig till företag.
  • Tillväxtverket bör i uppdraget få ansvaret att följa upp de berörda sektorsansvariga myndigheters arbete.

Vår analys visar att företagen har behov av förenklade myndighetskontakter i mötet med kommunala myndigheter, även om behoven varierar mellan kommunerna. Därför är det viktigt att även förbättra kommunernas arbete med förenkling genom digitalisering. Men vi bedömer att det idag inte är ändamålsenligt att genomföra en årlig, indikatorsbaserad uppföljning av kommunernas digitalisering av företagskontakter. För att den ska vara relevant behöver en sådan uppföljning föregås av statliga insatser med syftet att förbättra förutsättningarna för en enhetlig och effektiv digitalisering i kommunerna. Vi föreslår därför att regeringen ger myndigheter med ansvar för områden där kommunala myndigheter hanterar mycket företagskontakter i uppdrag att ta fram centraliserade och standardiserade lösningar för vissa kommunala digitala tjänster och ärenden riktade till företag. Det gäller till exempel Livsmedelsverket, Folkhälsomyndigheten, Jordbruksverket och Naturvårdsverket.

Vår analys visar att sådana insatser redan förekommer på vissa myndigheter, till exempel på Livsmedelsverket som arbetar med att ta fram standardiserade mallar för kommunerna. DIGG har även påbörjat ett arbete med att utreda möjligheterna till vissa centrala tjänster för kommunala myndigheter inom ramen för genomförandet av SDG-förordningen.[72] Men vi anser att myndigheterna bör genomföra den här typen av insatser mer systematiskt, även inom områden som inte specifikt är kopplade till SDG-förordningen.

Vi föreslår att Tillväxtverket i uppdraget får ansvar för att följa upp de berörda sektorsansvariga myndigheternas arbete och att de gör det före arbetet med att ta fram en resultatskrivelse. Vi anser att Tillväxtverket då bör få utrymme att närmare utforma denna uppföljning. Uppdraget bör även genomföras i samråd med DIGG.

De administrativa kostnaderna förväntas bli låga

De berörda myndigheterna har redan tillgång till de uppgifter som vi föreslår att regeringen använder för att årligen följa utvecklingen mot det förenklingspolitiska målet om digitalisering. Uppgifterna samlas in genom undersökningar eller myndighetsinterna uppföljningar som redan är etablerade. Vi ser inte heller att förslaget skulle kräva att materialet bearbetas i någon större utsträckning för att det ska gälla just de 67 myndigheter som vi föreslår att uppföljningen bör utgå från.

Vi bedömer därför att det inte tillkommer några ytterligare administrativa kostnader för att samla in resultaten från Bolagsverket, DIGG eller Tillväxtverket. De administrativa kostnaderna för Tillväxtverket för att sammanställa, analysera och rapportera resultaten kommer att vara små och kommer att rymmas inom Tillväxtverkets instruktionsenliga uppgifter. Det följer av att förslaget gäller ett begränsat antal indikatorer som redan finns tillgängliga och som sammanställs för att övergripande beskriva och analysera utvecklingen i förhållande till förenklingsmålet om digitalisering.

Vi kan inte bedöma hur mycket det kommer att kosta för Tillväxtverket och andra aktörer att ta fram resultatskrivelsen. Det beror på att vi bedömer att den bör omfatta uppföljningen av samtliga förenklingspolitiska mål. Om regeringen vid ett framtida uppdrag bedömer att uppföljningen av samtliga mål ska fördjupas i en resultatskrivelse bör det då göras en samlad analys av eventuella administrativa kostnader för olika aktörer.

Just nu är nyttan av att följa upp kommunernas arbete begränsad

Statskontoret pekar i flera tidigare rapporter på att kommunernas samlade administrativa börda till följd av statens styrning och uppföljning är omfattande.[73] Statskontoret har också haft ett särskilt uppdrag att kartlägga och analysera administrativa kostnader för kommuner och regioner.[74] Vi menar att det i ljuset av detta är angeläget att statliga myndigheter utvecklar centraliserade lösningar till stöd för digitala tjänster och ärenden i kommunerna, innan omfattande uppföljningar av arbetet inom kommunsektorn genomförs. Myndigheterna kan med ett sådant arbete förbättra förutsättningarna för en mer enhetlig och effektiv digitalisering i kommunerna. Uppföljningen kan därmed också tydligare avgränsas, exempelvis till att omfatta de centraliserade digitala lösningar som kommuner bör använda sig av. Det gör också att den administrativa bördan hos kommunerna till följd av uppföljningen kan begränsas.

Referenser

Bolagsverket (2022). Årsredovisning 2021.

DESI (2021). Digital Economy and Society Index 2021. Thematic chapters.

DIGG (2021a). Digital förvaltning i internationellt perspektiv 2021.

DIGG (2021b). Digital post 2.0. Byggblocksbeskrivning. Januari 2021.

DIGG (2021c). Uppföljning av statliga myndigheters digitalisering 2020 - en enkätundersökning. (Dnr. 2020-1934).

DIGG (2021d). Genomförandeplan för införandet av bevisutbyte enligt engångsprincipen. (Dnr. I2021/01595)

ESV (2007:32). Resultatindikatorer, en idéskrift.

ESV (2012:41). Resultatindikatorer.

Företagarna (2021). Myndighetsranking 2021. Vad tycker småföretagen om Sveriges myndigheter?Jordbruksverket (2020). Slutrapport - uppdrag inom ramen för livsmedelsstrategin att utveckla digitala tjänster för företag i livsmedelskedjan. (Dnr 3.1.17.12255/17).

Näringslivets regelnämnd (2020a). NNR:s Länsgranskning 2019. Regeltillämpning och tillsyn vid Länsstyrelserna.

Näringslivets regelnämnd (2020b). Villkor för nyetablering. Tillämpning, service och myndighetsutövning. Delrapport 5 om regeltillämpning på kommunal nivå. Undersökning av Sveriges kommuner.

Näringslivets regelnämnd (2021). Kommungranskning 2020. Undersökning av Sveriges kommuner.

Näringsutskottets betänkande 2019/20:NU16. Riksrevisionens granskning av statliga insatser för att underlätta nyföretagande genom digitalisering, punkt 4.Proposition 2016:17:104. En livsmedelsstrategi för Sverige − fler jobb

och hållbar tillväxt i hela landet.

Proposition 2021/22:1. Budgetpropositionen för 2022. Utgiftsområde 23. Areella näringar, landsbygd och livsmedel.

Proposition 2021/22:1. Budgetpropositionen för 2022. Utgiftsområde 24. Näringsliv.

Regeringens skrivelse 2021/22:3. En förenklingspolitik för stärkt konkurrenskraft, tillväxt och innovationsförmåga.

Regeringsbeslut 2014-12-22. Uppdrag att följa upp mål för förenklingsarbetet på centrala myndigheter. (N2014/5377).

Regeringsbeslut 2021-02-18. Uppdrag att kartlägga och analysera administrativa kostnader för kommuner och regioner. (Fi2021/00762).

Regleringsbrev för budgetåret 2022 avseende Bolagsverket.

Regleringsbrev för budgetåret 2022 avseende Livsmedelsverket.

Regleringsbrev för budgetåret 2022 avseende länsstyrelserna.

Riksdagsskrivelse 2019/20:287.Riksrevisionen (2019:14). Enklare att starta företag – statliga insatser för en digital process.Riksrevisionen (2020:22). Automatiserat beslutsfattande i statsförvaltningen – effektivt, men kontroll och uppföljning brister.Skatteverket (2022). Mina ärenden. Byggblocksbeskrivning version 0.81.SOU 2015:28. Gör Sverige i framtiden – digital kompetens.

SOU 2015:66. En förvaltning som håller ihop.Statskontoret (2004:30). Potential för inre effektivisering av offentlig förvaltning genom automatiserad elektronisk ärendehantering.

Statskontoret (2011:13). En samlad och systematisk uppföljning av kvalitet, produktivitet och effektivitet i offentlig sektor.

Statskontoret (2016:24). Statens styrning av kommunerna.

Statskontoret (2016:28). Uppföljning av regionala tillväxtåtgärder. Med fokus på resultaten.

Statskontoret (2018:22). Utvärdering av omregleringen av spelmarknaden, Delrapport 1. Indikatorer för att följa omregleringens effekter.

Statskontoret (2021:4). Modell för uppföljning av förvaltningspolitiken.

Statskontoret (2022). Utveckling av den statliga styrningen av kommuner och regioner 2021.

Svenskt Näringsliv (2019). Lokalt företagsklimatet. Ranking 2019.

Svenskt Näringsliv (2020). Serviceinriktad myndighetsutövning i hela landet – länsstyrelsernas främjande av länens utveckling.

Svenskt Näringsliv. SME – fakta och definitioner. [Hämtad 2022-04-26] https://www.svensktnaringsliv.se/om_oss/sme-kommitten/sme-fakta-och-definitioner_1171146.html.

Tillväxtanalys (2019:12). Företagens digitala mognad 2018.

Tillväxtverket (2018). Förenkla för företagen. Rapport 0248.

Tillväxtverket (2020). Uppdrag 3.1 i Tillväxtverkets regleringsbrev för 2019. Förslag för att öka måluppfyllelsen för de mål som regeringen har aviserat för förenklingsarbetet. (Dnr. Ä 2020-865).

Tillväxtverket (2021). Uppdrag att följa upp mål för förenklingsarbetet på centrala myndigheter. Slutrapport 2021. (Dnr N2014/5377/ENT).

Tillväxtverket (2022). Företagens villkor och verklighet 2020. Rapport 0378.

Bilaga

Regeringsuppdraget

Bild på regeringsuppdraget.

Bild på regeringsuppdraget.