Myndighetsanalys av Arvsfondsdelegationen

Sammanfattning

Statskontoret har på regeringens uppdrag genomfört en myndighetsanalys av Arvsfondsdelegationen. Arvsfondsdelegationen har till uppgift att fatta beslut om fördelning av medel till projekt från Allmänna arvsfonden. All­männa arvsfonden består av kvarlåtenskap för vilken det inte har funnits några arvingar.

Delegationen ska även ha en samlad strategi för utvärdering och uppfölj­ning av den verksamhet som får medel från Allmänna arvsfonden samt infor­mera allmänheten om arvsfondens ändamål och hur fondmedlen används. Arvsfondsdelegationen är en nämndmyndighet. Kammarkollegiet ansvarar för delegationens kanslistöd.

Myndigheten fullgör i allt väsentligt sitt uppdrag

Statskontoret bedömer att Arvsfondsdelegationen i allt väsentligt fullgör sitt uppdrag. Arvsfondsdelegationen delade förra året ut drygt 700 miljoner kro­nor. Statskontoret bedömer att delegationen väl utför uppgifterna att fatta beslut om fördelning av medel och att kvalitetsgranska underlagen till beslut.

Statskontoret bedömer också att delegationen fullgör sina två övriga upp­gifter om att informera allmänheten om verksamheten samt ha en strategi för uppföljning och utvärdering. Vi menar dock att inriktningen på dessa två uppgifter kan utvecklas för att bättre leva upp till såväl den egna verk­samhetens behov, som målgruppernas behov av kännedom och kunskap om Arvsfonden och vilka projekt som kan beviljas medel ur fonden.

Utvärderingarna har ett alltför snävt perspektiv

Strategin för utvärdering och uppföljning beslutades 2011. Statskontoret har noterat att alla projekt som får medel från Allmänna arvsfonden följs upp och många av dem utvärderas också. Däremot är det få av dem som har inter­vjuats som använder utvärderingsrapporterna och det finns en efter­frågan på mer kunskap om det samlade resultatet av Arvsfondens projekt. Statskontoret bedömer därför att utvärderingsverksamheten har ett alltför snävt perspektiv på vilka som bör vara målgrupper för utvärderingarna, vilket leder till att nyttan av utvärderingarna är begränsad.

Helhetsperspektiv saknas i informationsuppgiften

Informationsverksamheten är viktig för att stärka legitimiteten i Arvs­fonds­delegationens verksamhet och för att få in bra projektansökning­ar. Men kännedomen om Arvsfonden bland allmänheten och särskilt bland unga har sjunkit under senare år. Delegationens kommunikationsinsatser har utveck­lats med anledning av detta, men det saknas uppföljningar som kan visa om åtgärderna har haft effekt.

Kommunikationsverksamheten är organisatoriskt skild från det övriga kansli­stödet. Statskontoret bedömer att organiseringen försvårar ett hel­hets­perspektiv och en samordning av verksamheten. Delegationens informa­tions- och kommunikationsarbete framstår som svagt förankrat bland dem inom kanslistödet som har sakkunskap om medelsfördelningen och arvs­fonds­projekten. Resultaten från utvärderingarna av projekten utnyttjas ock­så endast i liten utsträckning av kommunikationsfunktionen. Statskontoret bedömer att detta sammantaget är en risk för effektiviteten i kommuni­ka­tions­arbetet och i förlängningen för resultatet av det.

Brist på tid för strategiska diskussioner

Statskontoret bedömer att det finns ett behov av att delegationen avsätter tid för diskussioner om vilken inriktning kommunikations- och utvärde­rings­uppgifterna ska ha. Likaså behöver delegationen besluta om inrikt­ningen för kanslistödet.

Delegationen sammanträder sex gånger om året och arbetsbördan är stor inför varje sammanträde. Samtliga ledamöter tar del av ett omfattande underlag för besluten om fördelning av medel, eftersom varje beslut fattas kollektivt. Det finns dock begränsad tid för diskussioner av de strategiska beslut som fattas.

Delegationen har infört en förändring som innebär att delegationen fattar fleråriga beslut om fördelning av medel. Statskontoret bedömer att det kan minska delegationens arbetsbörda, men effekterna av förändringen har ännu inte realiserats.

Svårt att fullt ut ansvara för styrning och ledning

Arvsfondsdelegationen ska med några få undantag uppfylla kraven i myn­dig­hetsförordningen. Statskontorets analys visar att delegationen i prakti­ken inte har förutsättningar att fullt ut ta ett sådant ansvar.

Delegationen har en allt större verksamhet att ansvara för, både sett till voly­men medel som ska fördelas och till dimensioneringen av kanslistöd­et. Arvsfondsdelegationens kanslistöd har vuxit under senare år för att klara av dels den ökande volymen, dels ökade krav på kontroll och rätts­säkerhet.

Inom kanslistödet har det på olika nivåer uttryckts önskemål om mer ledning och styrning. Den upplevda bristen på ledning och styrning har påverkat kanslistödets arbetsmiljö negativt. Statskontoret bedömer att detta inte har påverkat kvaliteten i handläggningen, men att det finns en risk för att problemen i arbetsmiljön i framtiden kan försämra kvaliteten i dele­ga­tio­nens beslutsunderlag.

Regeringen bör överväga om tjänstemän från Regeringskansliet ska ingå i delegationen

Enligt lag ska delegationens ordförande komma från Regeringskansliet. Trots att erfarenheterna hittills har varit goda rekommenderar Statskontoret att regeringen överväger om delegationen fortsatt ska ledas av en tjänste­man från Regeringskansliet. Statskontoret bedömer att denna ordning kan med­föra problem med bristande transparens i styrningen och försämra möj­lig­heterna till ett tydligt ansvars­utkrävande.

Alternativ 1: Ett särskilt beslutsorgan i Kammarkollegiet

Statskontoret bedömer att delegationen inte har förutsättningar att fullt ut ta ansvar för alla sina uppgifter. Statskontoret menar att en lösning på de prob­lem vi har funnit kan vara att omvandla Arvsfondsdelegationen till ett särskilt beslutsorgan inom Kammarkollegiet. Delegationens övriga upp­gif­ter, när det gäller information till allmänheten om Allmänna arvsfonden och fondens ändamål samt strategi för uppföljning och utvärdering, bör då Kammarkollegiet få ansvar för.

Det finns flera fördelar med en sådan lösning. Det kollektiva beslutsfat­tandet i fördelningen av medel kan bibehållas. Delegationen får bättre för­utsättningar att fatta beslut även vid ökade volymer. Ansvaret för styrningen och ledningen blir också tydligare. Kammarkollegiet får bättre möjlig­heter till insyn i kanslistödets verksamhet och ett större helhetsansvar för de frå­gor som rör Allmänna arvsfonden.

Alternativ 2: Åtgärder inom nuvarande organisation

Om regeringen väljer att behålla den nuvarande organisationen bedömer Stats­kontoret att det finns åtgärder, som regeringen och Arvsfonds­dele­ga­tio­nen kan vidta för att stärka verksamheten och styrningen av den. Åt­gär­derna kan ge delegationen bättre förutsättningar att fatta beslut i framtiden och även ge möjligheter till en utveckling av kanslistödet

Statskontoret rekommenderar regeringen att:

• Överväga att öka antalet ledamöter och bredda kompetensen i dele­ga­tionen.
• Utveckla myndighetsstyrningen ytterligare.

Statskontoret rekommenderar Arvsfondsdelegationen att:

• Undersöka möjligheterna att frigöra tid till strategiska diskus­sioner.
• Se över inriktningen av verksamheten, framför allt vad gäller upp­gifterna om information till allmänheten och strategi för utvär­dering och uppföljning.

Inledning

Statskontoret har fått i uppdrag av regeringen att göra en myndighetsanalys av Arvsfondsdelegationen. Arvsfondsdelegationen är en nämndmyndighet som framför allt beslutar om att fördela stöd från Allmänna arvsfonden. Innan vi går in på vårt uppdrag och hur vi har genomfört det beskriver vi kort vad Allmänna arvsfonden är och hur verksamheten med fonden är organiserad.

Allmänna arvsfonden

Allmänna arvsfonden skapades 1928 i samband med att riksdagen beslutade att begränsa arvsrätten. Begränsningen innebar att kusiner och mer avlägsna släktningar uteslöts från arvsrätten för att utöka det allmännas arvsrätt. Kvarlåtenskapen som inte övergick till en arvsberättigad släkting skulle förvaltas i en särskild fond, Allmänna arvsfonden. Fondens medel ska användas till att främja verksamhet av ideell karaktär till förmån för någon av målgrupperna barn, ungdomar eller personer med funktionsnedsättning.

Allmänna arvsfondens kapital

Allmänna arvsfonden är ett eget rättssubjekt med självständig förmögen­hetsmassa. Fonden har inte någon egen styrelse eller ledning. Det är i stället riksdagen och regeringen som genom lag och förordning bestämmer över fonden.

Allmänna arvsfondens sammanlagda tillgångar, skulder exkluderade, var 4,8 miljarder kronor 2016. Fondens marknadsvärde beräknades samma år till 7,4 miljarder kronor, skulder exkluderade. Varje år tillförs fonden nya medel genom avveckling av dödsbon. En tiondel av de medel som tillfallit fonden under ett år läggs till fondkapitalet. Resterande del tillsammans med direktavkastningen får Arvsfondsdelegationen fördela. Under 2016 tillför­des fonden drygt 630 miljoner kronor.

Uppdelat ansvar för Arvsfondens ärenden

Två myndigheter ansvarar för hanteringen av Allmänna arvsfondens ären­den: Arvsfondsdelegationen som sorterar under Socialdepartementet och Kammarkollegiet som sorterar under Finansdepartementet. Myndig­heter­nas uppgifter när det gäller Arvsfonden regleras framför allt i lagen (1994:243) om Allmänna arvsfonden och förordningen (2004:484) om Allmänna arvsfonden.

Arvsfondsdelegationen ansvarar för

• att besluta om fördelning av stöd ur Allmänna arvsfonden
• att informera allmänheten om arvsfondens ändamål och fondmedlens användningsområde
• en samlad strategi för uppföljning och utvärdering.

Kammarkollegiet ansvarar för att

• utföra administrativa och handläggande uppgifter åt Arvsfondsdelega­tionen
• förvalta Allmänna arvsfondens kapital
• föra fondens talan i mål och ärenden som gäller fonden
• bevaka fondens rätt till arv genom att bland annat utse gode män och oberoende värderingsmän
• betala ut medel till projekt och hantera eventuella återkrav av medel

Regeringens uppdrag till Statskontoret

Statskontoret har på regeringens uppdrag genomfört en myndighetsanalys av Arvsfondsdelegationen i enlighet med den modell som Statskontoret tidi­gare redovisat (2008:17).^[1] I uppdraget ingår att:

• analysera hur Arvsfondsdelegationen fullgör sitt uppdrag
• analysera hur interna och externa faktorer påverkar myndighetens möjlig­heter att fullgöra sitt uppdrag
• belysa frågeställningar som är särskilt viktiga för myndighetens förut­sättningar att fullgöra sitt uppdrag framöver,
• analysera om, och i så fall vilka, andra förutsättningar som kan behövas för att uppdraget ska kunna genomföras så effektivt som möjligt, och
• lämna en redogörelse som ska utgöra ett underlag i regeringens bedöm­ning av om styrningen är ändamålsenlig.

Statskontoret ska även analysera Arvsfondsdelegationens sammansättning för att säkerställa att kompetensen och antalet ledamöter svarar upp mot upp­giften att fördela stöd enligt de fastställda kriterierna. Vidare ska Statskontoret särskilt analysera hur uppgiften att kommunicera ändamålet med Allmänna arvsfonden fullgörs samt hur kunskapen om beviljade pro­jekt överförs till Regeringskansliet.

Av uppdraget framgår att de eventuella förslag på förändringar som analy­sen leder till ska utgå från att nuvarande ordning kvarstår. Det innebär att Kammarkollegiet ska fortsätta att handlägga och administrera Arvsfonds­delegationens uppgifter.

Modellen för myndighetsanalyser

I en myndighetsanalys går Statskontoret igenom den berörda myndig­hetens förutsättningar, verksamhet, resultat och utmaningar. Analysen ger en över­gripande bild av hur myndigheten arbetar och samverkar för att säkerställa en rättssäker, effektiv samt medborgar- och företagsorienterad förvaltning. Myndighetsanalysen kan utgöra ett underlag i regeringens årliga dialog med myndighetens ledning. Den kan också ge underlag för regeringen att bedöma om myndigheten är rustad för att möta förändringar inom sitt område och om styrningen är ändamålsenlig.

En myndighetsanalys är uppbyggd av fyra analysmoment med tillhörande frågor (figur 1).

Figur 1 Statskontorets modell för myndighetsanalyser

Källa: Statskontoret 2008:17 Modell för myndighetsanalyser

I det första momentet analyserar vi vilka uppgifter och resurser som rege­ringen har gett myndigheten och vilka mål som är vägledande för verksamheten. I det andra momentet analyserar vi hur myndigheten utför sina uppgifter och vilka resultat den uppnår. Tillsammans ger dessa två moment en grund för det tredje analysmomentet där vi belyser faktorer som är särskilt viktiga för att myndigheten ska kunna fullgöra sitt uppdrag. Sådana faktorer kan vara både externa och interna. I det fjärde analys­momentet identifierar vi områden som myndigheten eller regeringen be­höver utveckla för att myndigheten ska kunna fullgöra sitt uppdrag fram­över.

Gränsdragning mellan Arvsfondsdelegationen och Kammarkollegiet

Statskontorets uppdrag är att göra en myndighetsanalys av nämnd­myn­dig­heten Arvsfondsdelegationen. I myndighetsanalysmodellen ingår som vi beskriver ovan att analysera de faktorer som påverkar myndighetens resul­tat. Kammarkollegiet ska enligt förordningen om Allmänna arvsfonden utföra administrativa och handläggande uppgifter åt Arvsfondsdele­ga­tio­nen. Detta kallar vi för kanslistöd. Vi kommer även att använda begreppet delegation i stället för nämndmyndighet.

Vi ser kanslistödet som en central faktor för Arvsfondsdelegations förut­sätt­ningar att kunna utföra sitt uppdrag. Kvaliteten i kanslistödet påverkar hur mycket medel delegationen kan fördela ut och vilka projekt som kom­mer att få medel.

Vi undersöker därför i denna myndighetsanalys grundligt det kanslistöd som Kammarkollegiet lämnar till Arvsfondsdelegationen. De andra upp­gifter som Kammarkollegiet har när det gäller Allmänna arvsfonden ingår inte i myndighetsanalysen, det vill säga fondförvaltning och att bevaka fon­dens rätt till arv.

Genomförande av analysen

Underlaget för Statskontorets analys består i huvudsak av intervjuer, offent­liga och myndighetsinterna dokument samt verksamhetsstatistik. Vi har intervjuat samtliga ledamöter i delegationen utom en. Vid Kammarkollegiet har vi in­tervjuat generaldirektören, rättschefen, ekonomichefen, ledningen på Arvsfondsdelegationsenheten och samtliga personalgrupper på enheten, kommunikationschefen och två kommunikatörer. Vi har även intervjuat företrädare för Regeringskansliet.

Vi har genomfört en enkätundersökning riktat till ett mindre urval av de projekt som sökt och beviljats medel från Arvsfonden för att få externa syn­punkter på Arvsfondsdelegationens verksamhet. Vi har valt att inte genom­föra intervjuer med projektledarna. Projektens karaktär, storlek, inriktning och geografiska hemvist skiljer sig mycket åt. Det var därför att föredra att använda de större urval som en enkätundersökning ger, framför en intervju­undersökning med ett mindre urval.

Enkäten har riktats till 42 projekt. Urvalet kan beskrivas som strategiskt.^[2]

Urvalet skedde utifrån listor på projekt som hade beviljats medel något av åren 2015–2017. Med hjälp av kompletterande information från Arvsfond­ens webbplats valdes projekten så att de skulle uppvisa en spridning när det gäller ett antal variabler: geografi, bidragets storlek, målgrupp, typ av stöd (lokalstöd eller projektstöd), nivå (nationell, regional eller lokal) samt vilket år projektet beviljades stöd. Av 42 projektledare som har fått enkäten har 33 svarat, vilket innebär en svarsfrekvens på 79 procent.

Denna myndighetsanalys har genomförts av Charlotte Andersson och Jenny Odeborn (projektledare till och med 2017-11-13). Rapporten har kvalitets­säkrats genom Statskontorets interna rutiner. Arvsfondsdelegationen, Kam­mar­kollegiet och Regeringskansliet har i relevanta delar kontrollerat fakta i ett utkast till denna rapport.

Kommitté ser över regelverket kring Allmänna arvsfonden

Samtidigt som regeringen beslutade om en myndighetsanalys av Arvs­fondsdelegationen fattade regeringen beslut om direktiv till en kommitté.^[3] Kommittén ska se över och analysera vissa frågor om Allmänna arvsfon­dens verksamhet och då fokusera på det regelverk som gäller för Allmänna arvsfonden. Uppdraget ska redovisas senast den 1 september 2018. Vi har samrått med kommittén i enlighet med vårt uppdrag. Vi kommer i denna myndighetsanalys i stor utsträckning avgränsa oss från de frågor som ligger inom kommittéuppdraget.

Rapportens disposition

Rapporten är disponerad i enlighet med innehållet i Statskontorets modell för myndighetsanalyser.

I kapitel 2 beskriver vi Arvsfondsdelegationens uppgifter och resurser, regeringens styrning, myndighetens målgrupper samt samverkan med andra aktörer.

I kapitel 3 beskriver vi hur delegationen och delegationens uppgifter är organiserade.

I kapitel 4 analyserar vi har hur den interna styrningen och kontrollen fungerar.

I kapitel 5 analyserar vi delegationens resultat och hur det följs upp och redovisas.

I kapitel 6 redovisar vi de förhållanden som vi bedömer som särskilt viktiga för Arvsfondsdelegationens resultat och för att myndigheten ska kunna fullgöra sitt uppdrag framöver. I kapitlet behandlar vi även områden som kan behöva förbättras samt redovisar vissa rekommendationer.

Arvsfondsdelegationens uppgifter och resurser

I detta kapitel beskriver vi Arvsfondsdelegationens uppgifter och resurser. Vi analyserar också hur regeringen styr delegationen och vilka målgrupper delegationen har för sina uppgifter.

Sammanfattande iakttagelser

• Arvsfondsdelegationen styrs framför allt utifrån de två författ­ningarna om Allmänna arvsfonden. Delegationen har stor frihet att utforma sin verksamhet.
• Kostnaderna för Arvsfondsdelegationen har ökat de senaste åren genom att dess kanslistöd har byggts ut och förstärkts.
• Regeringen håller ett avstånd till delegationen i sin formella myn­dighetsstyrning.
• En tjänsteman från Regeringskansliet ska enligt förordning vara ordförande i delegationen och leder därmed delegationens arbe­te.
• Arvsfondsdelegationen har olika målgrupper för sina olika upp­gifter.
  

Arvsfondsdelegationens uppgifter

Arvsfondsdelegationen har tre uppgifter:

• besluta om fördelning av stöd ur Allmänna arvsfonden,
• informera allmänheten om arvsfondens ändamål och fondmedlens användningsområde samt
• ha en samlad strategi för uppföljning och utvärdering.

Delegationens uppgifter framgår av två författningar: lagen (1994:243) om Allmänna arvsfonden och förordningen (2004:484) om Allmänna arvs­fonden.

Fördelningen av stöd delegationens kärnuppgift

Arvsfondsdelegationens kärnuppgift är att fördela medel från Allmänna arvsfonden. Det är den uppgift som ledamöterna ser som den huvudsakliga och det är också den uppgift som företrädare för delegationen säger att de inte kan prioritera ned.

Fördelningen av medel sker efter en skriftlig ansökan. Ramarna för ansök­ningsprocessen är reglerade i författning. Det gäller också för kraven på redovisning och grunderna för återbetalningsskyldighet.

Arvsfondsdelegationen tar löpande emot ansökningar och det finns inte några fasta ansökningsperioder. Under åren 2012–2016 har delegationen fått in mellan närmare 1 000 och 1 330 ansökningar per år. År 2016 tog dele­gationen emot 985 ansökningar. Beslut om fördelning av medel fattas sex gånger per år då delegationen sammanträder.

Stora summor att dela ut varje år

Arvsfondsdelegationen delade förra året ut drygt 700 miljoner kronor. Enligt den ovan nämnda lagen kan 90 procent av de medel som tillfaller Arvsfonden under ett år delas ut i stöd under nästa år. Resterande 10 procent ska läggas till fondens kapital.

Tabell 1 Utdelningsbara medel som tillfallit Allmänna arvsfond 2012–216 (mkr)

	2012	2013	2014	2015	2016
Utdelningsbara medel	443	662	582	648	719

Källa: Regeringens skrivelse 2016/17:211. Utdelningsbara medel är 90 procent av de medel som tillfaller Allmänna arvsfonden under ett år och direktavkastningen från fondförvaltningen.

Riktlinjer och kriterier för fördelningen av medel

I lagen om Allmänna arvsfonden finns riktlinjer för fördelningen av medel. Där framgår att Allmänna arvsfonden ska främja verksamhet av ideell karaktär till förmån för barn, ungdomar och personer med funktions­ned­sättning. Medel från fonden ska i första hand lämnas till verksamheter som är nyskapande och utvecklande. Det kan till exempel handla om att testa en ny metod, anpassa en verksamhet efter en ny målgrupp eller starta en helt ny verksamhet. Stöd får också lämnas till anläggningar, lokaler och utrust­ning om det bedöms som särskilt angeläget.

Utifrån regleringen har Arvsfondsdelegationen två stödformer:

• Projektstöd som kan beviljas för utveckling av verksamheter och meto­der.
• Lokalstöd som kan beviljas för ny-, om- och tillbyggnad av lokaler för att ny verksamhet ska kunna startas.

I lagen framgår att den som får lokalstöd ska förbinda sig att under minst 10 år använda den lokal eller anläggning som stödet gäller och för det ändamål och med de villkor som förutsattes när stödet beviljades.

Det stöd som Arvsfondsdelegationen beviljar ska lämnas till organisation­er som bedriver ideell verksamhet. Men om det finns särskilda skäl kan stöd även lämnas till en offentlig huvudman. De projekt som får stöd från Arvsfondsdelegationen får det vanligtvis under en treårsperiod.

Arvsfondsdelegationen har formulerat fler kriterier för fördelning­en av medel

Utöver det som är reglerat i författning har Arvsfondsdelegationen ytter­li­gare kriterier för fördelningen av medel. Förutom att de ska vara nyska­pande är det framför allt två kriterier som projekten måste uppfylla. Det gäller delaktighet och överlevnad. Med delaktighet menar delegationen att ett arvsfondsprojekt ska genomföras med och av målgruppen och att det är målgruppens behov som ska styra verksamheten. Med överlevnad menar delegationen att det är viktigt att skapa förutsättningar för att projektets erfarenheter och resultat ska kunna leva vidare när finansieringen från Arvs­fonden upphör.

Samtliga av kriterierna är av ett sådant slag att det är en bedömningsfråga om de är uppfyllda eller inte. Delegationen utarbetar praxis för fördelningen av medlen för att hjälpa handläggarna att tydliggöra för dem som söker medel och för kanslifunktionen vad man kan få medel ur Allmänna arvsfon­den för. Delegationen har en möjlighet att ändra praxis i takt med för­ändringar i samhället och som en följd av andra förändringar i förutsätt­ningar för delegationens verksamhet.

Övriga uppgifter inte närmare preciserade i författningarna

Delegationens kommunikationsuppdrag och utvärderingsverksamhet är inte närmare preciserade i författningarna. Författningarna anger endast att större utvärderingar som regel ska genomföras av vetenskaplig expertis.

Särskilt om redovisning

Arvsfondsdelegationen är undantagen från förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. I stället ska Arvsfondsdelegationen årligen lämna en verksamhetsberättelse till regeringen. Verksamhetsberät­telsen ska ge en samlad redovisning av myndighetens stödgivning.

Den utredning som regeringen tillsatt för att göra en översyn av regel­verket som gäller Allmänna arvsfonden ska bland annat analysera och bedöma om Arvsfondsdelegationen även fortsättningsvis ska undantas från kravet att lämna årsredovisning.^[4]

Finansiering och ekonomiska resurser

Arvsfondsdelegationens verksamhet finansieras helt av Allmänna arvs­fon­den. Att det är just Arvsfondens medel som används gör att det är särskilt viktigt att administrationen som gäller fördelning av stöd, information samt uppföljning och utvärderingar är kostnadseffektiv och transparent. Detta har förts fram i våra intervjuer.

Arvsfondsdelegationens kostnader för fördelning av stöd ur Arvsfonden ska betalas med högst det belopp som regeringen bestämmer. Regeringen fast­ställer detta belopp efter en bedömning av vad som utgör rimliga administ­rativa kostnader i förhållande till Arvsfondens medel.

Varje år ska ett kostnadsförslag lämnas in till regeringen. Tidigare år läm­na­de både Kammarkollegiet och delegationen in underlag till regeringen. Nytt från och med 2017 är att Kammarkollegiet efter samråd med dele­gationen ska lämna in ett gemensamt kostnadsförslag till regeringen för det kommande verksamhetsåret.^[5]

Företrädare för Regeringskansliet uppger att de analyserar och bedömer kost­nadsunderlaget på samma sätt som de gör med myndigheters budgetunderlag. I våra intervjuer framgår att regeringen i stort har hållit sig till Kammarkollegiets och delegationens bedömning.

Kostnaderna ökar för kanslifunktionen

Figur 2 visar att kostnaderna för kanslistödet till Arvsfondsdelegationen succes­sivt har ökat, med en tydlig ökning 2016. Sedan 2010 har Kam­mar­kollegiet ansvar för kansligöromålen och sedan dess har kostnaderna för kanslistödet ökat med 50 procent, från 27 miljoner kronor 2010 till 40 miljoner kronor 2016.^[6]

Figur 2 Driftskostnaderna för kanslistödet till Arvsfondsdelegationen (mkr)

Källa: Kammarkollegiets årsredovisning 2016–2012 och kostnadsförslag för 2018. I övriga kost­nader ingår kommunikationsinsatser och genomförda utvärderingar.

De ökade kostnaderna beror enligt delegationen och Kammarkollegiet fram­för allt på att de har satsat på att förstärka kvalitetsgranskningen av projekten och kontrollen av hur projektmedlen används. Utvärde­ringsverk­sam­heten har byggts ut och även stödgivningen i sig har ökat. Att kostnaderna ökade 2016 beror enligt delegationen på ökade kostnader för kommunikationsinsatser och på fler genomförda utvärderingar. Regeringen har i skrivelsen till riksdagen ställt sig positiv till de förstärkningar som har skett av kvalitetsgranskningen och kanslifunktionen.

I sin redovisning av verksamheten tar delegationen fram uppgifter över driftskostnaderna i förhållande till beslutade projekt och i förhållande till beslutade projektmedel. Tabell 2 visar att de procentuella kostnaderna har sjunkit i förhållande till de totala beslutade projektmedlen över en femårs­period. Kostnaderna per beslut har dock ökat.

Tabell 2 Driftskostnaderna för Arvsfondsdelegationen, 2012-2016

	2012	2013	2014	2015	2016
Driftskostnad i förhållande till beslutade medel (%)	5,9	5,5	5,3	5,1	5,2
Driftskostnader per beslut (kr)	19 400	20 300	18 700	22 300	28 800

Källa: Regeringens skrivelse 2016/17:211. I driftskostnaderna ingår hela verksamhetens kostna­der, det vill säga även all kommunikation och utvärderingsverksamhet.

Handläggningen har utvecklats bland annat mot större inslag av kontroll, vilket har bidragit till ökade kostnader per beslut. En annan orsak kan vara att mängden enkla avslagsbeslut har minskat som ett resultat av bland annat en telefonjour och ett webbaserat verktyg, som fungerar som stöd för organisationer som är intresserade av att ansöka om medel från Arvsfonden. På så sätt har man undvikit att få in ansökningar som skulle ha inneburit självklara avslag.

Kraven på kansliet förändras i takt med att inflödet av resurser som ska fördelas ökar. Delegationen och Kammarkollegiet bedömer att kanslifunk­tionen med nuvarande dimensionering klarar att fördela 700 miljoner kronor per år med bibehållen kvalitet.^[7]

Fördelningen av kostnader på olika verksamheter

Fördelningen av medel är det som kostar mest i Arvsfondsdelegationens verksamhet (figur 3). Det är också den huvudsakliga uppgiften för delega­tionen. Av verksamhetens totala kostnader går drygt 60 procent till att fördela medel. Därefter använder delegationen mest pengar till kommu­nikation, 25 procent, och minst till utvärdering, 12 procent.

Arvsfondsdelegationen har en relativt stor kommunikationsverksamhet och samtidigt har delegationen ett tydligt informationsuppdrag inom området. Myndigheten för civilsamhälles- och ungdomsfrågor (MUCF) är också en myndighet som fördelar medel och som informerar om sin bidragsgivning. En jämförelse med MUCF:s kommunikationsarbete ger att den verksam­heten kostade 9 miljoner kronor 2016, vilket motsvarar 12 procent av de totala kostnaderna. Med andra ord är informationsuppgiftens kostnader relativt större för Arvsfondsdelegationens verksamhet.

Figur 3 Fördelningen av verksamhetens kostnader 2016

Källa: Bearbetning av uppgifter från Kammarkollegiet. I fördelning av medel ingår administration.

Figur 4 visar att kostnaderna för både fördelningen av medel och kommu­ni­kation har ökat under perioden 2014 till 2016. Kostnaderna för hand­läggningen har ökat med drygt 15 procent, medan kostnaderna för kommunikation har ökat med drygt 40 procent. De ökade kostnaderna för handläggningen beror på att antalet handläggare har ökat. De ökade kostnaderna för kommunikation beror i stället framför allt på satsningarna på att utveckla den externa webben och konsulthjälp för andra kommu­ni­ka­tionsinsatser. Delegation­ens kostnader för controllerverksamheten var 1,8 miljoner kronor 2016 och kostnaderna har varit relativt konstanta de senaste tre åren.

Figur 4 visar också att utvärderingsverksamhetens kostnader varierar över tid. Det kan förklaras med att antalet utvärderingar som pågår samtidigt också varierar.

Kostnaderna för overhead ligger konstant på 23 procent för perioden 2014 till 2016.

Hur mycket delegationens ledamöter kostar redovisas inte i kostnadsför­slaget eller på någon annan plats. Men deras arvode på 1 500 kronor per sammanträde ger sammantaget en liten kostnad.

Figur 4 Verksamhetens kostnader uppdelade efter uppgifter 2014–2016 (mkr)

Källa: Bearbetning av uppgifter från Kammarkollegiet

Viktigt med kontroll på kostnaderna

Regeringen har uttryck att det är av stor vikt att de administrativa kost­naderna kopplade till Allmänna arvsfonden är välmotiverade.^[8] Kraven på effektivisering av Arvsfondsdelegationen utgår från det generella krav som finns på alla myndigheter genom myndighetsförordning (2007:515). Kam­markollegiet har också ett återrapporteringskrav att redovisa åtgärder för att effektivisera verksamheten. Därutöver kan det sägas finnas ett effektivise­ringstryck av mer av moralisk karaktär.

Arvsfondsdelegationen har de senaste åren byggt upp och förstärkt kansli­stödet, vilket har lett till att kostnaderna ökat. Delegationens nuvarande ordförande säger att det nu skett en uppstramning kring delegationens kost­nads­utveckling. Kostnadsförslaget för 2017 bygger framför allt på en uppräkning utifrån pris- och löneomräkningen, PLO. Företrädare för Rege­ringskansliet framhåller att en rimlig utgångspunkt i det kostnadsförslag som lämnas till regeringen kan vara den pris- och löneomräkning som görs för Kammarkollegiets förvaltningsanslag.

Rapporteringstillfället för kostnadsförslaget har från och med 2017 tidigare­lagts, vilket ger Regeringskansliet mer tid för att bedöma förslaget.

Styrningen från regeringen

De två författningar som särskilt reglerar Arvsfondsdelegationens verksam­het kan sägas fungera som myndighetens instruktion och utgör därigenom regeringens långsiktiga styrning. Författningarna beskriver delegationens uppgifter, organisation och kriterier för stödfördelningen.

Regeringens styrning på kort sikt brukar formuleras i myndigheternas regle­ringsbrev. Arvsfondsdelegationen har inte något eget regleringsbrev. Finan­sie­ringen av verksamheten som rör Allmänna arvsfonden framgår av Kammarkollegiets regleringsbrev. I Kammarkollegiets regleringsbrev finns sedan 2016 även ett återrapporteringskrav om att myndigheten ska redovisa åtgärder för att bibehålla kvaliteten i handläggningen och för att effekti­vi­se­ra verksamheten. Regeringen har inte satt upp några mål för delegationens eller kollegiets verksamhet.

Resultatredovisning till riksdagen blir ett viktigt styrinstrument

Varje år ska regeringen lämna en skrivelse^[9] till riksdagen där den redovisar resultaten för Allmänna arvsfondens samlade verksamhet. Denna skrivelse är viktig för inriktningen på delegationens verksamhet, eftersom det inte finns några andra styrande dokument för delegationen. Det menar både leda­möterna i delegationen och kanslistödet på Kammarkollegiet. Skrivel­sen påverkar alltså delegationens inriktning trots att den i egentlig meningen inte är ställd till delegationen utan till riksdagen.

De delar av skrivelsen som berör Arvsfondsdelegationen är till stor del base­rade på den verksamhetsberättelse som delegationen lämnar till rege­ringen varje år. Verksamhetsberättelsen redovisar hur medlen från Allmän­na arvsfonden har fördelats och utvecklingen av kansligöromålen. Rege­ringen har inte formulerat några egna indikatorer för att följa upp delegatio­nens verksamhet.

Inriktning och bedömning av verksamheten

Regeringen anger i skrivelsen den kommande inriktningen för stödet, i enlig­het med lagen om Allmänna arvsfonden. Regeringen anger då inrikt­ningen på barnrättspolitiken, ungdomspolitiken och funktionshinders­poli­ti­ken. Regeringen tar i skrivelsen också upp områden som den ser som särskilt angelägna att utveckla och prioritera när delegationen fördelar medel. I den senaste skrivelsen identifierar regeringen 12 prioriterade om­råden. Det handlar till exempel om att främja etableringen på arbetsmark­naden, öka tillgängligheten för äldre personer med funktionsnedsättning, stärka barnets rättigheter, främja psykisk och fysisk hälsa samt att stärka förutsättningarna för nyanländas mottagande och etablering.

I skrivelsen bedömer regeringen också Arvsfondsdelegationens verksamhet och utveckling. Bedömningen gäller exempelvis hur kontrollverksamheten bör utvecklas eller vikten av att vidareutveckla kommunikationsinsatserna.

Myndighetsdialog för första gången

Regeringen har under 2017 hållit en första myndighetsdialog med Arvs­fonds­delegationen. Dialogen hölls på Socialdepartementet. Delegationens ordförande, generaldirektören för Kammarkollegiet och enhetschefen för Arvsfondsdelegationsenheten deltog. Företrädare för Regeringskansliet menar att en mer formaliserad dialog om förutsättningar och resultat kan bidra till att utveckla uppföljningen av verksamheten. Flertalet av dem som vi har intervjuat ser positivt på att delegationen mer liknar en vanlig myn­dighet i hur regeringen följer upp den.

Det administrativa och handläggande stöd som Kammarkollegiet enligt förordningen om Allmänna arvsfonden ska utföra åt Arvsfondsdelegationen följs på en övergripande nivå upp av Finansdepartementet i myndighets­styr­ningen av Kammarkollegiet.

Avstånd till statsbudgeten ses som en nödvändighet

Delegationen ska inrikta fördelningen av medel mot målgrupperna och tillämpa kriteriet om nyskapande. I övrigt är det till stor del delegationen själv som sätter ramarna för fördelningen av medel. De prioriterade om­rådena i skrivelsen till riksdagen uppfattas som vida, vilket gör att det inte är svårt att få de beviljade projekten att passa in i någon av de prioriterade grupperna. Företrädare för delegationen menar att skrivelsen därför inte utgör någon stark styrning.

Flera av dem som vi har intervjuat ser det som viktigt för Arvsfondens trovärdighet, att det inte finns någon risk för sammanblandning mellan statsbudgeten och Allmänna arvsfonden. Den återhållsamma styrningen när det gäller hur medlen ska fördelas är en nödvändighet för många av delegationens ledamöter.

Regeringskansliet representerat i delegationen

Historiskt finns en stark koppling mellan regeringen, Regeringskansliet och Arvsfonden. Fram till 2010 hanterades fördelningen av medel inom Rege­ringskansliet och besluten om fördelning var regeringsärenden. I samband med att förvaltningsärenden flyttades ut från Regeringskansliet flyttade kansli­göromålen för Arvsfondsdelegationen till Kammarkollegiet. Kopp­lingen till Regeringskansliet finns kvar när det gäller att ordföranden i Arvs­fondsdelegationen enligt lag ska komma från Regeringskansliet. Praxis är att även vice ordförande kommer därifrån.

Ingen upplevd informell styrning

Regeringen har tidigare uttryckt att Regeringskansliet inte bör finnas repre­sen­terat som ledamöter i styrelser eftersom det finns en risk för att de uppfattas som företrädare för Regeringskansliet och därmed regeringen.^[10] I den nuvarande delegationen är ordföranden anställd inom Regerings­kans­liet och placerad på den enhet som har ansvar för myndighetsstyrningen av Arvsfondsdelegationen. Intervjuerna är samstämmiga om att representatio­nen från Regeringskansliet inte har påverkat fördelningen av medel. Flera intervjuade lyfter i stället fram fördelarna med att ha representation från Regeringskansliet i delegationen, som då får tillgång till kunskap om poli­tis­ka prioriteringar.

Delegationens sammansättning utvecklas vidare i kapitel 3.

Olika målgrupper för delegationens olika uppgifter

Målgrupperna specificeras närmare i regeringens skrivelse till riksdagen under de prioriterade områdena. Genom skrivelsen har till exempel äldre med funktionsnedsättning och nyanlända blivit särskilt prioriterade grup­per.

Arvsfondsdelegationen beslutar om särskilda satsningar för att kunna rikta finansiering mot teman eller målgrupper som den bedömer är särskilt ange­lägna. Kommunikationsinsatser genomförs för att få in fler ansökningar inom det specifika området och de projekt som ingår i en satsning utvär­deras gemensamt. Exempel på fleråriga satsningar är Egen Kraft, som riktar sig till personer med funktionsnedsättning och Nyanländasatsningen, som riktar sig till nyanlända barn och unga.

Målgrupperna har i olika utsträckning hittat till Arvsfonden. Funktions­hinderrörelsen anses vara särskilt framgångsrik i att söka stöd. Man har utvecklat en förståelse för hur ansökningarna ska se ut.

I uppgiften att informera om fonden och dess ändamål vänder sig dele­ga­tionen både till allmänheten i stort och till föreningslivet och kommunala tjänstemän. I uppgiften att sprida kunskap om resultaten av Arvsfonds­delegationens satsningar och projekt riktar sig delegationen bland annat till Regeringskansliet, riksdagen och civilsamhällets organisationer.

Samverkan med andra bidragsgivande aktörer

Det finns ett antal myndigheter och organisationer som bedriver en likartad verksamhet som Arvsfondsdelegationen och som fördelar bidrag till civil­sam­hället eller andra organisationer. Det gäller till exempel Myndigheten för civilsamhälles- och ungdomsfrågor, Socialstyrelsen, Kulturrådet och Postkodlotteriet.

Samverkan sker på flera olika sätt

De bidragsgivande myndigheterna och organisationerna träffas i olika nätverk och konstellationer. Regeringen har till exempel ett nätverk för bidragsgivare i vilket representanter från Arvsfondsdelegationsenheten del­tar. Delegationen och kanslistödet deltar och anordnar också seminarier.

Inom kulturområdet finns en samverkan på handläggarnivå mellan olika bidragsgivande aktörer, där Arvsfondsdelegationsenhetens handläggare som ansvarar för kulturfrågorna deltar. Denna typ av samverkan har av hand­läggarna lyfts fram som ett bra exempel som borde spridas till fler områden.

Referenstagning vid handläggningen av projektansökningarna är också en form av samverkan mellan bidragsgivarna. Enligt de generella villkoren för projektstöd som gäller för Arvsfonden får stöd inte användas för kostnader som betalas av någon annan finansiär, däremot kan projekt samfinansieras av flera aktörer. I den pågående översynen av regelverket för Allmänna arvsfonden ska utredaren analysera hur dubbelfinansiering av samma ända­mål inom ramen för ett projekt kan undvikas.

I intervjuerna är det flera som lyft fram att flytten från Regeringskansliet har påverkat möjligheterna till omvärldsbevakning. Tidigare var det lättare att få kontakt med andra som hade sakkompetens om delegationens mål­grupper och civilsamhället.

Organisering av verksamhet och uppgifter

I detta kapitel behandlar vi Arvsfondsdelegationens sammansättning. Vi beskriver också hur ansvaret för att utföra delegationens uppgifter är för­delat och organiserat mellan delegationen och värdmyndigheten Kammar­kollegiet. Vi beskriver även de olika uppgifter som delegationen utför med stöd av Kammarkollegiet.

Sammanfattande iakttagelser

• Delegationens sammansättning uppfyller de krav som ställs i relevanta författningar. Kompetensen skulle dock kunna bred­das.
• Delegationen har en tung arbetsbörda. En ny ordning med tre­åriga beslut kommer sannolikt att förbättra situationen.
• Flera ledamöter har emellanåt svårt att delta på sammanträ­den. Det finns en risk för att man inte alltid ska kunna uppfylla kraven för beslutsförhet.
• Kanslistödet har mycket kontakter med projekten under ansök­nings- och projekttiden.
• Målgrupper för utvärderingarna är framför allt andra organisa­tio­ner och myndigheter. De egna handläggarna har litet infly­tande över inriktningen av utvärderingsverksamheten.
• Arvsfondens kommunikatörer är organisatoriskt skilda från det övriga kanslistödet. Det har lett till att verksamhetsperspektivet i kommunikationsarbetet har fått litet utrymme.

Organisering av Arvsfondsdelegationen

Arvsfondsdelegationen är en nämndmyndighet. Det innebär att nämndens ledamöter kollektivt fattar beslut och ansvarar för verksamheten inför rege­ringen. Vi använder begreppet delegation i stället för nämnd.

Regeringen utser delegationens ledamöter

Regeringen utser ledamöterna i Arvsfondsdelegationen. Enligt förord­ningen om Allmänna arvsfonden får inte antalet ledamöter vara större än sju. Delegationen ska också bestå av en ordförande, en vice ordförande och högst fem andra ledamöter. Ledamöterna förordnas för högst två år med möjlighet till ett nytt förordnande. Den ledamot som har suttit längst i delegationen förordnades första gången 2009.

Sammansättningen i delegationen

Lagen föreskriver att ledamöterna ska ha god kunskap om Arvsfondens målgrupper: barn, ungdomar eller personer med funktionshinder. I den nuvarande delegationen kommer ledamöterna från Barnombudsmannen, Handikappförbunden, Nationella samordnaren för unga som varken arbetar eller studerar, Sveriges kommuner och landsting, Domstolsverket och Regeringskansliet. Bland ledamöterna finns således såväl myndigheter som organisationer från det civila samhället representerade.

Ordföranden och vice ordföranden anställda i Regeringskansliet

Lagen föreskriver att ordföranden ska vara anställd i Regeringskansliet. Enligt nuvarande praxis är även vice ordföranden anställd där. Fram till nyligen var det statssekreterare från Socialdepartementet och Utbildnings­depar­tementet som var ordförande respektive vice ordförande. Av både praktiska skäl och jävsskäl är det numera opolitiska tjänstemän som har dessa poster. Men majoriteten av ledamöterna ska vara personer som inte kommer från Regeringskansliet.

Tidigare var samtliga ledamöter i delegationen anställda i Regeringskans­liet. När förändringen av delegationens sammansättning genomfördes 2003 var skälet att man ville garantera en bättre insyn. Förändringen avsåg även att stärka delegationens legitimitet och effektivitet samt bredda dess kompe­tens och omvärldskontakter.^[11]

Delegationens ordförande har en särställning

Den nuvarande ordföranden har en tjänst i Regeringskansliet på 15 pro­cent av en heltid. Denna tid ägnas helt åt ordförandeskapet. Ordföranden har ett större ansvar för löpande arbetsuppgifter än de övriga ledamöterna, som sköter uppdraget utöver sina ordinarie arbeten. Ordföranden samråder med Kammarkollegiet i olika frågor vid sidan av sammanträdena.^[12]

Ledamöterna sammanträder sex gånger per år

Delegationen sammanträder sex gånger per år. Under 2016 fattade dele­gationen i genomsnitt beslut i 150 ärenden per sammanträde. De flesta ärenden gäller ansökningar om medel till projekt, men delegationen fattar även mer strategiska beslut. Eftersom alla beslut fattas kollektivt, måste samtliga ledamöter sätta sig in i det omfattande material som skickas ut inför sammanträdena.

Vid sammanträdena diskuterar delegationen ärenden som gäller fördelning av medel och även kommunikationsinsatser, utvärderingar, inriktning och utveckling av handläggningen samt praxis i stödgivningen. Delegationen har gemensamma verksamhetsplaneringsdagar tillsammans med kansli­stö­det för att kunna fördjupa sig i vissa utvecklingsfrågor.

Svårt för ledamöterna att alltid hinna delta

För att delegationen ska vara beslutsför måste minst hälften av ledamö­terna och antingen ordföranden eller vice ordföranden vara närvarande. Eftersom alla ledamöter utom ordföranden har uppdraget utöver sina ordi­narie arbeten, har det ibland varit nära att delegationen inte har varit beslutsför. Vi har vid intervjuer tagit upp frågan om man skulle kunna ha suppleanter till de ordinarie ledamöterna. Synpunkterna på det har varierat.

Fleråriga beslut kommer att frigöra tid

År 2016 infördes en ny ordning som innebär att delegationen i fort­sätt­ningen fattar rambeslut om treåriga projektbidrag. Ansökningar om fortsatta bidrag år 2 och 3 ska godkännas av Kammarkollegiet och chefen för Arvs­fondsdelegationsenheten. Denna ordning kommer i framtiden att förbättra projektens möjligheter att planera och samtidigt minska antalet beslut för delegationen. Det kommer att skapa utrymme för mer diskussion på sam­man­trädena.

En tidigare analys av en nämndmyndighet

Statskontoret har under senare år analyserat organiseringen av en annan nämndmyndig, Nämnden för statligt stöd till trossamfund^[13]. I analysen av konstaterade Statskontoret att nämnden i stort sett enbart ägnade sin tid åt en av uppgifterna, nämligen att besluta om statsbidrag. Övrig verksamhet var delegerad till kanslichefen. Kanslipersonalen upplevde att de inte fick direktiv eller stöd av nämnden i de delegerade uppgifterna.

Kanslistödet från Kammarkollegiet

Kammarkollegiet ansvarar, enligt förordning, för administrativa och hand­läggande uppgifter åt Arvsfondsdelegationen. Allt kanslistöd som Kammar­kollegiet tillhandahåller finansieras från Allmänna arvsfonden.

Överenskommelsen mellan Arvsfondsdelegationen och Kammarkollegiet

Kammarkollegiet ska utföra administrativa och handläggande uppgifter åt delegationen. Det säger förordning och det finns även i arbetsordningen för delegationen. Kammarkollegiets uppgifter ska regleras mer ingående i en överenskommelse. Den nuvarande överenskommelsen började gälla 2015 och har förlängts varje år sedan dess.

Av överenskommelsen framgår att Kammarkollegiet ska svara för kansli­funktioner och teknikstöd. Myndigheten ska hålla delegationen informerad om verksamheten och utföra de uppgifter som delegationen delegerar. Kammarkollegiet ska även ansvara för intern styrning och kontroll.

Kammarkollegiet ska kontrollera hur medlen används och följa upp och utvärdera projekten. Myndigheten ansvarar också för att tillhandahålla kom­munikationstjänster. Omfattningen av både handläggning och kommu­ni­kation ska preciseras i delegationens årliga verksamhetsplan.

Vidare ska Kammarkollegiet ta fram underlag och förslag till olika verk­samhetsdokument. Här följer några exempel:

• Underlag och förslag till planering av delegationens verksamhet.
• Förslag till verksamhetsberättelse.
• Kostnadsförslag för det kommande årets verksamhet.
• Styrdokument och annat underlag som stödjer en effektiv verksamhet.

Enligt överenskommelsen ska Kammarkollegiet i god tid samråda med Arvs­fondsdelegationen i frågor som gäller verksamhetens organisation och när den som har ansvar att leda denna verksamhet ska utses.

Organiseringen av kanslistödet

Kanslistödet till delegationen är placerat på Rättsavdelningen och dess enhet Arvsfondsdelegationsenheten samt på Kommunikationsfunktionen.

Därutöver ingår även delar av Kammarkollegiets registratur i kanslistödet. Vid behov kan hjälp avropas från andra avdelningar och enheter inom Kammarkollegiet. Kammarkollegiets internrevision granskar kanslistödet. Delegationen har ingen egen internrevision.

Figur 5 visar en förenklad bild av var kanslistödet befinner sig i Kammar­kollegiets organisation.

Figur 5 En förenklad bild av Kammarkollegiets organisationsschema.

Övrig verksamhet på Kammarkollegiet som berör Arvsfonden

Kammarkollegiet ansvarar även för att bevaka Arvsfondens rätt till arv och för att förvalta fondens kapital. Denna rätt till egendom bevakas av Arvsfondsenheten som är placerad på Rättsavdelningen. I uppgifterna ingår avveckling av dödsbon, godkännande av testamente och avstående av arv. I intervjuerna framgår det att Arvsfondsenheten och Arvsfonds­dele­ga­tions­enheten inte har några verksamhetsmässiga beröringspunkter.

Förvaltningen av Arvsfondens kapital sköts av Kapitalförvaltningen inom Kammarkollegiet. Bevakningen av Arvsfondens rätt och förvaltningen av dess kapital bekostas av Arvsfonden. Kapitalförvaltningen och rätten till arv behandlas inte vidare i denna myndighetsanalys.

Arvsfondsdelegationsenheten

Merparten av kanslistödet utförs av Arvsfondsdelegationsenheten. Enhet­en handlägger ansökningarna om medel från Arvsfonden och följer upp och utvärderar de projekt som har beviljats medel. Enheten tar också fram under­lag till bland annat verksamhetsplan, kostnadsförslag och styr­doku­ment.

Enheten består för närvarande av 24 personer, fördelat på sexton handläg­gare, två administratörer, två controller, en jurist, en utvärderingsansvarig, en enhetschef och en sektionschef.

Kanslistödet har blivit större sedan flytten till Kammarkollegiet

Antalet medarbetare som arbetar med kanslistöd till delegationen har ökat under tiden på Kammarkollegiet. Enheten har bland annat tillförts kompe­tens i form av en controllerfunktion och en jurist. Antalet handläggare har ökat från tretton till sexton.

Som ett led i den kontinuerliga översynen av enhetens bemanning kommer bland annat ytterligare en controller och en administratör att anställas. Avsik­ten är både att ytterligare höja kvaliteten i handläggningen och att avlasta handläggarna.

Arbetsmiljöfrågor

I den senaste medarbetarenkäten har Arvsfondsdelegationsenheten gett mer negativa svar på ett flertal frågor än resten av Kammarkollegiet. Nästan 50 procent av de svarande tycker inte att det finns goda möjlighet­er att utveck­las i arbetet. Drygt 40 procent tycker att arbetet inte är effek­tivt organiserat. Drygt 50 procent tycker inte att det finns effektiva arbets­rutiner. Många håller inte med om att nya idéer uppmuntras (drygt 40 pro­cent) eller att chefer­na uppmuntrar till kompetensutveckling (drygt 50 pro­cent).

Flera intervjuade handläggare upplever dessutom att det finns en bristande transparens i hur Arvsfondens medel används inom Kammarkollegiet. En­ligt lagen om Allmänna arvsfonden är den som tagit emot stöd ur fonden skyldig att hålla medel från Arvsfonden avskilda från annan verksamhet. Avsikten är att Allmänna arvsfondens medel inte ska användas för ordinarie verk­samhet i föreningarna. Av intervjuerna framgår att handläggarna inte all­tid har fullt förtroende för att Arvsfondens medel behandlas på samma sätt inom Kammarkollegiet.

Enligt vad vi erfarit har Arvsfondsdelegationsenheten haft en förhållande­vis hög personalrörlighet.^[14]

Kommunikationsfunktionen

Fem kommunikatörer på Kammarkollegiet bekostas av Arvsfonden och sköter huvuddelen av delegationens uppgift att informera allmänheten om fonden och dess ändamål. Kommunikationsfunktionen omfattar ytterligare fem medarbetare, som utför uppgifter åt Kammarkollegiet. Tanken är att om kommunikatörerna sitter tillsammans så uppstår samordningsvinster. Genom att arbetet är uppdelat i aktiviteter ska Kammarkollegiet säkerställa att Arvsfondsdelegationen får de kommunikationstjänster den betalar för.

Tidigare har Kammarkollegiet organiserat arbetet annorlunda. Arvsfondens kommunikatörer var placerade på Arvsfondsdelegationsenheten, men dele­ga­tionen och Kammarkollegiet beslutade för några år sedan att dessa kom­munikatörer skulle placeras på Kommunikationsfunktionen och ledas av chefen där i stället. Flera handläggare har fört fram kritiska synpunkter på den nuvarande organisatoriska lösningen.

Kompetensförsörjning och kompetensutveckling

Arvsfondsdelegationen har som övergripande mål i sin verksamhetsplan att delegationen ska vara en kompetent projektfinansiär. Det framgår av planen att åtgärder ska genomföras för att stärka kompetensförsörjning och om­världsbevakning inom kanslistödet för att nå målet.

Flera handläggare för fram att deras möjligheter till kompetensutveckling är små. Det framgår också av den senaste medarbetarenkäten att det finns ett missnöje med möjligheterna till kompetensutveckling. Att döma av verk­­samhetsplanen genomför kanslistödet olika kompetensutvecklings­insat­ser. Enheten arbetar för närvarande med att ta fram en strategi för kom­pe­tensutveckling.

Enligt intervjuerna har det inte varit svårt att ersättningsrekrytera vid vakan­ser.

Handläggning av ansökningar

Den största och viktigaste uppgiften för kanslistödet är att handlägga ansök­ningar av medel.

Processen att handlägga ansökningar

Under åren 2012–2016 har delegationen fått in mellan närmare 1 000 och 1 330 ansökningar per år. Den handläggning som sedan sker innehåller många olika steg. Det första steget efter att ärendena registrerats är att sektionschefen avgör om ansökan uppfyller de formella kriterierna och fördelar ärendena till handläggarna. Dessa kontrollerar att ansökan är komplett och bedömer bland annat om det finns behov av att ge råd och stöd till organisationen i ansökningsförfarandet. Förordningen om Allmänna arvsfonden säger att sökanden ska få möjlighet att komplettera sin ansökan om den inte uppfyller kraven.

Ytterligare en handläggare läser och diskuterar ansökan tillsammans med den ansvarige handläggaren. Om ansökan inte är tillräcklig som underlag men ändå har möjlighet att leda till ett bra projekt, kontaktar handläggaren projektet för att utveckla ansökan. Intervjupersonerna beskriver att många sökande behöver sådan hjälp. Handläggarna tar referenser från framför allt kommuner och gör skattekontroller.

För ärenden där handläggaren bedömer att det blir ett bifall, gör hand­läg­ga­ren tillsammans med en controller en bedömning av projektets budget. Vid bedömningen av ansökningar om lokalstöd kan det innebära ett omfattande arbete för controllern.

Efter att enhetschefen har gjort en kvalitetskontroll skickas underlaget till delegationen. Det sker en vecka före sammanträdet.

Coachning och kontroll under projekttiden

Arvsfonden tillämpar så kallad aktiv handläggning av pågående projekt. Handläggarna har då återkommande kontakter med projektet under den tid som projektet får medel från Arvsfonden. Handläggaren ger stöd och råd, om projektet behöver det. De intervjuade handläggarna uppger att de konti­nuerligt ansvarar för mellan 40 och 90 pågående projekt, utöver ansök­ningarna.

Ett antal pågående projekt får kontrollbesök från handläggaren, controllern eller båda tillsammans. Vi återkommer till dessa kontroller i avsnitt 4.4.2. Projekten lämnar också in redovisningar efter varje avslutat projektår.

Delegationen prövar och fattar beslut

Arvsfondsdelegationen fattar beslut om alla ansökningar som kommer in från organisationer. Det innebär att delegationen ställer krav på kansli­funk­tionen när det gäller beslutsunderlaget. Ledamöterna i Arvsfondsdele­ga­tio­nen fungerar därmed i praktiken som den yttersta kvalitetssäkringen av besluten. I intervjuer har handläggarna beskrivit att ledamöternas kännedom om målgrupperna och om verksamheter som redan bedrivs är värdefull. Det gör att ledamöterna kan ställa kritiska frågor.

Men det finns områden där ledamöterna saknar specialkunskaper. Exempel på sådana områden är idrott och kultur. Många projekt som beviljas medel finns inom dessa områden. En oro som några intervjupersoner har gett uttryck för är, att kritiska frågor inte blir ställda för dessa ansökningar på sam­ma sätt som inom de områden där ledamöter­na har erfarenheter. På samma sätt uttrycker de intervjuade en oro för att tillräckligt kritiska frågor inte heller blir ställda på de områden där ledamöter har erfarenhet, om ledamoten med särskild kompetens är frånvarande.

Flera av ledamöterna och handläggarna säger att de skulle vilja ha mer tid att diskutera frågor om praxis och inriktning. Förhoppningen är att de fler­åriga besluten ska frigöra tid för denna typ av diskussioner.

Delegationens sammansättning

En särskild fråga i Statskontorets uppdrag är att analysera Arvsfonds­dele­ga­tionens sam­mansättning för att säkerställa att behov av kompetens och antal ledamöter svarar mot uppgiften att fördela stöd enligt fastställda kriterier.

Flera intervjupersoner har uttryckt att regeringen skulle kunna vara mer strategisk i valet av ledamöter. Sedan ett par år tillbaka finns en jurist i delegationen, vilket flera ser som en värdefull breddning av delegationens kompetens.

Det är inte tydligt vad som egentligen ingår i rollen som ledamot. Det gäller framför allt vilken roll delegationen ska ta för styrningen av kanslistödet. Vi återkommer till denna fråga i kapitel 4.

Oklart på vilket mandat ledamöterna sitter

I våra intervjuer framkommer att ledamöterna har olika uppfattningar om vem de företräder i delegationen. En del ledamöter uppfattar det som att det är ett personligt mandat medan andra ledamöter menar att de är med i dele­gationen som representanter för en organisation. Företrädare för Rege­rings­kansliet som ansvarar för styrningen av delegationen menar att det kan hand­la om båda rollerna.

Tre kriterier är viktiga vid fördelningen av medel

Enligt lag ska de projekt som beviljas medel uppfylla kriteriet att de är ny­skapande och utvecklande. Därutöver har delegationen två ytterligare krite­rier för stödgivningen: målgruppernas delaktighet och verksamhetens möj­lig­­het till överlevnad. Samtliga tre kriterier ska vara uppfyllda för att ett projekt ska beviljas medel. Delvis medför kriterierna svåra bedömningar för handläggarna.

Den kommitté som nu undersöker regelverket kring Allmänna arvsfonden ska också analysera nyskapandekriteriet och om villkoren för medel är till­räckliga i förhållande till ändamålet med fonden.^[15]

Ett nytt demokrativillkor

Sedan 2015 finns en politisk överenskommelse som kräver att bidrags­givare ska säkerställa att de inte ger offentliga medel till organisationer som sprider eller förespråkar våldsbejakande budskap.^[16]

Arvsfondsdelegationen har på senare tid arbetat med demokratibegreppet. Skrivningarna om vad som förväntas av föreningarna som söker har byggts ut på Arvsfondens webbplats. I ansökningsblanketten ska förening­arna också intyga att deras verksamhet vilar på demokratisk grund. Ingen före­ning har ännu blivit återbetalningsskyldig utifrån detta krav.

För att förtydliga demokratikravet har regeringen gett den utredning som undersöker vissa regler som gäller Allmänna arvsfonden i uppgift att föreslå hur ett demokrativillkor kan utformas.^[17] Villkoret ska säkerställa att enbart orga­nisationer som i sin verksamhet respekterar demokratiska värderingar kan beviljas medel ur fonden.

Uppföljning och utvärdering

Arvsfondsdelegationen ska enligt lagen om Allmänna arvsfonden ha en samlad strategi för uppföljning och utvärdering av de medel som har fördelats. Sedan 2005 har enheten en utvärderingsansvarig. Utvärde­ringar­na ska sprida kunskap och erfarenheter till myndigheter och organisationer samt förse delegationen och kanslifunktionen med underlag för besluts­fattande i framtiden.

Arvsfondsdelegationens utvärderingsstrategi

Arvsfondsdelegationens utvärderingsstrategi är från 2011. Syftet med utvär­deringsverksamheten är att ta tillvara kunskaper och erfarenheter från ansökningar och beviljade projekt samt att identifiera stödets långsiktiga effekter. De övergripande frågor som uppföljningarna och utvärderingarna ska besvara är följande:

• Vilka spår lämnar Allmänna arvsfondens pengar och under vilka be­tingelser lämnar pengarna spår?
• Vilka framkomliga vägar finner projekten och vilka hinder stöter de på?
• Hur upplever målgrupperna insatserna?
• Hur många har deltagit i den aktuella verksamheten?
• Vilka eventuella kostnadsberäkningar kan göras med hjälp av erfaren­heterna från projekten?

Uppföljning av projekt

Uppföljningen sker på organisationsnivå, målgruppsnivå och av Arvs­fonds­delegationens arbete.

Vad gäller uppföljningen på organisationsnivå ska kanslistödet följa upp inte bara vilka organisationer som söker stöd och beviljas medel, utan även vilka organisationer som inte söker stöd eller som söker och inte beviljas medel. Ändamålen med projekten och inom vilka områden de verkar ska också följas upp, liksom var i landet organisationerna befinner sig. En analys av vilka organisationer som inte söker stöd är planerad.

Genusperspektivet ska följas upp genom att kartlägga mäns och kvinnors olika roller i projekten. Dessutom ska projekt som vänder sig enbart till män eller kvinnor kartläggas.

Varje avslutat projekt ska klassificeras i en av fyra olika kategorier. Dessa anger i vilken mån projektens erfarenheter lever vidare.

Utvärdering av projekten

Arvsfondsdelegationen beslutar om vilka utvärderingar som ska genom­föras. Dessa ska enligt strategin genomföras av forskare med relevant exper­­­tis. Lagen säger att vetenskaplig expertis ska anlitas i större utvär­de­ringar. Enligt delegationens strategi ska utvärderingarna avspegla aktuella fråge­ställningar och problem som kommit fram i projektredovisningar, ansök­ningar eller i samhällsdebatten. Utvärderingarna ska utgå från de över­gripande frågorna och dessutom från frågor som forskarna ser som rele­vanta att belysa. Utvärderingarna ska också knyta an till teorier kring inter­sektionalitet. Begreppet avser teorier som ”syftar till att synliggöra specifi­ka situationer av förtryck som skapas i skärningspunkter för makt­rela­tioner baserade på ras, kön och klass”.^[18]

Resultaten av utvärderingarna ska presenteras både internt och externt. Stra­te­gin anger att utvärderingarna främst vänder sig till myndigheter och orga­ni­sationer som är verksamma inom det aktuella området som utvärderas.

I ett annat sammanhang har enheten formulerat att utvärderings- och upp­följningsverksamheten även ska förse kansliet och delegationen med kun­skap och erfarenheter från projekten.^[19]

Utvärderingsverksamheten i praktiken

Merparten av utvärderingarna genomförs efter förslag från kanslistödets utvär­deringsansvarige. Den utvärderingsansvarige utformar i stor utsträck­ning utvärderingsverksam­heten. Inspiration hämtas framför allt från externa nätverk. Delegationen kommer i enstaka fall med förslag på utvärderingar av en särskild satsning eller ett större projekt. Handläggarna blir en gång om året ombedda att leta efter uppslag till nya utvärderingar.

Erfarenhetsspridning från utvärderingarna

Utvärderingsrapporterna föredras för enheten och för delegationen. Där­efter bjuds myndigheter och organisationer som är verksamma inom det aktu­ella området in till externa seminarier. Även Regeringskansliet, kom­mu­­nala tjänstemän, och projekt bjuds in. Erfarenhetsspridning sker också på webbplatsen.

Statskontoret har inte tagit del av någon analys av hur utvärderingsrap­porterna används. Av de personer som vi har intervjuat är det få som har tagit del av rapporterna. Ett skäl är att det krävs tid att sätta sig in i rap­por­terna och ofta har man inte den tiden.

Resultaten av utvärderingsverksamheten redovisas i avsnitt 5.6.

Att informera allmänheten

Enligt förordning ska delegationen informera allmänheten om Arvsfond­ens ändamål och hur fondmedlen används. Kammarkollegiet tillhandahåller kom­munikationstjänster i den omfattning som delegationen beslutar om i verksamhetsplanen.^[20]

Statskontoret ska enligt vårt uppdrag särskilt analysera hur uppgiften att kom­municera ändamålet med Arvsfonden fullgörs.

Arvsfondsdelegationens kommunikationsstrategi

Syftet med informationsverksamheten är att Arvsfondens legitimitet upp­rätt­hålls och att bidra till att bra ansökningar kommer in till dele­gationen. Dele­gationen ska samråda med Kammarkollegiet om omfatt­ningen av kommunikationsinsatserna. Kommunikationsfunktionen har presenterat en kommunikationsstrategi för åren 2016–2020 för delegation­en. Strategin utgår ifrån att kommunikationen ska bidra till att nå Arvsfon­dens över­gri­pande mål om ökad kännedom, erfarenhetsspridning, kundbe­mötande och volym. Det övergripande målet har brutits ned i tre övergripande kom­mu­ni­kationsmål (något förenklat):

• Kännedomen om Arvsfonden bland allmänheten ska öka med 10 pro­cent­enheter till 75 procent år 2020.
• Kännedomen om Arvsfonden bland unga ska öka med 27 pro­cent­enheter till 50 procent år 2020.
• Antalet ansökningar ska öka med 10 procent till år 2020.

Strategin innehåller därutöver ytterligare mål som gäller för det år som kom­munikationsstrategin togs fram, det vill säga 2016. Dessa mål är mer spe­cifika och handlar om trafiken på webbplatsen, Arvsfondens närvaro på sociala medier och genomslaget för publicerade pressmeddelanden. Målen för 2017 har delvis förändrats men handlar fortfarande om genom­slag. Det finns även en kortfattad beskrivning i tio punkter av hur delega­tionen ska arbeta med kommunikation. Exempelvis ska Arvsfondens kommunikation vara relevant och utgå från mottagarens behov.

Kommunikationsstrategin identifierar tre målgrupper:

• Engagerade medborgare som har idéer tillsammans med Arvsfondens målgrupper.
• Allmänheten.
• Etablerade ideella föreningar och organisationer som verkar för arvs­fondens målgrupper.

Strategin behandlar inte hur resultaten från uppföljning och utvärdering kan användas i kommunikationen.

Kommunikationsfunktionens informationsinsatser

Kommunikatörernas uppdrag är främst att bidra till att öka allmänhetens kännedom om Arvsfonden, men de har ambitioner även när det gäller övriga mål och målgrupper för kommunikationsinsatserna. Mycket av kommu­ni­ka­törernas arbete är inriktat på att utveckla webbsidan till att bli mer rådgivande och stödjande. Andra inslag i deras arbete är att öka närvaron på sociala media som Twitter och Facebook. Månatliga nyhetsbrev, press­meddelanden och annonser är andra inslag.

Kommunikationsavdelningen presenterar pågående och planerade kom­munikationsinsatser vid delegationens sammanträden. Flera av ledamöter­na uttrycker i våra intervjuer att de har förtroende för den kompetens som kom­munikatörerna har. Kommunikatörernas inflytande över kommunikations­arbetet är därför stort. Delegationen pekar ut färdriktningen och prioriterar bland insatserna.

Övriga informationsinsatser

Utöver det kommunikationsarbete som Kammarkollegiets kommunika­törer utför deltar även delegationen och Arvsfondsdelegationsenheten i kommu­ni­kationsarbetet.

Arvsfondsdelegationsenheten utför kommunikationsinsatser efter förfråg­ningar från enskilda organisationer eller offentliga huvudmän. Arvsfonds­dele­gationen deltar i konferenser och mässor som föreläsare eller utställare. Delegationen kan även besluta om särskilda kommunikationsinsatser inom ramen för sina särskilda satsningar.

Delegationens engagemang i informationsinsatserna ökade då den nuvaran­de ordföranden tillträdde i början av 2016. Den nuvarande ordför­anden har till exempel företrätt Arvsfonden i dialog med potentiella sökande.

Ordföranden är även engagerad i den så kallade Sverigeresan tillsammans med Arvsfondsdelegationsenhetens chef. Dessa träffar företrädare för kom­mu­ner och föreningsliv på olika platser runt om i landet. Syftet med Sverige­resan är att informera om möjligheten att ansöka om medel från Arvsfonden. En planerad Sverigeresa är försenad och beräknas äga rum runt 2018. Den senaste Sverigeresan genomfördes 2013–2014.

Organisatoriska förändringar har påverkat samarbetet inom kanslistödet

Vi har redan nämnt att de fem kommunikatörer som bekostas av Arvsfon­den tidigare var placerade på samma enhet som handläggarna. Dessa fem kommunikatörer flyttades till Kommunikationsfunktionen där resten av Kammarkollegiets kommunikatörer är placerade.

Denna organisatoriska förändring har enligt flera intervjupersoner påver­kat samarbetet mellan kommunikatörerna och det övriga kanslistödet negativt. Olika insatser har genomförts för att förbättra situationen men med blandat resultat.

Flera handläggare och även några ledamöter i delegationen har fört fram att de anser att verksamhetsperspektivet borde vara tydligare i informations­verk­samheten. Konkret innebär det att handläggarnas erfarenheter kan ha ett större inflytande.

Intern styrning och uppföljning

I detta kapitel beskriver vi Kammarkollegiets interna styrning, uppföljning och kontroll av Arvsfondsdelegationens kanslistöd. Vi beskriver även kon­tak­terna mellan delegationen och Kammarkollegiet, eftersom dessa kontak­ter också är en form av intern styrning.

Sammanfattande iakttagelser

• Samarbetet mellan Arvsfondsdelegationen och Kammar­kolle­giet beskrivs av de personer som är involverade som mycket gott.
• Organiseringen försvårar för Kammarkollegiet att fullt ut ta personalansvar för kanslistödet.
• Handläggarna vill ha mer styrning från delegationen och kom­mu­nikatörerna har mycket litet dialog med delegationen.
• Det finns ett utvecklat system för kontroll av projekten. Kontrollerna har utvecklats under tiden på Kammarkollegiet.
• En fjärdedel av projekten som fick kontrollbesök under 2016 fick åtgärda brister efter besöken.
• Internrevisionen har kritiserat informationsaktiviteterna för att de saknar utvärderingsplaner och för att kunskaperna om effek­terna brister.
• Det finns ett behov av att digitalisera verksamheten. Detta behov har inte tillfredsställts. Ett tidigare utvecklingsprojekt miss­lyckades.
  

Verksamhetens mål

Arvsfondsdelegationen tar med hjälp av Kammarkollegiet fram en verk­samhetsplan för det kommande året. I verksamhetsplanen för 2017 finns sex olika målområden. Inom varje målområde finns ett övergripande mål, delmål för innevarande år, indikatorer för uppföljning av måluppfyllelsen och centrala aktiviteter för året.

Delegationen redovisar en prognos för måluppfyllelsen i kostnadsförslaget till regeringen för Arvsfondens verksamhet. Måluppfyllelsen redovisas inte explicit i delegationens verksamhetsberättelse.

Volymmålet viktigast för verksamheten

Arvsfondsdelegationens viktigaste mål är volymmålet, som handlar om att volymen beslutade medel långsiktigt ska motsvara inflödet av de medel som Arvsfondsdelegationen får använda för sin verksamhet. Det framgår av de intervjuer som Statskontoret har genomfört. Specifika delmål för 2017 pre­ci­serar hur mycket som bör delas ut och hur många projekt inom olika kategorier som bör få medel.

En viktig förutsättning är att volymmålet ska uppnås utan att kvali­teten i handläggningen försämras. Delegationen och Arvsfondsdelegations­enheten hade en dialog om kvalitetsbegreppet 2014. I ett underlag till dialogen konstaterades att bibehållen projektkvalitet kan innebära att projekten är tillräckligt nyskapande och utvecklande, har en tillräckligt hög delaktighet från målgruppen och överlever i samma utsträckning som tidigare. Vad gäller processkvalitet konstaterade man bland annat att föreskrivna moment i handläggningen ska genomföras. Handläggningen ska även fortsatt vara effektiv och serviceinriktad.^[21]

Enligt vad vi har funnit följer man dock inte upp att kvaliteten i handlägg­ningen bibehålls med ökade volymer.

Övriga verksamhetsmål

De fem övriga övergripande målen i verksamhetsplanen handlar om

• kompetens – Arvsfondsdelegationen ska vara en kompetent projekt­finansiär,
• kännedom – Arvsfondsdelegationen ska informera såväl allmänheten som ideella organisationer och berörda offentliga aktörer om Allmänna arvsfondens ändamål och fondmedlens användningsområde,
• uppföljning, utvärdering och erfarenhetsspridning – Arvsfonds­dele­ga­tionen ska verka för att de resultat och den kunskap som framkommer inom ramen för beviljade projektmedel sprids på ett effektivt sätt till berörda samhällsaktörer,
• god kontroll – Arvsfondsdelegationen ska, genom förebyggande och uppföljande insatser, ha god kontroll över projektmedlens användning,
• effektivitet och kundbemötande – Arvsfondsdelegationen ska vara en rättssäker, tillgänglig, effektiv och serviceinriktad myn­dighet anpassad till fondens målgruppers och civilsamhällets behov.

Samtliga sex övergripande mål – volymmålet och de övriga fem – finns med i verksamhetsplanerna för de tre senaste åren. Vissa övergripande mål har modi­fierats. Till exempel var målet om kännedom tidigare formulerat som ”ökad kännedom”, medan det nu enbart står ”kännedom”.

Utvecklingen av delmål, indikatorer och aktiviteter

I stort har delegationen haft liknande delmål och indikatorer under den senaste treårsperioden. Målet om kännedom har blivit mer inriktat på rena kommunikationsinsatser. Tidigare mättes måluppfyllelsen till exempel genom antalet ansökningar som kom in, men nu ligger fokus på genom­slaget i olika kommunikationskanaler som nyhetsbrev och Twitter. Vi kan också notera att vissa aktiviteter inte har genomförts, trots att de i intervjuer­na beskrivs som centrala och finns med i planerna. Det gäller till exempel Sverige­resan som beskrivs i avsnitt 3.6.3 och digitalisering av ärende­hand­läggning­en som beskrivs i avsnitt 4.6.2.

Den senaste verksamhetsplanen fokuserar tydligare på delegationens mål­grup­per. Det handlar till exempel om att den nya beslutsprocessen ska utvärderas tillsammans med målgrupperna och att delegationen ska utveck­la och implementera en målgruppsanpassad strategi när det gäller spridning av utvärdering och kunskap.

Kontakter mellan Arvsfondsdelegationen och kanslistödet

Kontakterna mellan delegationen och Kammarkollegiet på­verkar förutsätt­ningarna för kanslistödets prestationer. De kan därmed i förlängningen påverka även kvaliteten i delegationens beslut.

Kontakterna mellan de inblandade personerna beskrivs som mycket goda. De Kammarkollegiets generaldirektör uppger att han lägger vikt vid att kontrollera att ordföranden är nöjd med kanslistödet. Det är enligt arbets­ordningen ordföranden som ska sköta kontakterna med Kammarkollegiet och föra delegationens talan. Generaldirektören har inte kontakt med någon av de andra ledamöterna.

Kammarkollegiet fördelar medel inom myndigheten

Arvsfondsdelegationsenheten och delegationens ordförande tar gemen­samt fram ett budgetunderlag. Generaldirektören för Kammarkollegiet anser att det är enheten och delegationen som ska avgöra hur mycket ad­minist­ra­tio­nen av kanslistödet får kosta. Det gäller till exempel hur stor kommu­ni­kationsbudgeten ska vara, där generaldirektören uppfattar att delegationen haft en tydlig hållning. Ordföranden har fört fram till Statskontoret att det är Kammarkollegiets ansvar hur medlen fördelas inom myndigheten.

Regelbunden dialog i samarbetet med Arvsfonds­delegationsenheten

Chefen för Arvsfondsdelegationsenheten är kontaktperson och det är fram­för allt denne som har kontakt med delegationen. De inblandade beskriver samarbetet som bra. Kontakter kan förekomma flera gånger per vecka via telefon, framför allt inför delegationens sammanträden. Enhetens chef tar kontakt med ordföranden i alla principiella frågor och om medierna har lyft fram någon fråga som har med verksamheten att göra. Delegationens ledamöter och enhetens medar­betare har också haft gemen­samma plane­rings­dagar.

Delegationens uppdrag till enheten stäms av löpande. Ett pågående uppdrag är att enheten ska se över de interna styrdokumenten. Ordföranden för fram till Statskontoret att kansliet är hårt belastat, vilket får till följd att dele­gationens vilja inte alltid slår igenom omedelbart, men att det brukar ske till slut.

Delegationen ansvarar inte för kansliets arbetsmiljö och ordföranden upp­ger att han har en begränsad insyn i dessa frågor.

Under intervjuerna för flera handläggare fram att de i större utsträckning skulle vilja diskutera med delegationen även andra frågor än fördelning av medel, som rör verksamheten. Exempel på sådana frågor är vilka sam­hälls­förändringar delegationen vill att medel från Arvsfonden ska åstadkomma, hur man ska förbättra verksamheten samt utveckling av praxis för vilka pro­jekt som ska beviljas medel.

Mindre nära samarbete med Kommunikations­funktionen

Chefen för Kommunikationsfunktionen har sällan direkt kontakt med dele­ga­tionens ordförande. Kommunikationsfunktionen informerar om kommu­ni­kationsinsatser på delegationens sammanträden. Delegationen beslutar om kommunikationsstrategin. Men delegationens stora arbetsbörda medför att endast lite tid avsätts för att diskutera kommunikationsfrågor.

Statskontoret bedömer att detta försvårar delar av kommunikationsarbetet, exempel­vis att stötta ordföranden med underlag. Chefen för Kommunika­tions­funk­tionen menar att delegationen inte är lika involverad i Kommuni­ka­tions­funktionens arbete som en mer traditionell ledningsgrupp skulle vara. Det saknas därför en naturlig diskussionspartner i arbetet med Arvs­fondens kommunikation. Förhoppningen är att den nya ordningen med fleråriga beslut ska frigöra tid. Det finns därför en möjlighet att frigöra tid även för dialog om kommunikationsverksamheten.

Delegationen ger handläggningen ett gott betyg

Ledamöterna i delegationen är i våra intervjuer positiva när det gäller hand­läggarnas kompetens och deras bedömningar. Ledamöterna anser i allmän­het att beslutsunderlagen håller god kvalitet. En synpunkt som har framförts är att underlagen skulle kunna komprimeras ytterligare.

Arvsfondsdelegationsenheten har de två senaste åren mätt ledamöternas nöjdhet med kanslistödet med gott resultat. Omdömen har lämnats för fem olika områden. Därutöver har delegationen gjort en total bedömning av nöjdheten.

Tabell 3 visar att framför allt kompetensen får ett gott betyg. Tabellen visar också att omdömena har förbättrats något mellan 2016 och 2017.

Tabell 3 Arvsfondsdelegationens omdöme om kanslistödet på en fyrgradig skala, 2016–2017

	2016	2017
Tillgänglighet/service	3,6	3,7
Kompetens	3,9	4,0
Effektivitet	3,2	3,7
Utskickat underlag	---	3,1
Enhetlig bedömning	2,8	3,0
Total bedömning	3,9	3,9

Källa: Undersökning gjord av Kammarkollegiet

Den största förbättringspotentialen tycks finnas för utskickade underlag och bedömningarnas enhetlighet. När det gäller underlaget så har det kommit fram i intervjuer att det skulle kunna komprimeras ytterligare. Mängden ansökningar och det faktum att organisationerna har olika inre och yttre förutsättningar gör det svårt att åstadkomma enhetliga bedömningar för handläggarna.

Delegationen har inget personalansvar

Kammarkollegiet har personalansvaret för Arvsfondsdelegationsenheten. Enligt förordningen om Arvsfonden är delegationen undantagen från vissa delar av myndighetsförordningen. Bland annat behöver delegationen inte följa den paragraf som säger att en myndighet ska ”skapa goda arbets­förhållanden och ta tillvara och utveckla de anställdas kompetens och erfaren­het”.

Kammarkollegiet har ansvar för kanslistödets arbetsmiljö

Kammarkollegiets generaldirektör har konstaterat att resultaten från den senaste medarbetarundersökningen signalerar att det finns förhållanden på Arvsfondsdelegationsenheten som behöver förändras. Vi beskriver i avsnitt 3.3.3 att enhetens medarbetare har svarat mer negativt än vad Kammar­kollegiets medarbetare i genomsnitt har svarat. Detta gäller ett antal frågor.

Enhetens uppgift att fungera som kanslistöd till delegationen, försvårar i praktiken för Kammarkollegiet att vidta åtgärder som generaldirektören bedömer som önskvärda. Frågan har, enligt vad vi har erfarit, inte disku­terats med delegationens ordförande.

Många intervjuade handläggare efterfrågar mer styrning från delegationen. Ledamöterna i delegationen uppfattar dock inte att de har till uppgift att engagera sig i kanslistödets interna förhållanden.

Intern styrning och kontroll

Kammarkollegiet ansvarar för att den interna styrningen och kontrollen ska fungera på ett betryggande sätt. Det ingår i överenskommelsen med Arvs­fondsdelegationen (se avsnitt 3.3.1).

Största riskerna kopplade till arbetsmiljön

Arvsfondsdelegationsenheten genomför en riskanalys på samma sätt som övriga verksamheter inom Kammarkollegiet. Den senaste riskanalysen identifierade åtta risker. Bland de största riskerna finns risker som har att göra med stress och brister i arbetsmiljön, hot mot personalen samt it-system som inte fungerar.

Den risk av de åtta, som bedöms som minst sannolikt att den ska inträffa, handlar om risk för brister i kontrollen över projektmedlens användning och interna oegentligheter.

Kontrollverksamheten har byggts ut

Kanslistödet har under de senaste åren förstärkt kontrollen av projekten på flera sätt. År 2012 inrättades en controllerfunktion. Den utökades 2013 till ytterligare en controller och det finns planer på den ska utökas igen. Controller­funktionens uppgift består i att dels vara ett stöd till organisa­tio­ner som har fått medel från Arvsfonden, dels vara ett stöd till handläggarna i frågor som handlar om ekonomisk budgetering och redovisning. Control­ler­funktionen granskar samtliga budgetar för projekt som beviljas medel från Arvsfonden.

Kraven på de sökande har ökat i ansökningsförfarandet. I dag ska de fylla i fler uppgifter om till exempel budgeten. De flesta som vi har intervjuat ser positivt på att kontrollerna och rättssäkerheten förstärks. Samtidigt pekar många på att det finns en risk för att det blir krångligt att söka medel, vilket i sin tur riskerar att leda till att mindre föreningar sållas bort eller blir avskräck­ta från att ens ansöka.

Under ansökningsförfarandet tar handläggarna referenser hos kommuner, stämmer av med samarbetsparter och genomför skattekontroller. Handläg­garna har återkommande kontakter med projekten både under ansöknings­förfarandet och medan de pågår, så kallad aktiv handläggning. Handläggar­na besöker också vissa projekt. Även controllerfunktion­en besöker ett antal projekt varje år.

Kontroller utifrån risk och väsentlighet

Enheten avgör vilka projekt som ska besökas genom att göra två urval: ett riskurval och ett slumpmässigt urval. Controllerfunktionen besöker bland annat riskprojekt. Ett riskurval utgörs till största delen av projekt som handläggarna har identifierat. Riskerna kan vara att projektledaren saknar tidigare erfarenhet av att driva projekt eller är ovana vid projekt­admi­nist­ration och vid ekonomiska redovisningar. Projekt med stora bidrag och organisationer med dålig ekonomi eller som driver flera projekt samtidigt kan även de ingå i riskurvalet.

Controllerfunktionen granskar bland annat att projektets ekonomi separe­ras från organisationens ekonomi. Storleken på bidraget till organisation­ens overheadkostnader är ett exempel på frågor som tas upp och att medel från Arvsfonden inte används till fel saker.

En fjärdedel av de besökta projekten fick vidta åtgärd

Enligt verksamhetsplanen för 2017 ska 10 procent av de projekt som bevil­jas medel få ett kontrollbesök. Under 2016 gjordes kontrollbesök av 45 projekt, vilket motsvarar 10 procent av projekten. Handläggarna gör också egna besök hos projekten för att följa upp hur det går. Sammanlagt gjorde handläggare och controllers 137 projektbesök 2016. Det innebär att vart fjärde pågående projekt besöktes under året.

Varje år leder granskningarna till att ett antal projekt får krav på att vidta åtgärder för att leva upp till Arvsfondens krav. Under 2016 var det nästan en fjärdedel av dem som besöktes som fick vidta någon åtgärd. Exempel på åtgärder är återbetalning av kostnader som inte är godkända enligt villkoren för proj­ektstöd och återföring av medel som felaktigt belastat projektet. Ett av kontrollbesöken resulterade i att delegationen avbröt projektet.

Uppföljning av lokalstödsprojekt

En organisation som beviljats lokalstöd är skyldig att under minst tio år bedriva den verksamhet som låg till grund för beslutet. Efter fyra respek­tive tio år följs stödet upp. Syftet är att undersöka om orga­nisationerna fort­faran­de bedriver den verksamhet som de fick stöd för. Tioårsuppföljningen under 2016 visade att tio av elva organisationer fort­farande bedriver verksam­heten. Ett projekt hade avbrutits i förtid och det ledde till återkrav. Fyr­års­upp­följningen om­fattade 43 organisationer och 42 av dem bedrev fort­farande verksamhet. I två fall hade projekten avbrutits i förtid och inga medel hade rekvirerats av organisationerna.

Få projekt behöver betala tillbaka pengarna

Både delegationens ledamöter och handläggarna på enheten uttrycker att de vid beslutstillfället känner sig säkra på att pengarna kommer att gå till det ändamål de är avsedda för.

Det finns enstaka uppmärksammade exempel på att medel från Arvsfonden har missbrukats. År 2015 och 2016 förekom att ett projekt per år fick krav på att betala tillbaka utbetalat projektstöd. År 2014 fanns inget sådant pro­jekt.

Men kontrollerna har svårt att upptäcka om stödet täcker föreningarnas kost­nader för löpande verksamhet. Det är enligt handläggarna svårt att upp­nå en 100-procentig kontroll i denna typ av stödgivning eftersom projek­ten är nyskapande. Därför anser de som vi har intervjuat att det är acceptabelt med en viss risk. Flera intervjuade bedömer att delegationen ligger på eller nära en rimlig nivå. En allt­för strikt kontroll av projekten skulle kunna försvåra för målgrupperna att driva projekten. Men det har också förts fram synpunkter om att kontrollen skulle kunna öka utan att den blir alltför omfattande.

Granskningar från internrevisionen

Kammarkollegiets internrevision granskar Arvsfondsdelegationsenhetens och Kommunikationsfunktionens verksamhet. Vi har tagit del av tre inter­na uppföljningsrapporter som grundar sig på intern­revisionens granskningar. Vi kan konstatera att internrevisionen 2016 bedömde att delar av den interna styrningen och kontrollen var otillfredsstäl­lande. Dessa delar var informa­tion om möjlighet att söka projektmedel samt mottagning och beredning av ansökan. I mottagning och beredning ingick även systemutveckling.

I den tredje granskningen bedömde internrevisionen mottagande och bered­ning av projektansökan. Den interna styrningen och kontrollen bedömdes som acceptabel.

Granskning av informationsaktiviteterna

Internrevisionen granskade under 2016 även de kommunikationsaktiviteter som utfördes för Arvsfondens räkning. Internrevisionen kritiserade då ofull­ständiga styrdokument som endast redovisar planer och mål men saknar uppgifter om hur effektutvärderingarna ska gå till. Vid en uppföljning konstaterade internrevisionen att vissa styrdoku­ment hade upprättats men andra var ännu inte färdigställda. Intern­revisionen menade att endast aktivi­te­ter som har en konkret mätbar effekt bör bekostas av Arvsfondens medel.^[22]

Granskning av ett systemutvecklingsprojekt

Kammarkollegiets årsredovisning för 2016 anger att ett omfattande internt utvecklingsarbete för beredningen av inkommande ärenden har genomförts. Det handlar bland annat om att öka rättssäkerheten i form av uppdaterade villkor för projektstöd, ny utformning av beslutsunderlag till delegationen och mer ändamålsenliga anvisningar till projektens revisorer. It-projektet resulterade inte i ett ärendehanteringssystem utan ett nytt diarium som driftsattes under 2016.^[23]

Granskning av mottagande och beredning av projektansökan

Internrevisionen bedömde i sin riskanalys för 2016 att det fanns en hög risk för att Arvsfondsdelegationsenheten lade ned för mycket arbete på ansök­ningar som resulterat i avslag. Internrevisionen inledde därför en gransk­ning av processen för handläggning av ansökan. Den genomfördes under våren 2017.^[24]

Internrevisionen konstaterar att de stödjande dokumenten har olika struktur och format. Det gäller framför allt praxisdokument som med tiden har blivit svåra att finna och arbeta med. Internrevisionen ser därför positivt på det projekt som har påbörjats för att kartlägga och systematisera styrdokumen­ten.

Internrevisionen ser dock en risk för att projektens budgetar inte analyse­ras tillräckligt. Internrevisionen rekommenderar ytterligare verktyg, fö­rutom existerande budgetmall och praxisdokument, för att bedöma dubbel­finan­sie­ring och den ekonomiska kapaciteten att genomföra projekt.

Interrevisionens sammanfattande bedömning är att den interna styrningen och kontrollen av handläggningen är acceptabel.

Uppföljning av handläggningstider

De sökande får vid ansökningstillfället information om att det tar ungefär sex månader från det att ansökan kommer in till att delegationen fattar ett beslut. Handläggningstiderna ska följas upp enligt uppföljnings- och utvärderingsstrategin (avsnitt 3.5.1). Under 2015 och 2016 var handlägg­ningstiderna cirka fyra månader för de projekt som fick bifall (tabell 4).

Tabell 4 Tidsåtgång från inkommen ansökan till beslut år 2015 och 2016

Projektansökan med bifall	113	114
Projektansökan med avslag	78	83

De ansökningar som får avslag behandlas snabbare. Men den genomsnitt­liga tiden för avslag har ökat mellan 2015 och 2016. Orsaken kan vara att delegationen numera får in färre ansökningar som uppenbart ska leda till avslag. De sökande kan numera testa sin idé på webbsidan och få besked om det är lämpligt att skicka in en ansökan. Det finns även en telefonjour som svarar på frågor från föreningar som är intresserade av att söka stöd. Om dessa åtgärder fungerar är det rimligt att förvänta sig att de mest självklara avslagsbesluten minskar i antal och att det i genomsnitt tar längre tid att meddela ett avslag för de övriga.

Tabell 4 visar den totala tiden från det att en ansökan kommer in till det att ett beslut fattas. En del av den tiden väntar handläggaren på att komp­let­terande uppgifter ska komma in eller på att delegationen ska sammanträda. Vi har inte funnit några uppgifter om hur lång den faktiska handläggnings­tiden är, borträknat väntetiderna. Internrevisionen har uppskattat att hand­läggningstiden fördelar sig med en aktiv handläggningstid på tre månader, liggtid på två månader och cirka en månads väntetid till nästa möte med delegationen.

Utvecklingsarbete

Kanslistödet har utvecklats under den tid som det har varit placerad på Kammarkollegiet. Myndigheten har sett över de interna styrdokumenten, kartlagt processerna, skärpt kvalitetsgranskningarna och infört fleråriga beslut. Ett utvecklingsarbete som inte blivit av är digitalisering av ärende­hanteringen.

Utvecklingsarbetet har varit av en sådan omfattning att den har betytt en ökad arbetsbelastning inom kanslistödet.

Utveckling av kontroller och ramar för handläggningen

Under 2016 utvecklade Kammarkollegiet beredningen av inkommande ären­den. Bland annat har det handlat om att utveckla vill­koren för projekt­stöd, anvisningarna till projektens revisorer och under­lagen till delega­tio­nens beslut. Dessa underlag har strukturerats och förkortats. Trots detta arbete menar vissa intervjupersoner att underlagen bör kompri­meras ytter­li­gare.

En av handläggarna arbetar numera halvtid som processutvecklare. Bilden ifrån intervjuerna är att handläggningen har blivit allt mer uppstyrd och därmed likartad. Detta skulle i förlängningen kunna främja mer likartade bedömningar. En nackdel med uppstyrningen är att handläggarna inte har lika mycket tid för reflekterande diskussioner.

Kanslistödet har även sett över formerna för projektens genomförande. Redovisningsmallarna har stramats upp. En introduktionsdag för projekt­ledarna har införts. Handläggarnas platsbesök har ökat i antal under den senaste fem­årsperioden och controllrarna besöker 10 procent av projekten varje år.

Stöd via telefonjour

Kanslistödet inrättade en telefonjour 2014. Jouren ska ge råd och tips till organisationer som överväger att skicka in en ansökan om stöd. Ett syfte är att ansök­ningar som inte uppfyller kraven för att få stöd aldrig ska skickas in.

Enligt våra intervjuer är telefonjouren en faktor bakom det minskande antalet ansökningar som får avslag under åren 2015 och 2016.

Behov av digitalisering

Behovet av ett digitaliserat ärendehanteringssystem har lyfts fram i många intervjuer. Handläggarna beskriver att administrationen när det gäller att expediera beslut är tung och medför en omfattande manuell hantering. En digitalisering skulle kunna omfatta kontrollstationer, administration och dokumentation av enkla uppgifter. Servicen till delegationen skulle då kunna förbättras.

Under 2012 genomfördes en förstudie för att kartlägga behovet av och förutsättningarna för att utveckla och implementera ett digitalt ärendehan­teringssystem som stöd när det gäller att ta emot inkommande ärenden. Resultatet av förstudien blev att man kom fram till att den plattform, som i huvudsak redan användes av Kammarkollegiet skulle användas även av Arvsfondsdelegationsenheten. Ett utvecklingsprojekt 2013–2015 resultera­de i ett nytt diarium inklusive en statistikfunktion. Andra delar av det tänkta systemet bedömdes inte vara tillräckligt användarvänliga.

Mycket görs fortfarande manuellt i handläggningen. Enligt handläggarna leder detta till att effektiviteten inte är så hög som den skulle kunna vara.

Verksamhetens resultat

I detta kapitel redovisar vi hur ett urval av målgruppen ser på verksamheten. Vi analyserar Arvsfondsdelegationens resultat och hur delegationen redo­visar det.

Sammanfattande iakttagelser

• Delegationen fördelar medel i enlighet med ändamålet för Arvs­fonden och utifrån regeringens prioriterade områden.
• Fonden har ett betydande överskott på kapital trots att det totala beloppet som fördelas ökar.
• Vår enkät visar att projekten tycker att de får tillräcklig hjälp under ansöknings- och projekttiden.
• Senaste mätningen från 2014 visar att kännedomen om Arvs­fonden har minskat, särskilt bland unga. Kommunikations­insat­serna har därefter utvecklats.
• Utvärderingsverksamheten har bidragit till att utveckla stödgiv­ningen. Men resultaten från utvärderingarna beskrivs också som svåra att ta till sig.
• Mer kunskap om arvsfondsprojekten och deras betydelse för samhället efterfrågas av den egna verksamheten och av externa intressenter.
  

• 
  

Fördelningen av medel

Arvsfondsdelegationen har fått in mellan 1 250 och 1 880 ärenden per år under de senaste fem åren. Merparten av ärendena är ansökningar om medel från Arvsfonden. En annan stor del av de inkomna ärendena är projekt­redovisningar.

Minskat antal ansökningar senaste två åren

Antalet projektansökningar har under de senaste två åren minskat (se figur 6). Det gäller både för ansökningar om projektmedel och lokalstödsmedel.

Figur 6 Inkomna projektansökningar 2012–2016 (antal)

Källa: Regeringens skrivelse 2016/17:211

Prognosen för 2017 är att nedgången planar ut. Både delegationen och Kammarkollegiet förklarar detta med att de har infört möjligheter för föreningarna att testa sina idéer tillsammans med Arvsfondens handläggare innan de skickar in en ansökan. De bedömer också att jourtelefonen som infördes 2014 har bidragit till att färre svaga ansök­ningar kommer in. De bedömer också att det minskade antalet ansökningar beror på att vissa kom­munikationsinsatser inte blivit av som planerat.

Under 2016 beviljade Arvsfondsdelegationen medel till 438 projekt medan 481 ansökningar fick avslag (figur 7). Antalet beslut om bifall var det högsta under perioden 2012–2016 och antalet avslag det lägsta. Det tyder på att delegationen på senare år har fått in färre ansökningar som inte motsvarar de kriterier och krav som delegationen ställer på de sökande.

Figur 7 Beslutade ärenden 2012–2016 (antal)

Källa: Regeringens skrivelse 2016/17:211. I övriga ärenden ingår bland annat projektredovis­ningar.

Delegationen fördelar allt mer medel

Under 2016 fördelade delegationen ut närmare 734 miljoner kronor (figur 8). Den totala summan beslutade projektmedel har ökat varje år under den senaste femårsperioden. Lokalstödet har fördubblats under denna period, från 73 miljoner kronor 2012 till 148 miljoner kronor 2016. Projektstödet har ökat med 45 procent, från 404 miljoner kronor 2012 till 586 miljoner kronor 2016.

Figur 8 Beviljade medel 2012–2016 (mkr)

Källa: Regeringens skrivelse 2016/17:211

Under 2016 var det genomsnittliga beloppet som delegationen beviljade 1,7 miljoner kronor per projekt (tabell 5). Trenden är att det genomsnittliga belop­pet ökar och att de projekt som beviljas medel blir allt större. Det gäller både för projektstödet och för lokalstödet.

Tabell 5 Genomsnittligt beviljat medel 2012–2016 (mkr)

	2012	2013	2014	2015	2016
Projektstöd	1,14	1,35	1,38	1,44	1,59
Lokalstöd	1,66	1,91	1,76	1,93	2,14
Genomsnitt totalt	1,20	1,41	1,44	1,50	1,68

Källa: Regeringens skrivelse 2016/17:211

Mest pengar till ungdomsprojekt och projekt på lokal nivå

Arvsfondsdelegationen har tre målgrupper att fördela medel till. Under den senaste femårsperioden har projekt riktade mot ungdomar fått mest stöd ur Arvsfonden (figur 9). Närmare hälften av medlen har gått till denna målgrupp. Resterande medel fördelas ganska jämnt mellan målgrupperna personer med funktionsnedsättning och barn. Även om vi ser till antalet beviljade projekt ser fördelningen likadan ut. Regeringen har i skrivelsen betonat att det är viktigt att medel fördelas till fondens samtliga tre mål­grupper.

Figur 9 Fördelningen av medel per målgrupp 2012–2016

Källa: Regeringens skrivelse 2016/17:211

Delegationen har som mål att minst hälften av de projekt som får medel ska drivas av lokala föreningar. Under den senaste femårsperioden har drygt 60 procent av projektmedlen gått till projekt som drivs på lokal eller regional nivå. År 2016 gick 70 procent av medlen till lokala eller regionala projekt och sett till antalet projekt var 76 procent av projekten lokala eller regionala. I samtliga län finns projekt som har fått medel från Arvsfonden. Men mest pengar har gått till projekt i storstäderna.

Beviljade projekt ingår i regeringens prioriterade områden

I princip alla projekt som delegationen beviljar medel ingår i något av regeringens prioriterade områden. År 2016 ingick 99 procent av projekten i de prioriterade områdena, både sett till antal projekt och till medels­för­del­ning.^[25] Tidigare år har det sett ungefär likadant ut. Delegationen uppfattar att de prioriterade områdena är så vida att det inte är svårt att placera in ansökningarna inom dessa.

Jämställdhet ett prioriterat område de senaste åren

I skrivelsen till riksdagen (se avsnitt 2.4.1) har regeringen angett jämställd­het som ett prioriterat område för 2016 och 2017. Under 2016 fördelade delegationen 4,8 miljoner kronor fördelat på tre särskilda projekt för att öka jämställdhet och jämlikhet.

Samtliga föreningar som söker medel från Arvsfonden ska i sin ansökan beskriva hur de planerar att arbeta med jämställdhet.

Delegationens särskilda satsningar påverkar inriktningen

Delegationen styr ändamålen för stödgivningen genom särskilda satsningar. En betydande del av medlen fördelas till projekt inom dessa satsningar (tabell 6). Under 2016 pågick två satsningar: Egen Kraft riktade sig till personer med funktionsnedsättning, och Nyanländasatsningen riktade sig till nyanlända barn och unga. Ett av delegationens mål för 2016 var att minst 50 nya projekt skulle fokusera på nyanlända barn och ungdomar. Resultatet blev att 43 projekt beviljades medel inom ramen för den satsningen.

Tabell 6 Fördelade medel inom ramen för särskilda satsningar, 2014–2016

	2014	2015	2016
Beslutade medel inom särskilda satsningar (mkr)	260	211	257
Andel av totalt beslutade medel	42 %	33 %	35 %

Erfarenheten spelar en roll

Många av dem som får medel från Arvsfonden är organisationer som redan är vana vid att söka pengar från Arvsfonden. Av dem som 2016 sökte medel från Arvsfonden var 53 procent organisationer som inte sökt pengar från fonden tidigare. Av dessa var det en mindre andel som beviljades medel. Av de 438 beviljade projekten 2016 var det 134 föreningar som inte fått medel tidigare från Arvsfonden. I våra intervjuer har det framkommit att det allmänna intrycket är att föreningar utan tidigare erfarenhet har svårare att få medel från Arvsfonden, eftersom kraven i ansökningarna ökat. Men detta gäller inte lokalstödsprojekten, som till mycket stor del drivs av lokala föreningar som inte har fått medel ur fonden tidigare.

Lokalstödet har ökat och behöver ses över

Lokalstödet ges till ideella föreningar för att täcka kostnader i samband med ny-, om- eller tillbyggnad av lokaler och anläggningar. Lokalstödet har ökat i omfattning och det är allt fler projekt som får ett sådant stöd. Regeringen ser positivt på denna utveckling, eftersom det framför allt är lokala före­ningar på mindre orter som får lokalstöd.

Den genomsnittliga summan som delas ut har också ökat. Under 2017 planerar delegationen att införa ett beloppstak för hur mycket den kan bevilja i lokalstöd. Bakgrunden till det är att det blivit allt vanligare med lokalstödsansökningar som omfattar stora belopp, samtidigt som det för närvarande inte finns något tak för hur mycket en förening kan få i lokalstöd. Delegationen har också efter förslag från Arvsfonds­dele­ga­tions­enheten beslutat att se över lokalstödet, eftersom det finns många syn­punkter på detta.

Den kritik som framkommit i våra intervjuer är bland annat att lokalstöd sällan beviljas till föreningar i storstäderna. Den absoluta merparten av lokalstödet går till idrottsföreningar. Det är ibland svårt att veta om kommu­nen hade finansierat projektet om inte Arvsfonden gått in som finansiär.

Delegationen har byggt upp ett överskott

Det finns stora tillgångar i Arvsfonden. Historiskt har ett överskott byggts upp. Som framgår av figur 9 har delegationen de senaste fem åren i princip fördelat de medel som årligen tillförts. Trots detta växer fondens kapital och det finns ett överskott på runt 700 miljoner kronor.

Figur 9 Tillgängliga medel, tillförda medel och utdelade medel (mkr)

Delegationen behöver ett visst överskott. Det beror på att delegationens finansiella åtaganden när den fördelar pengar oftast är fleråriga samtidigt som inflödet av medel inte är garanterat. Delegationen har också haft som ambition att minska överskottet och under de senaste åren har fördelningen av stöd ökat. Men samtidigt har också inflödet av medel till Arvsfonden ökat, vilket resulterat i att överskottet fortfarande är stort.

Delegationen har i verksamhetsplanen satt upp volymmål för hur mycket medel de ska fördela. För 2016 nådde delegationen volymmålet, däremot nådde den inte målet om hur många projekt som skulle beviljas medel. Detta är ytterligare ett tecken på att de projekt som får medel blir allt större.

Medel finns till projekt som uppfyller kriterierna

Att det finns gott om medel i fonden kan leda till kritik om att delegationen ”sitter på pengarna”. Men det leder också till att delegationen i motsats till många andra bidragsgivare aldrig behöver avslå ett projekt som uppfyller kriterierna. I våra intervjuer framkommer att det ofta blir mer diskussioner i delegationen vid avslag än vid bifall. Det framkommer också synpunkter på att ändamålet med fonden skulle kunna vidgas.

Regeringens bedömning av verksamheten

Regeringen har de tre senaste åren bedömt att medlen från Arvsfonden fördelats på ett väl genomfört sätt och i enlighet med Arvsfondens ändamål och de prioriterade områdena. Detta framgår av regeringens skrivelse till riks­dagen. Under åren har regeringen ställt sig positiv till det utvecklings­arbete som pågår för att stärka den interna styrningen och kontrollen och för att effektivisera handläggningen.^[26]

Regeringen bedömer att kommunikationsarbetet är det område som har det största utvecklingsbehovet. I den senaste skrivelsen är regeringen mer positiv till de kommunikationsinsatser som görs. Men regeringen bedömer att kommunikationen fortfarande behöver förbättras när det gäller att sprida erfarenheter och kunskap om de projekt som beviljats medel.

Synpunkter från projekten

Projekten är positiva till kontakterna med Arvsfondens handläggare och den hjälp de har fått. De projekt som har besvarat vår enkät upplever generellt att de får mycket eller åtminstone tillräckligt mycket hjälp från hand­läg­garna, som projekten i första hand har kontakt med.

På frågan om var de har fått information om Arvsfonden svarar 17 av 33 pro­jekt att deras organisation hade tidigare erfarenhet av att driva projekt finansierade av Arvsfonden. 7 hade hört om Arvsfonden från bekanta eller från andra organisationer. Endast 4 av 33 hade fått information direkt från Arvsfondens eller Kammarkollegiets representanter. Urvalet är inte slump­mässigt och det går därför inte att dra slutsatser med någon form av statistisk säkerhet om antal och andelar. Vi har därför avstått ifrån att beräkna pro­cent­andelar för de olika svaren.

Synpunkter om att ansöka om pengar

De flesta som har svarat på vår enkät, 25 personer av totalt 33, tycker att det är lätt att hitta information om hur man ansöker om medel. Något färre, 19 personer, svarar att det var lätt att fylla i ansökningshandlingarna.

I vår undersökning svarar 28 personer att de har erfarenhet av själva ansök­ningsförfarandet. En majoritet, 22 stycken, tycker att de fick tillräckligt mycket hjälp från Arvsfonden med sin ansökan. 6 stycken svarar att de inte fick den hjälp de behövde.

Relativt många, 18 stycken, tycker att man behöver hjälp från andra som är duktiga på att ansöka om pengar när man ska fylla i en ansökan.

Arvsfondens telefonjour kan användas av organisationer som funderar på att ansöka om medel från Arvsfonden. Av dem som svarat på vår enkät har 6 stycken använt den. 4 av dessa fick den hjälp de förväntade sig att få.

Generellt positiva kommentarer om ansökningsförfarandet

De kommentarer som har lämnats om ansökningsförfarandet är i huvudsak positiva. Men det finns också synpunkter på att det ibland kan bli stressigt i handläggningen, vilket de sökande upplever som negativt. Följande två citat är exempel på detta.

Min uppfattning är att Arvsfonden var mån om att förstå tankarna bakom ansökan och få svar på de frågor de hade. Det var en nog­grannhet och öppenhet i dialogen som jag uppskattade. I samband med att ansökan skulle läggas fram för bedömning blev det dock många frågor som Arvsfonden ville ha svar på – med väldigt kort varsel.Det finns gott om regler och instruktioner att följa och vi fick hjälp av Arvsfonden när vi hade frågor. Men det blev ändå ganska många rundor och mailsvar innan vi slutligen landade i beslut, beroende på att Arvsfonden successivt ställde fördjupnings- och förtydligande­frågor som inte riktigt framgick i de första instruktionerna.

Det finns även kritiska kommentarer om ansökningsförfarandet. Det hand­lar då om att det kan vara svårt för organisationer utan erfarenhet att söka. Det handlar också om bristande tillgänglighet för personer med funktions­nedsättning. Här återger vi två citat.

Om man sökt en gång så är det enklare, men som förstagångssökare är det inte helt lätt. Har upplevt då att man lite dum-förklaras av handläggare som tycker att ”det borde man väl fatta”, men så enkelt är det alltså inte.Jag är blind och det är oerhört svårt att få en överblick när man gör en ansökan.

Synpunkter om stöd under projekttiden

Även under projekttiden tycker de svarande i allmänhet att de får hjälp av Arvsfonden. I enkäten var det endast 2 av 33 svarande som inte hade fått tillräckligt mycket hjälp. En stor majoritet, 23 stycken, tycker att de fick tillräckligt mycket hjälp. Övriga hade precis satt igång med sitt projekt eller har inte behövt hjälp. En del har lämnat positiva kommentarer.

Det har varit fint att se att handläggarna har varit måna om att stötta och hjälpa till […]. Det är värdefullt för projekten och känns som en central tanke från [Arvsfondens] sida.

Projekten positiva till introduktionsutbildningen

Av de 33 som har svarat på enkäten har 24 personer gått den introduktions­utbildning, som Arvsfonden erbjuder projektledare då projektet ska sätta igång.

I huvudsak är omdömena om utbildningen positiva eller mycket positiva. En vanlig kommentar är att det skulle behövas fler dagar av samma typ som introduktionen, exempelvis uppföljningar under år två och tre.

Det var mycket bra info, men just i startskedet är man lite för inrik­tad på att bara få starta igång projektet och genomförandet.Hade utbildningen haft en uppföljning efter ett år hade jag kunnat förstå utbildningen bättre.

Men när det gäller tillgängligheten finns en negativ synpunkt.

Jag är blind, och måste nog säga att informationskursen inte var särskilt tillgänglig för personer med läshandikapp.

Erfarenheter från kontrollbesöken

11 av de 33 svarande har fått besök av Arvsfonden. I enkäten kunde de svarande ange om Arvsfonden vid besöken gav råd och stöd, kontrollerade att de gjorde rätt saker och kontrollerade projektets ekonomi. Knappt hälf­ten av de svarande anger att respektive påstående stämmer. Av kommen­tarerna framgår att besöken kunde ha ett annat syfte än kontroll. Besöken gjordes även på initiativ av projekten. Ett av besöken föranleddes exem­pel­vis av en inbjudan till ett arrangemang. Kommentarerna har en positiv ton.

Trevligt att de visar intresse och tar sig tid att besöka, och bra för oss att berätta mer om det vi gör och att de får träffa målgruppen.

Synpunkter om tillgänglighet

I enkäten ställde vi specifika frågor om kunskaper och erfarenhet av funk­tionshinder samt inom vilka områden de svarande tycker att Arvsfonden skulle kunna förbättra anpassningen till personer med funktionsnedsättning.

En majoritet, 20 av de 33 svarande, tycker att de har goda kunskaper om eller egen erfarenhet av funktionsnedsättning. Det är också en majoritet, 20 respektive 18 personer, som tycker att informationen om möjligheten att söka pengar och om hur man söker pengar kan bli bättre eller mycket bättre anpassad till personer med funktionsnedsättning. Hälften tycker att ansök­ningsblanketterna kan vara bättre anpassade. Något färre än hälften tycker att råd och stöd samt den ekonomiska redovisningen kan vara bättre anpas­sad. När det gäller lokalernas tillgänglighet så har nästan hälften ingen uppfattning. Av dem som har en uppfattning tycker drygt hälften att den kan bli bättre. Ungefär en tredjedel anser att rapportering och uppföljning kan bli bättre anpassad till personer med funktionsnedsättning.

Hur man upplever olika delar av tillgängligheten speglar förmodligen vilken eller vilka typer av funktionsnedsättningar man har erfarenhet av.

Synpunkter på tillgänglighet från intervjuerna

Målgruppernas tillgänglighet till Arvsfondsdelegationens verksamhet be­skrivs av flera av dem vi har intervjuat som ett utvecklingsområde. Det som intervjuade pekar på är att informationen och den fysiska tillgängligheten skulle behöva bli bättre. Vidare har inte introduktionsutbildningens lokaler alla de hjälpmedel som delar av målgrupperna behöver för att kunna delta på lika villkor.

Statskontoret har även noterat att information på webbsidan enbart finns på svenska.

Informera om Arvsfonden

Arvsfondsdelegationen ska informera om Arvsfondens ändamål och hur fond­medlen kan användas. Detta är viktigt för att säkra verksamhetens legitimitet och för att få in bra projektansökningar.

Regeringen har i sin senaste skrivelse till riksdagen pekat på att kommu­ni­ka­tionsarbetet har blivit bättre, men att det finns utvecklingsområden. Det gäller framför allt hur resultaten från projekten sprids. Till stor del handlar den delen av kommunikationen om det som delegationen kallar erfaren­hets­spridning och som utvärderingsfunktionen ansvarar för.

Olika grupper har olika kännedom om Arvsfonden

Kännedomen om Arvsfonden bland allmänheten har minskat. Delegationen beställer mätningar av förtroendet av Sifo vart sjätte år. Den senaste mät­ningen från 2014 visade att 65 procent av allmänheten hade hört talas om Arvsfonden. Det är 11 procentenheter färre än 2008.

Bland ungdomar är kännedomen ännu lägre. I mätningen från 2014 hade 23 procent hört talas om Arvsfonden, jämfört med 42 procent 2008.

Bland kommunala tjänstemän och föreningslivet är däremot kännedomen om Arvsfonden mycket hög. Alla kommunala tjänstemännen känner till fonden och bland föreningarna är det 97 procent som känner till den.

Arvsfondsdelegationen och Kammarkollegiet anser att det är den låga känne­domen bland ungdomar som är mest bekymmersam. Legitimiteten för Arvs­fonden riskerar att påverkas av en låg kännedom. Även antalet ansök­ningar riskerar på sikt att minska om ungdomar inte känner till fonden. Stats­kontoret ser även en risk att det inte främst är ungdomars egna önske­mål och behov som formar projekten, om deras kännedom om fonden är låg. Kommunikationsfunktionen drog slutsatsen att kommunika­tionen behöv­de förändras. I annat fall kan delegationen förvänta sig dåliga resultat när det gäller kännedomen även i fortsättningen.

Kommunikationsaktiviteterna har utvecklats

Kommunikationsfunktionen har utifrån kommunikationsstrategin från 2016 arbetat för att förbättra kommunikationsarbetet. Den samstämmiga bilden är att arbetet har utvecklats.

De verksamhetsmål som delegationen har satt upp för närvaro på sociala medier som Facebook och Twitter har uppnåtts och överträffats. Arvsfon­dens webbplats har också uppdaterats för att bli mer stödjande, vilket har lett till fler besökare.

För tidigt att bedöma om strategins mål uppnås

Kommunikationsstrategin innehåller tre övergripande kommunikations­mål:

• att kännedomen bland allmänheten ska öka till 2020
• att kännedomen bland unga ska öka till 2020
• att antalet ansökningar ska öka med 10 procent till 2020.

Det finns i nuläget ingen uppföljning av hur kännedomen utvecklats sedan 2014.^[27] Antalet ansökningar har minskat två år i rad. Delegationen bedömer att det är de sämre ansökningarna som har minskat i antal. Verksam­hets­statistiken pekar också i den riktningen. De beviljade ansökningarna har ökat med 2 procent mellan 2015 och 2016.

Arvsfondsdelegationen bedömer att en bidragande orsak till att antalet ansök­ningar inte ligger på en högre nivå är att vissa kommunika­tions­in­sat­ser inte har blivit av som planerat. Det gäller den så kallade Sverigeresan och de informationsmöten med kommunala tjänstemän, som inte har genomförts under 2016 och första halvan av 2017.^[28]

Olika syn på kommunikationsarbetet påverkar resultatet

Som vi beskrivit tidigare har samarbetet inom delegationens kanslistöd inte fungerat optimalt när det gäller informationsuppgiften. Det har påverkat kommunikationsarbetet på olika sätt. Det framstår ibland som oklart vem det är som beslutar om olika kommunikationsinsatser. Det gäller till exem­pel deltagande vid olika evenemang.

De intervjuade beskriver att olika delar av verksamheten arbetar mot olika mål. Det ena målet handlar om att få in så många bra ansökningar som möjligt och det andra om att öka kännedomen bland allmänheten. Denna skillnad leder till att det finns olika syn på vilka kommunikationsinsatser som är relevanta.

Den samlade kompetensen utnyttjas inte

Företrädare för delegationen för fram att kommunikationsarbetet har utvecklats när det gäller att nå nya målgrupper. Men ledamöterna har också uttryckt att kommunikatörerna och handläggarna som har sakkunskap behöver bli mer samspelta i kommunikationsarbetet.

I intervjuerna framträder en bild av att kompetens inte alltid tas tillvara för att genomföra delegationens informationsuppgift. Det gäller till exempel i insatser för att möta regeringens vilja om att delegationen behöver bli bättre på att föra ut resultatet från de projekt som Arvsfonden ger medel till. Vår bild är att utvärderingsverksamheten inte utnyttjas till fullo. Det gäller också utvecklingen av ansökningsförfarandet där enkelhet i kommunikationen ses som viktig.

Uppföljning och utvärdering

Arvsfondsdelegationens strategi för uppföljning och utvärdering består av tre delar: uppföljning av varje enskilt projekt, utvärdering och erfarenhets­spridning.

Hälften av Arvsfondsprojekten överlever

Delegationens uppföljning av projekten visar att 50 procent av projekten över­lever (tabell 7). Det betyder att i hälften av fallen lever antingen erfaren­heterna från projektet vidare eller så fortsätter själva verksamheten. Hur länge denna överlevnad varar följs däremot inte upp. Överlevnads­graden varierar något år från år men har en något uppåtgående trend. För 2016 bedömer delegationen att 58 projekt lever vidare, vilket motsvarar 56 procent. Av dessa bedöms 44 projekt leva vidare som verksamhet och 14 projekt lever vidare genom att erfarenheterna fortsätter att användas.

Tabell 7 Överlevnad enligt Arvsfondsdelegationens kategorisering av projektens slutredovisningar 2012–2016

	2012	2013	2014	2015	2016
Kategori 1	4,7 %	1,9 %	2,1 %	1,9 %	1,0 %
Kategori 2	42,1 %	46,9 %	49,5 %	43,4 %	43,3 %
Kategori 3	19,6 %	21,0 %	16,7 %	21,7 %	13,5 %
Kategori 4	33,6 %	30,2 %	31,8 %	33,0 %	42,3 %
Totalt antal	107	162	192	106	104

Källa: Regeringens skrivelse. Kategori 1 är projekt som inte lämnar några spår, Kategori 2 är projekt som genomförts som planerat men som inte fortsätter, Kategori 3 är projekt där erfarenheterna lever vidare och Kategori 4 är projekt där verksamheten lever vidare. Överlevnadsgraden är kategori 3 och 4 sammantaget.

Även de forskare som utvärderar Arvsfondsprojekten bedömer deras överlevnad. För projekt som beviljades medel under perioden 1994–2016 har forskarna kommit fram till att i genomsnitt 49 procent av projekten har överlevt.^[29] Att forskarna funnit en något lägre överlevnadsgrad än dele­gationen förklaras av att de projekt forskarna följt upp går längre tillbaka i tiden. Då ställdes inte lika höga krav på att ha en rimlig plan för att projekten skulle överleva.

Överlevnadsgraden är det främsta uppföljningsmåttet som delegationen har för de enskilda projekten. Vi har inte kunnat hitta någon annan myndighet som mäter överlevnad på liknande sätt och vi kan därför inte göra en jäm­förelse. Det vi kan konstatera är att samtliga som vi har intervjuat betraktar överlevnadsgraden som tillfredsställande. Den ska också sättas i relation till att projekten som får medel från Arvsfonden ska vara nyskapande, vilket innebär att det även måste finns ett mått av risk i projektverksamheten.

De allra flesta lokalstödsprojekt överlever

Ett villkor för att beviljas lokalstöd är att verksamheten finns kvar i 10 år. Vid uppföljningarna (se avsnitt 4.4.2) är det i genomsnitt 1–2 projekt som har avbrutits i förtid. Om de har rekvirerat pengar för verksamhet som inte har utförts blir de återbetalningsskyldiga.

Könsfördelningen bland projektledare följs upp

Arvsfondsdelegationen följer även upp projektledarskapet. Runt 65 procent av projektledarna för projektstödet är kvinnor, medan projektledarna för lokalstödet till största delen är män. Denna fördelning är relativt konstant över tid.

I ansökningsblanketten finns en fråga om hur de sökande kommer att arbeta med jämställdhet i projektet. Om det inte framgår hur projekten ska arbeta med jämställdhet ingår det i den aktiva handläggningen att ställa frågor om jämställdhetsarbetet. Av våra intervjuer framgår att delegationen inte följer upp informationen om jämställdhet.

Utvärderingarna av Arvsfondsprojekten

Varje år beslutar delegationen om att starta ett antal utvärderingar (utvärde­rings­­strategin beskrivs i avsnitt 5.6.2). De senaste åren har delegationen årligen beslutat om att starta 3–6 utvärderingar. Tabell 8 visar antalet slut­förd utvärderingar de fem senaste åren.

Tabell 8 Slutförda utvärderingar, 2012–2016

Slutförda utvärderingar	5	2	6	1	6
	2012	2013	2014	2015	2016

Källa: Kammarkollegiet

Utvärderingarna omfattar ofta en stor mängd projekt och därför har ett stort antal av arvsfondsprojekten utvärderats. Enligt lagen om Allmänna arvs­fonden ska vetenskaplig expertis anlitas vid större utvärdering­ar. I praktiken genomför forskare samtliga utvärderingar som delegationen beslutar om.

Utvecklingspotential i utvärderingsverksamheten

Resultaten från utvärderingarna har i viss utsträckning påverkat handlägg­ningen. Det gäller till exempel att delegationen nu ställer högre krav på projekten när det gäller överlevnad, delaktighet och samverkan. Introduk­tions­dag­arna som riktas till projekt som har beviljats medel är också en följd av utvärderingarna.

Men delar av både ledamöterna och kanslistödet anser att utvärde­rings­verk­sam­heten kan utvecklas. Många efterfrågar något mellan uppföljningarna och de utvärderingar som forskarna gör. Vissa ifrågasätter att det alltid måste vara forskare som gör utvärderingarna. Flera intervjuade vill ha större möjlighet att ta tillvara kunskaper från projektar­betet och handläggningen i utvärderingarna. Flera saknar också en samlad kunskap om vilka effekter arvsfondsmedlen har på samhällsnivå.

Det framkommer också att de övergripande frågor som formuleras i utvär­de­ringsstrategin och som ligger bakom utvärderingarna anses av flera intervjuade vara så styrande att utvärderingsresultaten är snarlika oavsett ämnesområde (strategin beskrivs i avsnitt 3.5.1). Eftersom delegationen under flera år har haft samma modell för utvärderingar finns det enligt vissa ett behov av nya typer av utvärderingar. Detta är något som delegationen plane­rar att diskutera inför 2018.

Erfarenhetsspridning

Målgruppen för utvärderingsverksamheten är i första hand olika aktörer inom det verksamhetsområde som utvärderas samt beslutsfattare som riks­dagen och regeringen, men även delegationen och kanslifunktionen pekas ut som en målgrupp.

Antalet seminarier som delegationen anordnar under ett år beror på hur många utvärderingar som publiceras. Under 2016 höll delegationen tre semi­narier och för 2017 är också tre seminarier inplanerade. Det senaste året har man bjudit in ungefär 1 500 personer per seminarium.

Det finns få resultatmått för erfarenhetsspridningen. Ett verksamhetsmål som delegationen har satt upp gäller hur många som ska delta vid seminarierna. Målet är 300 personer för 2017, vilket innebär ett genomsnitt på 100 deltagare per seminarium. Det genomsnittliga antalet deltagare per seminarium var 2015 och 2016 cirka 100 personer.

Informationen från utvärderingarna upplevs som svårtillgänglig

Vid våra intervjuer framkommer att utvärderingarna kan upplevas som svårtillgängliga. Det är få ledamöter och handläggare som läser utvärde­ringarna. Många efterfrågar populärversioner, där läsaren på ett enkelt sätt kan tillgodogöra sig kunskaper från dem. Detta skulle kunna förbättra förutsättningarna att nå ut till en bredare krets.

Arvsfondsdelegationen har som ambition att utveckla spridningen av pro­jek­tens och verksamheternas erfarenheter.

Delegationens redovisning av resultat

Delegationen ska lämna en verksamhetsberättelse med en samlad redovis­ning av myndighetens fördelning av medel ur Allmänna arvsfonden som gäller för det senaste räkenskapsåret. Däremot ska den inte tillämpa förord­ningen om årsredovisning och budgetunderlag.

Det delegationen framför allt ska förhålla sig till är de författningar som reglerar fördelningen av medel och de områden som är prioriterade av rege­r­ingen. Regeringen har inte satt upp mål eller mått för delegationens verk­samhet.

Fokus på verksamhetens prestationer

I verksamhetsberättelsen redovisar delegationen fördelningen av medel, informa­tionsuppdraget och verksamheten med uppföljning och utvärdering. I stora delar är redovisningen i verksamhetsberättelsen beskrivande och foku­serar på myndighetens prestationer. Redovisningen innehåller i mindre grad analys och beskrivningar av vilka effekter som uppnåtts genom för­delningen av medel.

Utifrån resultatinformationen i verksamhetsberättelsen är det bitvis svårt att bedöma verksamhetens resultat och utvecklingen av verksamheten. Det fram­går inte alltid hur resultaten förhåller sig till verksamhetens mål. Kopp­lingen mellan mål och resultat saknas framför allt i redovisningen av fördel­ningen av medel. Resultatmåtten kan också variera mellan åren, vilket för­svå­rar en bedömning av utvecklingen. Det gäller framför allt för utvärde­rings- och informationsverksamheten.

Kunskapsöverföringen till Regeringskansliet

Enligt uppdraget ska vi särskilt analysera hur kunskapen om beviljade projekt överförs till Regeringskansliet. Formellt har delegationen inte några krav på sig att dela kunskaper med Regeringskansliet utöver de generella kraven på verksamhetsberättelsen och utvärderingarna. Därutöver finns det möjlighet till kontakter på olika nivåer.

Viljan finns att öka kommunikationen men formerna kan utvecklas

I intervjuerna framkommer att framför allt Kammarkollegiets personal öns­kar närmare kontakt med Regeringskansliet för att dela kunskap. Utvärde­ringsfunktionen bjuder in Regeringskansliet till utvärderingssemi­narierna.

Flera av de intervjuade lyfter fram att mycket av de kunskaper som finns om projekten kan vara svåra att ta till sig. Intervjuerna visar också att mål­grup­perna efterfrågar en annan typ av kunskap om resultaten än den som presenteras. En synpunkt som återkommer vid ett flertal tillfällen är att dele­gation­en skulle kunna bli bättre på att knyta ihop erfarenheterna från fördelningen av medel och bättre belysa vilka resultat projekten ger i sam­hället. En av de intervjuade uttrycker det som att Arvsfondsprojekten många gånger är med och förändrar samhället, men det är få som känner till det.

En möjlighet som lyfts fram i intervjuerna är att Regeringskansliet skulle kunna använda Arvsfondsdelegationen som en remissinstans och genom det ta del av den kunskap som finns.

Bedömningar och rekommendationer

Statskontoret bedömer i detta kapitel hur Arvsfondsdelegationen fullgör sitt upp­drag. Vi lyfter också fram och analyserar de förhål­landen som vi ser som särskilt viktiga för att delegationen ska kunna fullgöra sitt uppdrag framöver. Statskontoret lämnar ett antal rekommendationer till regeringen och till Arvsfondsdelegationen inom ramen för två alternativa förslag för att stärka styrningen och organisationen.

Statskontorets samlade bedömning

Arvsfondsdelegationen fullgör sitt uppdrag

Statskontoret bedömer att Arvsfondsdelegationen överlag fullgör sitt upp­drag, men att verksamheten kan utvecklas inom vissa områden. Delegatio­nens huvudsakliga uppgift är att fatta beslut om att fördela medel och att kvalitetsgranska underlagen till dessa beslut. Statskontoret bedömer att delegationen utför denna uppgift väl. Delegationen arbetar utifrån de kriterier den har att förhålla sig till för att fördela medel och kontrollerna av medelsfördel­ningen fungerar bra.

Statskontoret bedömer också att delegationen fullgör sina två övriga upp­gifter, att informera allmänheten samt att ha en strategi för uppföljning och utvärdering. Men vi menar också att inriktningen på dessa uppgifter kan utvecklas för att bättre leva upp till både den egna verksamhetens behov och målgruppernas behov av kännedom och kunskap om Arvsfonden och dess projekt.

Fördelningen av medel utgår från kriterierna och från kontroll

Statskontoret bedömer att delegationen arbetar utifrån de lagstad­gade krite­rier som finns för projekt som ska få medel från Arvsfonden. Dessa kriterier är att projekten ska vara nyskapande och utvecklande.

Omkring hälften av Arvsfondens projekt överlever efter projekttiden genom att erfarenheterna från projekten eller verksamheten i sig lever vidare. Vi har inte jämfört överlevnadsgraden för Arvsfondsprojekten med projekt från andra bidragsgivare, men kriteriet att projekten ska vara nyskapande innebär att delegationen behöver ta en viss risk i sin bidragsgivning. En alltför hög överlevnadsgrad skulle kunna tyda på att projekten inte är till­räckligt nyskapande.

Arvsfondsdelegationen fördelar i stor utsträckning de medel som varje år kommer in till Arvsfonden. Men det finns sedan tidigare ett ackumulerat överskott på närmare 700 miljoner kronor. Inflödet till fonden ökar i samma takt som de utdelade medlen. Statskontoret bedömer att det är viktigt att delegationen fortsätter ansträngningarna för att öka mängden utdelade medel utan att sänka kraven på kvalitet i handläggningen.

Statskontoret har inte fått några indikationer på att det förekommer fel­aktig­heter i någon betydande omfattning i fördelningen och hanteringen av pro­jekt­medel. Det finns inte heller några indikationer på att målgrupperna upplever att kontrollerna är alltför omfattande. Kontrollerna av projekten måste vara tillräckliga för att upprätthålla en hög legitimitet för verksam­heten, samtidigt som de måste vara kostnadseffektiva och anpassade till målgrupperna. Statskontorets enkät visar att de som har fått stöd från Arvs­fonden har en positiv bild av kontakterna med Arvsfonden under ansök­nings- och projekttiden. Men vi bedömer ändå att tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning kan förbättras i delegationens verksam­het.

Arvsfondsdelegationens kanslistöd, som Kammarkollegiet ansvarar för, har förstärkts med juridisk och ekonomisk kompetens och ytterligare förstärk­ning är på gång. Detta har haft positiva effekter för kontrollen av ansök­ningar och projekt. Statskontoret bedömer att de steg som tagits i denna riktning är positiva, till exempel att förstärka controllerfunktionen.

Det saknas helhetsperspektiv i informationsuppgiften

Delegationen har i uppgift att informera allmänheten om Arvsfondens ända­mål och fondmedlens användningsområde. Verksamhetens legitimitet och möjligheter att få in bra projektansökningar är beroende av att informa­tions­verksamheten fungerar väl. En mätning från 2014 visar att kännedomen om Arvsfonden bland allmänheten och särskilt bland unga har sjunkit jämfört med tidigare mätningar. Eftersom unga är en av målgrupperna är det olyck­ligt att kännedomen minskar i den gruppen. Statskontoret kan inte bedöma om de kommunikationsinsatser som delegationen har genomfört därefter har ökat allmänhetens kännedom, eftersom det saknas underlag för en sådan bedömning.

Statskontoret kan konstatera att delegationen genomför olika kommunika­tions- och informationsinsatser och att verksamhetsmålen när det gäller kom­mu­nikation uppfylls. Samtidigt är vår bild att organiseringen av kom­munikationsarbetet försvårar att arbeta med ett helhetsperspektiv och att samordna denna verksamhet. Delegationens informations- och kom­mu­ni­ka­tionsarbete framstår som svagt förankrat bland dem inom kanslistödet som har sakkunskap om medelsfördelningen och Arvsfondsprojekten. Stats­­kontoret bedömer att detta medför en risk för att effektiviteten i kom­munikationsarbetet blir lidande och i förlängningen även att slutresultatet av arbetet blir sämre.

Strategi för uppföljning och utvärdering finns

Delegationen har i uppgift att ha en samlad strategi för uppföljning och utvär­dering av beviljade medel. Statskontoret kan konstatera att delega­tio­nen har tagit fram en sådan strategi. Strategin beslutades 2011 och innebär att alla projekt följs upp och att många av dem också utvärderas.

Men det är svårt att få en samlad bild av vilken kunskap utvärderingarna ger och vilken nytta de tillför den egna verksamheten och andra som vill få kun­skap om Arvsfonden. Det är få av dem som vi intervjuat som läser utvär­deringarna. Vi kan också konstatera att det finns en efter­frågan, inte minst från Regeringskansliet, på mer kunskap om resultatet av Arvsfondens projekt. Statskontoret bedömer att utvärderingsverksamheten har ett alltför snävt perspektiv på vilka som bör vara målgrupper för utvärderingarna, vil­ket begränsar nyttan av dem.

Utmaningar i delegationens verksamhet

Statskontorets analys visar att delegationen behöver utveckla bland annat områden som handlar om styrning och ledning av verksamheten, även om delegationen överlag fullgör sina uppgifter.

Arvsfondsdelegationen är en myndighetsledning som med några få undan­tag ska uppfylla kraven i myndighetsförordningen. Statskontorets analys visar att kraven från myndighetsförordningen är underordnade i delega­tio­nens verksamhet. En nämnds arbete är vanligtvis koncentrat till dess möten. En tidigare analys av Nämnden för statligt stöd till trossamfund visade att denna nämnd på ett liknande sätt som Arvsfondsdelegationen prioriterade upp­giften att fatta beslut om statsbidrag. Kanslistödet upplevde en brist på stöd och direktiv.^[30]

Behov av strategiska diskussioner och beslut

Statskontoret bedömer att delegationen behöver avsätta tid för diskussioner om vilken inriktning kommunikations- och utvärderingsuppgifterna ska ha. Likaså behöver delegationen besluta om inriktningen för och utvecklingen av kanslistödet, eliminera risker för framtiden och säkerställa ett önskvärt resul­tat. Delegationen är helt beroende av att det administrativa och hand­läggande stödet fungerar ändamålsenligt för att kunna fullgöra sina upp­gifter.

Växande volymer innebär utmaningar

Delegationen ansvarar för en allt större verksamhet, både sett till volymen medel som ska fördelas och till storleken på kanslistödet. Arvsfonds­dele­ga­tionens kanslistöd har vuxit under tiden på Kammarkollegiet och utförs i dag av ungefär 30 personer.

En nämndmyndighet ska enligt regeringens riktlinjer för val av lednings­former präglas av väl avgränsade frågor, behov av kollektivt beslutsfattande och en liten organisation. Statskontorets myndighetsanalys visar att Arvs­fondsdelegationen har ett förhållandevis stort uppdrag för att vara en nämnd­myndighet.

Statskontoret visar i den tidigare nämnda utredningen att det kan vara svårt för nämndmyndigheter att ha ytterligare uppgifter vid sidan om besluts­fat­tan­de.^[31] Vår bedömning är att detta även gäller för Arvsfondsdelegationen.

Få kontakter i styrningen och ledningen

Delegationens löpande kontakter med kanslistödet sker mellan ordföranden och chefen för Arvsfondsdelegationsenheten. Men huvuddelen av kommu­nika­tionsuppgiften organiseras inom en annan del av Kammarkollegiet, nämligen Kommunikationsfunktionen. Delegationens direkta kontakter med denna är få.

Medarbetare från kanslistödet uttrycker på olika nivåer önskemål om mer ledning och styrning. Den upplevda bristen på ledning och styrning har påverkat kanslistödets arbetsmiljö negativt. Statskontoret bedömer att detta inte har påverkat kvaliteten i handläggningen, men att det finns en risk för att problemen i arbetsmiljön i framtiden kan försämra kvaliteten i dele­ga­tionens beslutsunderlag.

Det glapp som finns mellan den faktiska styrningen och behovet av styrning leder också till att det är svårt både för delegationen och för Kammar­kollegiet att ta ett helhetsansvar för att till exempel utveckla verksamheten. Det finns bland annat behov av ett elektroniskt ärendehanteringssystem och ett elektroniskt ansökningsförfarande. Dessa frågor har lyfts både av dele­ga­tionen och av kanslistödet i flera år utan något egentligt resultat.

Regeringens styrning följer inte den vanliga formen

Regeringens styrning av Arvsfondsdelegationen skiljer sig på flera sätt från det gängse sättet att styra myndigheter. Statskontoret har noterat att rege­ringen värnar om att Arvsfondens medel används på ett opartiskt sätt. Ut­över de två författningar som styr verksamheten är regeringens årliga skrivelse till riksdagen ett av de viktigare instrumenten för regeringens löpan­de styrning. Regeringen tillsätter, i enlighet med lagstiftningen, även ledamöterna i delegationen. Tjänstemän från Regeringskansliet är ordföran­de och vice ordförande i delegationen. Vår bild är att Regeringskansliet inte utövar någon styrning genom dessa ledamöter. Skälet till att tjänstemän från Regeringskansliet ska ingå i delegationen framstår därför som oklart.

Inom Regeringskansliet är styrningen av de frågor som rör Allmänna arvs­fonden och Arvsfondsdelegationen uppdelad mellan Socialdepartementet och Finansdepartementet. Uppföljningen av Kammarkollegiet och därmed även av kanslistödet genomförs i första hand av Finansdepartementet medan Arvsfondsdelegationen sorterar under Socialdepartementet. Efter­som kanslistödet utgör delar av hela Kammarkollegiet, kan det vara svårt för Regeringskansliet att fånga upp signaler på att situationen inom kansli­stödet utmärker sig på något sätt som skulle kunna innebära risker för Arvs­fondsdelegationens verksamhet.

Statskontorets bild är att Regeringskansliet vill utveckla myndighets­styr­ningen. Till exempel har delegationen för första gången haft en myn­dig­hetsdialog där både Arvsfondsdelegationens ordförande och general­direk­tören för Kammarkollegiet deltog. Det innebär att det nu finns ett forum som kan behandla hela verksamheten.

Statskontorets rekommendationer

Statskontoret presenterar nedan två alternativa förslag för att stärka Arvs­fonds­delegationens styrning och organisation.

Gör Arvsfondsdelegationen till ett särskilt beslutsorgan

Statskontorets analys visar att delegationen inte har tillräckliga förutsätt­ningar för att hantera alla delar av sitt uppdrag på ett ändamålsenligt sätt. Den begränsade tid som ledamöterna har till sitt förfogande för att sköta uppdraget innebär att de koncentrerar sitt arbete till att fatta beslut om medelstilldelning. Statskontoret bedömer att delegationen på sikt kan få allt svårare att hantera sitt uppdrag, om volymen medel att fördela fortsätter att växa. Denna risk, tillsammans med den nuvarande organiseringens nack­delar, leder till slutsatsen att en förändring av organiseringen kan vara till fördel för verksamheten.

Statskontoret menar att en lösning kan vara att omvandla Arvsfonds­dele­ga­tionen till ett särskilt beslutsorgan inom Kammarkollegiet. Beslutsorganets uppgift bör då vara att fatta beslut om fördelningen av medel från Allmänna arvsfonden och att besluta om kriterier, praxis och inriktning för den verksamheten. Delegationens övriga uppgifter när det gäller information till allmänheten om Allmänna arvsfonden och fondens ändamål samt strategi för uppföljning och utvärdering bör då Kammarkollegiet få ansvar för.

Fördelarna med en sådan organisatorisk lösning är enligt Statskontoret att bibehålla det kollektiva beslutsfattandet när det gäller att fördela medel. Delegationens verksamhet renodlas och förutsättningarna för delegationen att fatta beslut förbättras, även om volymerna skulle öka. Med denna lös­ning blir också ansvaret för styrningen och ledningen tydligare. Kammar­kollegiet får bättre insyn i kanslistödets verksamhet och kan därmed i praktiken ta ett större helhetsansvar för de frågor som rör Allmänna arvs­fonden. Utifrån det ansvaret kan myndigheten utveckla verksamheten.

Stärk styrningen inom ramen för nuvarande organisation

Om regeringen väljer att behålla den nuvarande organisationen finns det några andra saker som regeringen och Arvsfondsdelegationen kan göra.

Regeringen bör överväga att öka antalet ledamöter och bredda kompetensen

Det kollektiva beslutsfattandet är viktigt när det gäller att fördela Arvs­fon­dens medel. Delegationens ledamöter kan inte alltid närvara vid samman­trädena och om för många är frånvarande kan det medföra att delegationen inte är beslutsför.

Det kan också påverka kvaliteten i beslutsfattandet om ledamöter med särskild kompetens är frånvarande. I Statskontorets analys framkommer även att det finns områden som faller utanför ledamöternas kompe­tens­om­råde. Exempel på sådana områden är idrott och kultur. Bristen på erfarenhet kan leda till att nödvändiga frågor inte ställs inom dessa områden på samma sätt som inom de områden där ledamöterna har erfarenheter. Detta kan påverka rättssäkerheten i fördelningen av medel.

Statskontoret menar därför att regeringen bör överväga att utöka delega­tio­nen med fler fasta ledamöter eller med suppleanter, om regeringen väljer att behålla den befintliga organisationen. Statskontoret menar också att rege­ringen bör överväga att bredda delegationens kompetens, så att delega­tionen har ämneskompetens inom de områden där delegationen fördelar mycket medel.

Inom ramen för detta alternativ rekommenderar Statskontoret också rege­ringen att i samband med förordnandet av ledamöter ytterligare tydliggöra vad som ingår i uppdraget som ledamot och vilka förväntningar regeringen har på delegationen och ledamöterna. Det gäller till exempel vilket ansvar delegationen förväntas ha när det gäller styrning och utveckling av Arvs­fonds­delegationens uppgifter.

Regeringen bör utveckla myndighetsstyrningen ytterligare

Om Arvsfondsdelegationen ska fortsätta att vara nämndmyndighet bedömer Stats­kontoret att regeringen ytterligare bör se över sin styrning av dele­ga­tionen. Målet bör vara att styrningen ska vara mer transparent än i dag. Av principiella skäl anser Statskontoret att det är olämpligt att regeringen styr en myndighet genom en skrivelse som är ställd till riksdagen och inte till myndigheten. Regeringen bör därför undersöka möjligheten att använda sig av styrdokument där regeringen riktar sig direkt till delegationen, liknande de regleringsbrev som vanligtvis riktas mot myndigheter.

Statskontoret bedömer att regeringen även behöver stärka sin uppföljning av verksamheten. Vi ser bland annat risker för framtiden genom att behovet av elektroniska system inte har tillfredsställts och genom att det finns arbets­miljöproblem inom kanslistödet. Dessa arbetsmiljöproblem kan på sikt leda till försämrad effektivitet. En särskild uppföljning av kanslistödet skulle därför kunna ingå i regeringens uppföljning av Kammarkollegiet.

Arvsfondsdelegationen bör undersöka möjligheterna att frigöra mer tid

Statskontorets analys visar att Arvsfondsdelegationen behöver ta en mer aktiv roll inom flera områden, om regeringen väljer att ha kvar den nuvaran­de organisationens utformning. Delegationen behöver bli mer aktiv i inrikt­ningen av informations- och utvärderingsuppgifterna samt i vägledningen och uppföljningen av delegationens kanslistöd.

I dag begränsar bristen på tid engagemanget bland delegationens ledamöter. Där­för har förändringar som frigör tid varit värdefulla, till exempel införan­det av fleråriga beslut. Men det är svårt att i dagsläget bedöma om de åtgärder som hittills genomförts på sikt kommer att vara tillräckliga.

Det kan bli nödvändigt att effektivisera delegationens arbete om inflödet av medel till Arvsfonden fortsätter att öka. Delegationen bör därför överväga om det går att fördela ansvaret för vissa arbetsuppgifter mellan ledamöterna och samtidigt bevara det kollektiva beslutsfattandet. En lösning kan då vara att delar av delegationen är huvudansvariga för uppföljning och utvärdering eller för informationsuppgiften.

Arvsfondsdelegationen bör se över informations- och utvärderingsuppgifterna samt resursfördelningen

Statskontoret rekommenderar att Arvsfondsdelegationen inom ramen för sin nuvarande organisation ser över vilken inriktning uppgifterna om att informera om fonden och dess ändamål ska ha framöver. Detsamma gäller för strategin för uppföljning och utvärdering. Vår analys pekar på att arbetet med dessa uppgifter kan utvecklas på olika sätt.

Om regeringen väljer att behålla den nuvarande organisationen rekommen­de­rar Statskontoret att Arvsfondsdelegationen tillsammans med Kammar­kollegiet även ser över hur stort kanslistödet bör vara på övergripande nivå.

Överväg lämpligheten i att tjänstemän från Regeringskansliet ingår i delegationen

Statskontoret anser att regeringen bör överväga om tjänstemän från Rege­ringskansliet ska ingå i delegationen, oavsett hur verksamheten organiseras framöver. Enligt lag ska delegationens ordförande komma från Regerings­kansliet. De principiella frågorna om trans­parens i styrningen och möjlig­heterna till ett tydligt ansvarsutkrävande gör att den ordningen kan ifråga­sättas. I praktiken förefaller detta ha fungerat på ett tillfredsställande sätt. Statskontoret har inte fått några indikationer på att regeringen skulle ha påverkat fördelningen av medel genom tjänstemännen från Regerings­kans­liet. Denna ordning tycks dock främst vara en kvarleva från tiden då hela delegationen var en del av Regeringskansliet.

Trots att erfarenheterna hittills har varit goda av denna ordning rekom­menderar Statskontoret att regeringen överväger om delegationen fortsatt ska ledas av någon annan än en tjänsteman från Regeringskansliet. Förutom att transparensen i regeringens styrning kan ifrågasättas, är det i händelse av att allvarliga problem inom verksamheten uppstår svårt att se var grän­ser­na för delegationens och Regeringskansliets ansvar går. En förändring skulle kräva ändringar i lagen om Allmänna arvsfonden.

Referenser

Regelverk

Förordningen (2004:484) om Allmänna arvsfonden

Förordning om ändring i förordningen (2004--.484) om Allmänna arvsfonden, SFS 2017:434

Lagen (1994:243) om Allmänna arvsfonden

Myndighetsförordning (2007:515)

Offentligt tryck

Dir 2017:68 Kommittédirektiv – En översyn av regelverket för Allmänna arvsfonden, Finansdepartementet

Kammarkollegiets årsredovisningar åren 2010–2016

Kostnadsförslag för Allmänna arvsfondens verksamhet 2018, dnr 1.3-7035-17

PM Förvaltningsmyndigheternas ledning – Riktlinjer 2007-06-08

Proposition 2002/03:136 Allmänna arvsfonden och Arvsfondsdelega­tio­nens organisering m.m.

Regeringens skrivelse 2016/17:211, Redovisning av fördelade medel från Allmänna arvsfonden under budgetåret 2016

Interna dokument

Arvsfondsdelegationens arbetsordning

Bilaga till huvudprotokoll för delegationssammanträde 2014-09-12

Mottagande och beredning av projektansökan. Arvsfondsdelegations­enheten, Kammarkollegiet, 2017-06-20

Uppföljning av revisionsrapporter. Arvsfondsdelegationsenheten och kommunikationsfunktionen, Kammarkollegiet, 2016-09-19

Uppföljning av revisionsrapporter. Arvsfondsdelegationsenheten och kommunikationsenheten, Kammarkollegiet, 2016-09-19

Överenskommelse mellan Arvsfondsdelegationsenheten och Kammar­kollegiet om fördelning av arbetsuppgifter, Dnr 1.1-3276-15, 2015-07-06

Övriga källor

Ändamålsenlig organisering. Om ledningsformen för Nämnden för statligt stöd till trossamfund, Statskontoret 2015:26

Överenskommelse mellan regeringen och ytterligare fyra riksdagspartier om åtgärder mot terrorism, 2015-12-10

Regeringsuppdraget

Fotnoter

1. Regeringsbeslut 2017-06-15 (S2017/03607/FST (delvis)) ↑

2. En annan term med samma betydelse är målinriktat urval. ↑

3. Dir 2017:68 Kommittédirektiv – En översyn av regelverket för Allmänna arvsfonden ↑

4. Dir 2017:68 ↑

5. Kostnadsförslaget täcker den samlade verksamheten för Allmänna arvsfonden förutom fondförvaltningen. När det gäller kostnader för att förvalta arvsfondens kapital lämnar fonddelegationen inom Kammarkollegiet ett separat kostnadsförslag senast i oktober varje år. Förordning (2017:434). ↑

6. Kammarkollegiets årsredovisningar 2010–2016 ↑

7. Kostnadsförslag för Allmänna arvsfondens verksamhet 2018, dnr 1.3-7035-17 ↑

8. Uppdrag till Statskontoret, S2017/03607/FST (delvis) ↑

9. Regeringens skrivelse 2016/17:211, Redovisning av fördelade medel från Allmänna arvsfonden under budgetåret 2016 ↑

10. Finansdepartementet, PM Förvaltningsmyndigheternas ledning - Riktlinjer 2007-06-08 ↑

11. Allmänna arvsfonden och Arvsfondsdelegationens organisation m.m. Prop. 2002/03:136 ↑

12. Arvsfondsdelegationens arbetsordning ↑

13. Ändamålsenlig organisering. Om ledningsformen för Nämnden för statligt stöd till trossamfund, Statskontoret 2015:26 ↑

14. Enligt uppgift från Kammarkollegiet har 7 handläggare slutat eller gått på längre tjänstledighet. Sedan 2017 är antalet handläggartjänster 16 stycken. ↑

15. Dir 2017:68 ↑

16. Överenskommelse mellan regeringen och ytterligare fyra riksdagspartier om åtgärder mot terrorism, 2015-12-10 ↑

17. Dir 2017:68 ↑

18. Nationalencyklopedin ↑

19. Bilaga till huvudprotokoll för delegationssammanträde 2014-09-12 ↑

20. Överenskommelse mellan Arvsfondsdelegationsenheten och Kammarkollegiet om fördelning av arbetsuppgifter, Dnr 1.1-3276-15, 2015-07-06 ↑

21. Bilaga till huvudprotokoll för delegationssammanträde 2014-09-12 ↑

22. Uppföljning av revisionsrapporter. Arvsfondsdelegationsenheten och kommunika­tions­funktionen, Kammarkollegiet, 2016-09-19. Enligt uppgift från chefen för Kom­munikationsfunktionen återstår efter årets genomgång endast en försenad åtgärd. ↑

23. Uppföljning av revisionsrapporter. Arvsfondsdelegationsenheten och kommunika­tions­enheten, Kammarkollegiet, 2016-09-19 ↑

24. Mottagande och beredning av projektansökan. Arvsfondsdelegationsenheten, Kam­mar­kollegiet, 2017-06-20 ↑

25. För 2016 prioriterade regeringen 12 områden för medelsfördelningen. Exempel på områden är främja psykisk och fysisk ohälsa, öka delaktigheten och stärka demokratin, delaktigheten i kulturlivet och nyanländas mottagande och etablering. ↑

26. Detta kommer till uttryck i skrivelsen till riksdagen varje år. ↑

27. En mindre Sifo-undersökning som enbart riktar sig till målgruppen unga genomförs under hösten 2017. Det preliminära resultatet är att kännedomen ökat. ↑

28. Kostnadsförslag för Allmänna arvsfondens verksamhet 2018 ↑

29. I detta genomsnitt ingår de projekt som ingår i de utvärderingar som forskare genomför. Projekten har beviljats medel under perioden 1994–2016, totalt 1109 projekt. ↑

30. Statskontoret 2015:26 ↑

31. Statskontoret 2015:26 ↑