Identifiera riskerna
Myndighetsledningen bär det yttersta ansvaret för att verka mot korruption men i arbetet med att identifiera korruptionsriskerna kan hela organisationen bidra.
Några steg för att identifiera korruptionsriskerna:
Planera och förbered arbetet
Förberedelser lägger en viktig grund för arbetet att identifiera risker. I förberedelsearbetet behöver myndigheten bland annat ta ställning till arbetssätt, organisering, ansvarsfördelning och resurstilldelning.
Inom Naturvårdsverket har avdelnings- och enhetschefer ansvar för att se över korruptionsriskerna. Detta ska helst ske i samband med verksamhetsplaneringen. Det är även möjligt att koppla åtgärder som har identifierats för att minska korruptionsriskerna till verksamhetsplanen, vilket underlättar för cheferna att avsätta resurser för att genomföra åtgärderna. Uppföljning av åtgärderna sker vid myndighetens tertialuppföljning av verksamheten samt inför redigering av verksamhetsplanen.
Fråga myndigheten kan ställa sig:
Vem eller vilka bör ansvara för arbetet?
Det är bra om någon med en central funktion får ett huvudsakligt ansvar, någon med överblick över hela verksamheten. Men flera funktioner kan behöva delta. Det kan till exempel finnas personal med särskild kompetens som kan bidra till arbetet, exempelvis en jurist eller en personalspecialist. I stora verksamheter kan flera chefsled behöva ta ett visst delansvar.
Kartlägg hela verksamheten
Gör en kartläggning av riskområden i hela verksamheten för att identifieringen av korruptionsrisker ska bli så träffsäkert som möjligt. Detta innebär att gå igenom verksamhetens styrdokument och bilda sig en uppfattning om vilka riskerna är i olika verksamhetsdelar. Det finns ett antal kända riskområden som bedöms som särskilt utsatta för korruptionsrisker. De kan vara ett stöd i kartläggningen.
Frågor myndigheten kan ställa sig:
Vilka generella riskområden finns i verksamheten?
En övergripande bild av vilka generella riskområden som finns i verksamheten går att skapa med hjälp av befintlig kunskap om vilka verksamhetsområden som allmänt sett kan vara riskutsatta.
Vilka delar av verksamheten berörs särskilt av riskområdena?
Vissa riskområden kanske enbart berör vissa enheter eller avdelningar, till exempel risker kopplade till upphandling. Andra riskområden kan omfatta hela organisationen. Att klarlägga det här skapar förutsättningar för att hålla samtal riktat mot ett visst riskområde med en specifik del av personalen.
Samtala med personal för att fördjupa förståelsen
Samtal med personalen kan öka myndighetens förståelse för risker och riskfaktorer i verksamheten. Sådana samtal bidrar också till att öka den allmänna riskmedvetenheten i organisationen och även till att höja kunskaperna om korruption. Samtalen kan genomföras i olika former, till exempel som intervjuer eller ett strukturerar samtal i grupp.
Kronofogdemyndigheten har genomfört workshopar med ett urval av sina anställda. Ett antal medarbetare vid myndigheten fick i uppdrag att planera och genomföra dessa. De medverkande i workshoparna var medarbetare från olika verksamhetsgrenar. Inför workshoparna fick alla medarbetare ett underlag att läsa, som bland annat bestod av styrdokument som beskrev processer. Medarbetarna fick sedan identifiera konkreta risker efter en i förhand framtagen modell. Workshopen inleddes med ett förutsättningslöst samtal i smågrupper om vilka risker som finns inom ett visst område. Därefter fick grupperna tillsammans precisera och rangordna de angivna riskerna. På så sätt mynnade samtalen ut i ett antal risker som var relevanta för hela myndigheten.
Fråga myndigheten kan ställa sig:
Hur ser vi till att skapa bra förutsättningar för samtal om korruptionsrisker?
Det är viktigt att samtalen om korruptionsrisker blir relevanta och konkreta. Det är viktigt med en allsidig belysning och reflektion kring de eventuella riskerna. Detta förutsätter att diskussionerna om korruptionsrisker förs i ett samtalsklimat som är tillåtande och avspänt och att det finns tid för diskussioner. Samtalsledaren behöver behöver vara öppen för alla tänkbara och otänkbara resonemang samt vara tydlig med att hen inte själv sitter på alla svaren, utan ska lära av personalen som har bättre kunskap om de konkreta riskmomenten som kan finnas. Samtalsledarens roll är att förbereda och leda samtalet genom att fördela ordet och ställa följdfrågor.
Sammanställ underlag från kartläggning och samtal
Den kunskap som har genererats i kartläggningen och fördjupande samtal skapar förutsättningar för att hantera riskerna. Kunskapen är viktigt både för att myndigheten ska kunna värdera riskerna och besluta om åtgärder, och för att kunna följa upp riskanalysen i framtiden.
Relaterat material
Stöd för analys av korruptionsrisker del 2 - arbetssätt för att identifiera risker för korruption