Ledning och chefer skapar förutsättningar för motståndskraftiga organisationer

Ett högt säkerhetsmedvetande och en god förvaltningskultur inom organisationen bidrar till att anställda får kunskaper som gör att de känner sig trygga i sina roller och i sin arbetsmiljö. Det stärker även förmågan hos chefer och medarbetare att hantera risker för otillåten påverkan och att identifiera situationer där påverkan kan förekomma. Det i sin tur kan bidra till att minska riskerna för att utsättas för olika former av otillåten påverkan. Ett högt säkerhetsmedvetande och en god arbetsmiljö kan också minska risken för att anställda blir möjliggörare (insiders) åt personer utanför organisationen.

Ledningen är ytterst ansvarig och chefer utför konkreta uppgifter

Arbetet mot otillåten påverkan vilar på olika rättsregler. Av dessa följer att det vilar ett särskilt ansvar på ledning och chefer. Ledningens beteende är också viktigt för att skapa en kultur och ett klimat som visar vägen till en god förvaltningskultur och ett ökat säkerhetsmedvetande.

Ledningens åtgärder skapar förutsättningar för ett systematiskt arbete i hela organisationen

Den högsta ledningen är ytterst ansvarig för verksamheten och att den lever upp till kraven för en god förvaltning. Ledningen har också det juridiska ansvaret för arbetsmiljön. Det är ett ansvar som inte kan delegeras. Genom sina beslut och åtgärder bidrar ledningen till ett strukturerat arbetssätt som ska säkerställa att lagar och regler efterlevs.

Åtgärder som ledningen behöver vidta:

Fatta nödvändiga beslut om interna regler

Besluta om interna regler och rutiner så att det finns en ordning för såväl det förebyggande arbetet som hanteringen av incidenter. Lokalt fastställda regler behöver klargöra ansvarsförhållanden, rutiner och specifika förhållningssätt i vissa utpekade situationer.

Säkerställ att arbetsmiljöarbetet är en central del i arbetet mot otillåten påverkan

Fastställ hur arbetet mot otillåten påverkan ska integreras i arbetsmiljöarbetet och hur arbetet ska samordnas med andra verksamhetsprocesser. Om arbetet kopplas till löpande processer, som exempelvis arbetet med både intern kontroll och verksamhetsplanering, skapas förutsättningar för ett strategiskt arbete med ett helhetsperspektiv. Samtidigt främjas att arbetet är långsiktigt hållbart.

Gör riskanalyser och riskbedömningar till en central del av arbetet

Säkerställ att risker analyseras, bedöms, hanteras och följs upp i hela organisationen. Detta behöver göras med utgångspunkt från såväl säkerhets- som arbetsmiljöarbetet. Medabetare i berörda verksamheter behöver delta i arbetet eftersom de möter olika former av försök till påverkan.

Delegera uppgifter och ansvar och säkerställ samverkan

Delegera och fördela uppgifter i arbetet mot otillåten påverkan. Fastställ vem som ska göra vad i arbetet. Utöver tydlig delegering behöver ledningen säkerställa att det finns en fungerande samverkan mellan olika delar av verksamheten, exempelvis mellan en personalfunktion och en säkerhetsfunktion. En väl fungerande samverkan är viktig så att man inom organisationen kan ta ett helhetsgrepp i arbetet mot otillåten påverkan. Här kan olika funktioner mötas inom ramen för det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM).

Mer om planering och organisering av arbetsmiljöarbetet (Arbetsmiljöverket)

Ge rätt förutsättningar till ledare och chefer

Säkerställ att chefer, ledare och medarbetare får rätt utbildning och andra nödvändiga resurser. Det skapar förutsättningar för ett effektivt arbete som är hållbart över tid.

Följ upp arbetet regelbundet

Följ regelbundet upp att chefer och arbetsgrupper genomför arbetet, och koppla arbetet till ett löpande förbättringsarbete. Olika risker framkommer ofta i medarbetarundersökningar. Dessa kan vara ett effektivt verktyg för att samla information om erfarenheter av otillåten påverkan och förebyggande åtgärder.

Arbeta kunskapsbaserat och samverka med andra

Säkerställ att arbetet mot otillåten påverkan bedrivs kunskapsbaserat och utvecklas genom att ta tillvara på egna och andras erfarenheter. Genom samarbete med andra organisationer kan deras erfarenheter bidra till att utveckla ert arbete. Det finns i dag mycket stöd och information om vad som är viktigt i arbetet.

Chefernas uppgift är att se till det praktiska arbetet genomförs

Säkerställ att de chefer som utför det praktiska arbetsmiljöarbetet i verksamheten har nödvändiga kunskaper om otillåten påverkan samt befogenheter och resurser.

Åtgärder som chefer behöver göra:

Håll medarbetarnas kunskaper uppdaterade genom utbildning, samtal och övning

Arbeta aktivt för att medarbetare ska ha kunskaper om regler och rutiner som gäller för organisationen och som ska tillämpas i verksamheten. Genom att regelbundet informera och samtala med medarbetare bidrar du till att hålla arbetet levande. Med hjälp av så kallade dilemmasamtal kan ni öka anställdas förmåga att hantera komplexa situationer.

Inkludera medarbetare i samtal om risker

Identifiera, bedöm och hantera riskerna för otillåten påverkan i verksamheten. Genom att inkludera medarbetare i arbetet kan du göra konkreta risker synliga. Det kan också bidra till att öka medarbetarnas medvetenhet om olika typer av risker och vilka åtgärder som behöver vidtas. (Se även ovan om information om det systematiska arbetsmiljöarbetet, SAM).

Arbeta för en god förvaltningskultur

Verka för en god förvaltningskultur och en arbetsmiljö där kollegor stöttar varandra och cheferna är engagerade. En ledstjärna kan vara att de anställda ska känna sig trygga men samtidigt mentalt förberedda för att kunna veta hur de ska agera vid påverkansförsök.

Föregå med gott exempel

Föregå med gott exempel genom att själv agera korrekt och visa på betydelsen av att kunna hantera olika former av otillåten påverkan. Var tydlig mot medarbetarna vad de kan förvänta sig av dig som chef för att de ska känna att de har ett tydligt stöd. Arbeta för ett öppet samtalsklimat med högt i tak. Komplettera med dialoger mellan chef och medarbetare. Ett gott ledarskap kan ge trygga medarbetare som vågar lyfta svåra och kritiska frågor.

Följ upp vidtagna åtgärder för att se om de har avsedd effekt och sprid era erfarenheter

Det är viktigt att följa upp vidtagna åtgärder för att se om de fungerar som tänkt. Det innebär att ni tar tillvara erfarenheter och gör detta till en del av ert lärande. Ett sådant lärande kan bidra till att utveckla arbetet på ett effektivt sätt. Genom samverkan med andra delar av organisationen eller andra organisationer kan ni också lära er av deras erfarenheter.