Kartlägga administrativa kostnader i staten

Statskontoret ska löpande informera Regeringskansliet (Finansdepartementet) om hur arbetet med uppdraget fortskrider.

Statskontoret ska senast den 4 december 2026 redovisa uppdraget till Regeringskansliet (Finansdepartementet).

Bakgrund

Av budgetpropositionen för 2026 framgår att regeringen fortsätter arbetet med att öka effektiviteten i den offentligt finansierade verksamheten och att en utgångspunkt i det arbetet är att onödig administration ska undvikas (prop. 2025/26:1 utg.omr. 2 avsnitt 4.5.1).

Produktivitetskommissionen anger i sitt slutbetänkande att allt större delar av arbetstiden i offentliga organisationer ägnas åt administration snarare än kärnverksamhet. I betänkandet konstateras bl.a. att administration är till för att ge det stöd som behövs för att kärnverksamhet ska gå att bedriva på ett effektivt sätt. Samtidigt beskrivs en utveckling i den offentliga förvaltningen där administration riskerar att tränga undan kärnverksamheten, bl.a. genom att det administrativa arbetet blir mer avancerat (SOU 2025:96 s. 473 och 474). Mot bakgrund av detta är det angeläget att utreda hur stor andel av myndigheternas totala kostnader som avser administration.

Ekonomistyrningsverket och Statskontoret har konstaterat att det i stats-förvaltningen saknas gemensamma definitioner av vissa grundläggande begrepp, t.ex. kärnverksamhet respektive stödverksamhet och administration (Metoder för omprövande analyser, ESV 2025:28 och Statskontoret 2025:14). Utöver att definiera och kartlägga administrativa kostnader anser Statskontoret och Ekonomistyrningsverket att det finns ett behov av att definiera och systematiskt tillgängliggöra mer specificerad information om andra vanligt förekommande kostnader i statsförvaltningen, t.ex. för konsulter och it- eller kommunikationsverksamhet.

En definition av administrativa kostnader behövs för att uppskatta kost-nadernas storlek, jämföra kostnaderna mellan myndigheter och mellan verksamheter samt följa de administrativa kostnadernas utveckling över tid. De närmare kartläggningar och analyser som en gemensam definition möjliggör kan bidra till att identifiera vad som ligger till grund för administrativa kostnader och kan användas vid åtgärder för att effektivisera eller minska kostnaderna. Därigenom kan det gå att uppnå ökad kostnads-effektivitet i statlig verksamhet.

Närmare beskrivning av uppdraget

När Statskontoret definierar administrativa kostnader behöver hänsyn tas till Produktivitetskommissionens iakttagelser gällande utvecklingen av administration i den offentliga sektorn.

Statskontoret ska också beakta att administration i den offentliga verksamheten kan vara av olika slag. Den kan vara mer eller mindre kvalificerad och följa av både externa och interna krav på verksamheten. Administration kan avse såväl administrativa tjänster och funktioner i en myndighets stödverksamhet som verksamhet i form av stödfunktioner för styrning, ledning och uppföljning. Statskontoret ska även beakta att det kan vara svårt att dra skarpa gränser mellan kärnverksamhet och stödverksamhet, då funktioner som exempelvis kommunikation, it-stöd och rättslig analys ofta utgör delar av kärnverksamheten snarare än renodlat stöd till denna.

I uppdraget ingår vidare att undersöka i vilken utsträckning det går att definiera och systematiskt tillgängliggöra mer specificerad information om andra vanligt förekommande kostnader i statsförvaltningen.

Statskontoret ska också redogöra för vad som påverkar kostnads-utvecklingen. Statskontoret ska sträva efter att skilja administrativa kostnader som följer av externa krav från kostnader som följer av myndigheters interna organisering och arbetssätt.

Statskontorets kartläggning behöver utgå från den definition av administrativa kostnader som Statskontoret tar fram. Kartläggningen ska göra det möjligt att jämföra de administrativa kostnaderna med de totala kostnaderna för verksamheterna och kan omfatta ett urval av myndigheter.

Om Statskontoret behöver kartlägga administrativa kostnader inom universitet och högskolor ska detta ske med beaktande av redan genomförd analys avseende universitet och högskolor (Generella regelverk för förvaltningsmyndigheter — Konsekvenser för universitet och högskolor, Statskontoret 2025:11).

Regeringskansliet och myndigheterna under riksdagen omfattas inte av uppdraget.